个人信息查阅与管理办法

个人信息查阅与管理办法一、总则（一）目的为规范本公司/组织对个人信息的查阅与管理行为，保护个人信息主体的合法权益，确保个人信息的安全与合理使用，依据相关法律法规及行业标准，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织内涉及个人信息查阅与管理的所有部门、岗位及人员，包括但不限于人力资源部门、信息技术部门、业务部门等。（三）基本原则1.合法合规原则严格遵守国家法律法规及行业标准中关于个人信息保护的规定，确保个人信息查阅与管理活动在法律框架内进行。2.目的明确原则个人信息的查阅与使用应具有明确、合法、正当的目的，不得超出目的范围进行收集、存储、使用和披露。3.最小化原则在满足业务需求的前提下，尽可能减少个人信息的收集、存储和使用，确保个人信息的处理保持在最小必要范围内。4.安全保障原则采取有效的技术和管理措施，保障个人信息的安全，防止个人信息泄露、篡改、丢失等情况发生。5.主体授权原则个人信息的查阅与使用应获得个人信息主体的明确授权，除非法律法规另有规定。二、个人信息的定义与范围（一）定义本办法所称个人信息，是指以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人身份或者反映特定自然人活动情况的各种信息。（二）范围包括但不限于个人姓名、性别、年龄、出生日期、身份证件号码、联系方式、家庭住址、职业、学历、健康状况、婚姻状况、收入情况、消费记录、浏览记录、交易记录等。三、个人信息的收集（一）收集渠道1.直接收集通过与个人信息主体直接签订合同、协议、表单等方式收集个人信息。在提供产品或服务过程中，如注册、登录、购买、咨询等环节收集个人信息。2.间接收集从合法的第三方机构获取个人信息，但需确保第三方机构已获得个人信息主体的合法授权，并对第三方机构的信息来源及合法性进行审查。通过公开渠道收集个人信息，但需确保收集行为符合法律法规规定，且不侵犯个人信息主体的合法权益。（二）收集要求1.明确告知在收集个人信息前，应向个人信息主体明确告知以下内容：收集个人信息的目的、范围、方式和期限。个人信息主体享有的权利，如查阅权、更正权、删除权等。个人信息的存储期限和存储地点。个人信息将如何被使用和披露，包括是否会共享给第三方机构。拒绝提供个人信息可能产生的后果。2.合法授权收集个人信息应获得个人信息主体的明确授权，授权方式可采用书面形式（如签字确认）、电子形式（如勾选同意选项）等，但需确保授权的真实性、自愿性和明确性。对于敏感个人信息（如生物识别信息、宗教信仰、特定疾病信息等）的收集，应获得个人信息主体的单独同意，并采取更严格的保护措施。四、个人信息的存储（一）存储方式1.物理存储采用安全的存储设备，如服务器、硬盘、磁带等，对个人信息进行存储，并确保存储设备的安全性，防止未经授权的访问、破坏和丢失。2.电子存储将个人信息存储在电子系统中，如数据库、文件服务器等，并采取加密、访问控制、备份恢复等技术措施，保障个人信息的安全。（二）存储期限1.根据业务需求确定个人信息的存储期限应根据业务需求和法律法规规定确定，确保在满足业务需要的前提下，尽可能缩短存储期限。2.定期审查定期对个人信息的存储期限进行审查，对于已超过存储期限或不再需要的个人信息，应及时进行删除或匿名化处理。（三）存储安全1.访问控制建立严格的访问控制机制，对存储个人信息的设备和系统进行权限管理，只有经过授权的人员才能访问个人信息。2.加密处理对存储的个人信息进行加密处理，确保个人信息在存储过程中的保密性。加密算法应符合国家相关标准，并定期进行更新和维护。3.安全审计建立安全审计机制，对个人信息的存储过程进行审计，及时发现和处理安全事件。审计记录应保存一定期限，以便后续查阅和追溯。五、个人信息的查阅（一）查阅主体1.个人信息主体个人信息主体有权查阅其个人信息，本公司/组织应提供必要的协助和便利，确保个人信息主体能够顺利行使查阅权。2.经授权的内部人员因工作需要，经个人信息主体授权或法律法规允许，本公司/组织内部的相关人员可以查阅个人信息，但需严格遵守查阅目的和权限限制。（二）查阅流程1.个人信息主体查阅个人信息主体向本公司/组织提出查阅申请，申请应包括个人身份信息、联系方式、申请查阅的个人信息内容及范围等。本公司/组织收到申请后，应在规定时间内对申请进行审核，核实个人信息主体的身份真实性。审核通过后，本公司/组织应按照申请要求提供个人信息，并确保提供的信息准确、完整。2.内部人员查阅内部人员因工作需要查阅个人信息时，应填写查阅申请表，明确查阅目的、查阅范围、查阅时间等，并提交所在部门负责人审批。部门负责人审批通过后，内部人员持审批通过的申请表到信息技术部门或相关信息管理部门进行查阅。信息技术部门或相关信息管理部门应按照申请表中的要求提供个人信息，并对查阅过程进行记录，包括查阅人员、查阅时间、查阅内容等。