天津针式打印机管理办法

天津针式打印机管理办法一、总则（一）目的为加强天津地区针式打印机的规范化管理，确保打印机的正常使用，提高工作效率，保障公司业务的顺利开展，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于天津地区所有使用针式打印机的部门和个人。（三）基本原则1.统一管理原则：对针式打印机实行集中统一管理，确保资源的合理配置和有效利用。2.规范操作原则：明确打印机的使用流程和操作规范，确保使用者正确操作，延长打印机使用寿命。3.安全保障原则：保障打印机的正常运行，防止因打印机故障影响工作，同时确保打印信息的安全。二、管理职责（一）行政部门1.负责针式打印机的采购、选型、配置等工作，根据公司需求制定合理的采购计划。2.建立针式打印机台账，详细记录打印机的型号、数量、购置时间、使用部门等信息，并定期更新。3.负责打印机的日常维护管理，包括联系专业维修人员进行故障维修、定期保养等工作。4.监督各部门对打印机的使用情况，对违规使用行为进行纠正和处理。（二）使用部门1.负责本部门针式打印机的日常使用和保管，指定专人负责打印机的操作和维护。2.按照规定的操作流程使用打印机，不得擅自更改打印机设置或拆卸打印机部件。3.发现打印机故障及时通知行政部门，并配合行政部门进行维修和故障排查。4.对本部门打印机的使用情况进行统计和分析，提出合理的使用需求和改进建议。三、采购与配置（一）需求申请各部门根据工作需要，填写针式打印机采购申请表，详细说明采购原因、打印机型号、数量等信息，经部门负责人审核后提交至行政部门。（二）选型与采购行政部门收到采购申请后，根据公司实际需求和预算，对市场上的针式打印机进行选型和比较。选择质量可靠、性能稳定、性价比高的产品，并按照公司采购流程进行采购。（三）配置与发放打印机采购到货后，行政部门负责进行安装调试，并根据各部门需求进行配置和发放。同时，为新配置的打印机建立档案，记录相关信息。四、使用与操作（一）使用人员培训新购置的针式打印机投入使用前，行政部门应组织使用人员进行操作培训，使其熟悉打印机的性能、操作方法、日常维护要点等内容。培训可采用集中授课、现场演示等方式进行。（二）操作规范1.开机前检查打印机电源线是否连接正常，打印纸是否安装到位。2.根据打印任务选择合适的打印模式和纸张规格。3.在打印过程中，不得强行取出打印纸或关闭打印机电源，以免造成卡纸或损坏打印机。4.打印结束后，及时清理打印机内部纸屑和灰尘，关闭打印机电源。5.严禁使用打印机打印与工作无关的文件或资料。（三）使用记录各部门应建立针式打印机使用记录台账，详细记录每次打印的日期、时间、打印内容、打印数量等信息。使用记录应妥善保存，以备查询和统计分析。五、维护与保养（一）日常维护1.使用人员每天对打印机进行清洁，包括打印机外壳、进纸通道、打印头、滚筒等部位，保持打印机外观整洁，减少灰尘和纸屑对打印机的损害。2.定期检查打印机的色带、墨盒等耗材，当色带颜色变浅或墨盒墨水不足时，及时更换耗材。3.每周对打印机进行一次通电测试，确保打印机处于正常工作状态。（二）定期保养行政部门应定期联系专业维修人员对针式打印机进行全面保养，一般每季度进行一次。保养内容包括清洁打印机内部部件、检查打印头磨损情况、调整打印机参数等，确保打印机性能稳定，延长使用寿命。（三）故障维修1.当打印机出现故障时，使用人员应及时通知行政部门。行政部门根据故障现象进行初步判断，如能自行解决，应及时进行维修；如无法解决，应及时联系专业维修人员进行维修。2.在维修过程中，维修人员应做好维修记录，包括故障现象、维修方法、更换的零部件等信息。维修记录应作为打印机档案的一部分进行保存。3.对于因使用不当或人为原因造成的打印机故障，由责任人承担相应的维修费用。六、耗材管理（一）耗材采购行政部门根据打印机的使用情况和耗材库存，定期采购针式打印机耗材，如色带、墨盒等。采购时应选择质量可靠、价格合理的产品，并与供应商签订采购合同，明确耗材的规格、数量、价格、交货期等条款。（二）耗材库存管理建立耗材库存管理制度，对采购的耗材进行分类存放，设置专门的耗材仓库或存储区域。定期对耗材库存进行盘点，确保账实相符。同时，根据打印机的使用情况和耗材消耗速度，合理控制耗材库存数量，避免积压或缺货。（三）耗材发放使用部门根据工作需要，填写耗材领用申请表，经部门负责人审核后到行政部门领取耗材。行政部门应做好耗材发放记录，详细记录领用日期、领用部门、领用人员、耗材名称、数量等信息。七、安全管理（一）信息安全1.严禁在针式打印机上打印涉及公司机密信息的文件或资料。如需打印机密文件，应按照公司保密规定进行审批和处理，并采取加密存储、专人领取等措施，确保信息安全。2.定期对打印机存储的打印任务进行清理，防止因打印机存储容量有限而导致信息泄露。（二）设备安全1.打印机应放置在干燥、通风、平稳的地方，避免阳光直射和潮湿环境，防止打印机受潮损坏。2.严禁私自拆卸打印机或对打印机进行改装，以免影响打印机的正常性能和安全使用。3.在搬运打印机时，应轻拿轻放，避免剧烈震动和碰撞，防止打印机内部部件损坏。八、报废与处置（一）报废鉴定当针式打印机出现严重故障，无法修复或维修成本过高，且已达到规定的使用年限时，由行政部门组织相关人员进行报废鉴定。鉴定人员应根据打印机的实际情况，填写报废鉴定表，提出报废意见。（二）报废审批报废鉴定表经部门负责人审核后，报公司主管领导审批。经批准报废的打印机，由行政部门负责进行处置。（三）处置方式1.对于已报废的针式打印机，行政部门可选择将其出售给废品回收公司或进行拆解处理，以回收部分残值。2.在处置报废打印机时，应确保打印机存储的信息已彻底清除，防止信息泄露。同时，做好处置记录，包括处置日期、处置方式、回收金额等信息。九、监督与考核（一）监督检查行政部门定期对各部门针式打印机的使用、维护、管理等情况进行监督检查，检查内容包括打印机的使用记录、维护保养情况、耗材管理情况、安全管理情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价建立针式打印机管理考核评价制度，将各部门针式打印机管理工作纳入绩效考核体系。考核指标包括打印机的正常使用率、维修费用控制、耗