山东省劳改档案管理办法

山东省劳改档案管理办法一、总则（一）目的与依据为加强山东省劳改档案的科学管理，提高劳改工作质量，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本省劳改工作实际情况，制定本办法。劳改档案是劳改机关在执行刑罚过程中形成的，反映劳改工作活动的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它对于准确掌握罪犯情况，正确执行刑罚，教育改造罪犯，维护监管秩序，以及研究劳改工作历史和规律都具有重要意义。（二）适用范围本办法适用于山东省境内所有劳改机关，包括监狱、未成年犯管教所等执行刑罚的场所。（三）基本原则1.集中统一管理原则劳改档案由各劳改机关档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。任何单位和个人不得擅自分散保存或销毁档案。2.依法依规原则档案管理工作必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，依法收集、整理、保管、利用和销毁档案，确保档案管理活动合法合规。3.方便利用原则档案管理应充分考虑利用需求，优化档案整理和存储方式，建立便捷高效的档案检索和利用服务体系，为劳改工作提供及时、有效的信息支持。二、档案管理机构与人员（一）档案管理部门设置各劳改机关应设立专门的档案管理部门，负责本单位档案的统一管理工作。档案管理部门应配备与工作任务相适应的管理人员，明确岗位职责，确保档案管理工作有序开展。（二）人员配备与职责1.档案管理人员要求档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉劳改工作业务，经过专业培训并取得相应资格证书。同时，应具备良好的职业道德和责任心，保守档案机密。2.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本办法，制定本单位档案管理制度并组织实施。负责收集、整理、分类、编目、装订、保管本单位各类劳改档案，确保档案的安全与完整。建立健全档案检索系统，提供档案查阅、借阅服务，为劳改工作提供信息支持。定期对档案进行鉴定，按照规定程序做好档案的销毁工作。组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案管理水平。对本单位各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，确保档案管理工作规范有序。三、档案的收集与整理（一）收集范围劳改档案的收集范围包括罪犯收押、调配、奖惩、释放等各个环节形成的文件材料，主要有：1.罪犯基本情况档案包括罪犯的判决书、裁定书、执行通知书、入监登记表、健康检查表、指纹卡片等。2.罪犯改造档案涵盖罪犯的认罪悔罪书、思想汇报、奖惩审批表、评审鉴定表、个别谈话记录、心理咨询记录、劳动改造记录等。3.狱政管理档案如罪犯的考核记录、禁闭审批表、申诉材料、控告检举材料、会见通信记录等。4.教育改造档案包括教学计划、教案、考试试卷、文化技术学习记录、法制教育记录、职业技能培训记录等。5.生活卫生档案有罪犯的伙食账目、医疗病历、卫生防疫记录等。6.刑满释放档案包含释放证明书、出监鉴定表、安置帮教材料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地移交档案管理部门。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，格式规范，签字盖章齐全。3.对电子文件的收集，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份和存储。（三）整理方法1.分类标准劳改档案按照年度问题分类法进行整理。即先将档案按年度分开，再在每个年度内按问题分为罪犯基本情况、改造、狱政管理、教育改造、生活卫生、刑满释放等类别。2.编号规则为便于管理和检索，对每卷档案进行编号。编号采用“年度类别顺序号”的形式，如“2023改造001”表示2023年度改造类的第一卷档案。3.装订要求档案材料应去除金属物，采用线装或胶装方式进行装订，确保整齐牢固，便于翻阅和保管。四、档案的保管与保护（一）保管场所建设劳改机关应设立专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。库房面积应根据档案数量和未来发展需求合理确定，并配备必要的档案装具，如档案架、档案柜等。（二）保管措施1.档案上架排列档案应按照编号顺序上架排列，便于查找和管理。不同年度、类别和保管期限的档案应分开存放。2.温湿度控制库房内应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。定期对库房温湿度进行监测和记录。3.防火防盗库房应配备防火、防盗设施，如灭火器、火灾自动报警系统、防盗门窗、监控设备等。加强对库房的安全管理，严禁无关人员进入。4.防虫防鼠定期对档案进行检查，发现虫害或鼠害迹象应及时采取措施进行防治。可采用防虫药品、灭鼠器具等进行预防和处理。5.档案修复与保护对破损、褪色的档案应及时进行修复和保护。修复档案应遵循保持原貌、最小干预的原则，采用专业的修复技术和材料进行处理。（三）档案数字化管理随着信息技术的发展，应逐步推进劳改档案的数字化管理。建立档案数字化加工平台，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等操作，形成电子档案数据库。同时，加强对电子档案的存储、备份和安全管理，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。五、档案的利用与服务（一）利用范围劳改档案的利用主要服务于劳改工作的决策、执行和监督，包括对罪犯的管理、教育改造、奖惩考核等方面。同时，也可为司法机关、相关部门以及罪犯家属等依法查阅档案提供服务。（二）利用方式1.查阅服务劳改机关内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。2.借阅服务因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、期限等，经档案管理部门负责人和劳改机关分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，确需延长的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.出具证明服务根据有关单位或个人的申请，档案管理部门可依据档案内容出具相关证明材料。出具证明应严格审核申请材料，确保证明内容真实、准确，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记与统计档案管理部门应建立档案利用登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细记录。同时，定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与标准1.鉴定组织成立由档案管理部门、业务部门和有关领导组成的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。2.鉴定标准根据国家有关规定和劳改工作实际情况，确定档案的保管期限。一般分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种。对已过保管期限且无继续保存价值的档案，可进行鉴定销毁。（二）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.鉴定小组对清单中的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、年度、类别、保管期限、数量等信息。销毁清册一式两份，一份留存档案管理部门，一份报劳改机关分管领导审批。（三）销毁实施经批准销毁的档案，应在指定地点由专人负责监销。监销人员应认真核对销毁档案与销毁清册是否一致，确保档案全部销毁。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告档案管理部门。七、监督与检查（一）内部监督机制劳改机关应建立健全档案管理内部监督机制，定期对档案管理工作进行自查自纠。档案管理部门应加强对自身工作的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）上级检查指导上级劳改机关应定期对下级单位的档案管理工作进行检查指导，发现问题及时督促