（三）查阅限制1.涉及商业秘密或个人隐私对于涉及本公司/组织商业秘密或其他个人隐私的个人信息，在查阅时应进行必要的脱敏处理或限制查阅范围，确保不泄露商业秘密和个人隐私。2.法律法规禁止查阅对于法律法规明确禁止查阅的个人信息，不得进行查阅。六、个人信息的更正与删除（一）更正1.个人信息主体申请更正个人信息主体发现其个人信息存在错误或不完整时，可以向本公司/组织提出更正申请。申请应包括错误或不完整信息的具体内容及正确信息。2.核实与处理本公司/组织收到申请后，应及时对申请进行核实。经核实确属错误或不完整的，应在规定时间内进行更正，并将更正情况告知个人信息主体。（二）删除1.个人信息主体申请删除个人信息主体有权要求本公司/组织删除其个人信息，申请应包括个人身份信息、联系方式、申请删除的个人信息内容及范围等。2.删除情形在以下情形下，本公司/组织应根据个人信息主体的申请删除其个人信息：个人信息的存储期限已届满且不再需要保留。个人信息主体撤回授权且本公司/组织不再具有保留该个人信息的合法理由。本公司/组织违反法律法规规定收集、存储、使用个人信息。因不可抗力等原因导致个人信息无法继续存储且无法提供备份。3.删除流程本公司/组织收到申请后，应进行审核，核实个人信息主体的身份真实性。审核通过后，按照申请要求对个人信息进行删除，并在规定时间内告知个人信息主体删除结果。七、个人信息的共享与披露（一）共享原则1.合法合规原则个人信息的共享应符合法律法规及行业标准的规定，确保共享行为的合法性。2.目的明确原则共享个人信息应具有明确、合法、正当的目的，不得超出目的范围进行共享。3.授权同意原则个人信息的共享应获得个人信息主体的明确授权，除非法律法规另有规定。（二）共享范围1.内部共享在本公司/组织内部各部门之间共享个人信息，以满足业务协同和管理需要，但需确保共享行为符合本办法规定，并对共享信息进行严格管理。2.外部共享将个人信息共享给第三方机构时，应确保第三方机构具备合法的数据处理能力和安全保障措施，并与第三方机构签订书面协议，明确双方的权利和义务，包括个人信息的使用目的、范围、期限、安全保护措施等。（三）披露1.法定披露在法律法规要求的情况下，本公司/组织应按照法律程序披露个人信息，如配合司法机关、行政机关的调查取证等。2.其他披露在其他特殊情况下，如为了保护个人信息主体的生命、健康或重大合法权益等，需要披露个人信息的，应在确保个人信息安全的前提下，按照法律法规规定进行披露，并及时告知个人信息主体。八、个人信息安全管理（一）安全制度建设1.建立安全管理制度制定完善的个人信息安全管理制度，明确各部门、岗位在个人信息安全管理中的职责和权限，规范个人信息的收集、存储、使用、查阅、更正、删除、共享、披露等环节的操作流程。2.定期评估与更新定期对个人信息安全管理制度进行评估和更新，确保制度的有效性和适应性，及时发现和解决制度执行过程中存在的问题。（二）人员安全管理1.人员培训对涉及个人信息管理的人员进行定期培训，提高其个人信息安全意识和业务水平，使其熟悉个人信息保护的法律法规和本公司/组织的相关制度。2.背景审查与权限管理对新入职员工进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和个人信息安全意识。根据员工的工作职责和权限需求，合理分配个人信息访问权限，并定期进行权限审查和调整。（三）技术安全措施1.网络安全防护采取防火墙、入侵检测、加密传输等网络安全防护措施，防止外部非法入侵和数据泄露。2.数据备份与恢复建立数据备份机制，定期对个人信息进行备份，并存储在安全的地点。制定数据恢复计划，确保在数据遭受破坏或丢失时能够及时恢复。3.安全审计与监控建立安全审计和监控系统，对个人信息的处理过程进行实时监控和审计，及时发现和处理安全事件。审计记录应保存一定期限，以便后续查阅和追溯。九、监督与检查（一）内部监督1.设立监督机构本公司/组织设立个人信息保护监督机构，负责对个人信息查阅与管理活动进行内部监督和检查。2.定期检查监督机构定期对各部门的个人信息查阅与管理工作进行检查，检查内容包括制度执行情况、操作流程合规性、个人信息安全保护措施落实情况等。3.问题整改对检查中发现的问题，监督机构应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）外部检查1.配合监管部门检查积极配合国家相关监管部门对本公司/组织个人信息查阅与管理活动的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.接受社会监督本公司/组织应主动接受社会公众的监督，及时处理公众对个人信息保护方面的投诉和举报，不断改进个人信息查阅与管理工作。十、法律责任（一）违规责任对于违反本办