关联方信息档案管理办法

关联方信息档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司关联方信息管理，规范关联方信息档案的建立、维护和使用，防范关联交易风险，保障公司合法合规运营，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各子公司、分公司。（三）定义1.关联方：根据《企业会计准则第36号——关联方披露》及相关法律法规规定，一方控制、共同控制另一方或对另一方施加重大影响，以及两方或两方以上同受一方控制、共同控制或重大影响的，构成关联方。关联方包括关联法人和关联自然人。2.关联方信息档案：是指公司收集、整理、记录的与关联方相关的各类信息资料，包括但不限于关联方基本信息、关联关系说明、关联交易情况等。（四）管理原则1.合法合规原则：关联方信息档案管理应严格遵守国家法律法规、会计准则及公司内部规章制度。2.全面准确原则：全面收集关联方信息，确保信息真实、准确、完整，避免遗漏重要信息。3.及时更新原则：关联方信息发生变化时，应及时进行更新，保证信息档案的时效性。4.保密原则：对关联方信息严格保密，防止信息泄露，维护公司及关联方的合法权益。二、关联方信息收集（一）收集渠道1.公司内部业务部门：各业务部门在日常经营活动中，应关注与关联方的业务往来，及时收集关联方相关信息，并提交至公司指定部门。2.公司外部信息来源：包括但不限于政府部门公告、工商登记信息、新闻媒体报道、行业协会信息等，通过多种渠道获取关联方信息。（二）收集内容1.关联方基本信息关联法人：包括名称、注册地址、法定代表人、注册资本、经营范围、股权结构等。关联自然人：包括姓名、身份证件号码、国籍、住所、职业、职务等。2.关联关系说明关联方与公司的关联关系类型，如控制、共同控制、重大影响等。关联关系形成的时间、原因及变化情况。3.关联交易情况关联交易的类型，如购销商品、提供劳务、租赁、担保、资金拆借等。关联交易的发生时间、交易金额、交易内容、定价政策等。关联交易对公司财务状况和经营成果的影响。（三）信息收集流程1.业务部门在发现或发生关联方相关业务时，应填写《关联方信息收集表》，详细记录关联方信息及业务情况。2.将填写完整的《关联方信息收集表》提交至公司指定部门，如财务部门或风险管理部门。3.指定部门对收集的信息进行初步审核，确保信息的真实性、准确性和完整性。对于不符合要求的信息，及时反馈给业务部门进行补充或修正。4.审核通过后的关联方信息，由指定部门负责录入公司关联方信息管理系统，并建立关联方信息档案。三、关联方信息档案建立与维护（一）档案建立1.根据审核通过的关联方信息，在关联方信息管理系统中创建关联方信息档案。档案应按照统一的格式和内容要求进行录入，确保信息的规范性和一致性。2.关联方信息档案应包括纸质档案和电子档案。纸质档案应将相关资料进行整理、装订，并妥善保管；电子档案应进行备份存储，确保数据安全。（二）档案维护1.定期更新：公司应定期对关联方信息档案进行更新，原则上每年至少更新一次。更新内容包括关联方基本信息的变化、关联关系的变动、关联交易情况的增减等。2.动态跟踪：在日常经营过程中，密切关注关联方的经营状况、财务状况及其他重大事项变化，及时对关联方信息档案进行调整和补充。3.信息变更流程关联方信息发生变更时，由相关业务部门填写《关联方信息变更申请表》，详细说明变更事项及原因。将申请表提交至公司指定部门进行审核。审核通过后，指定部门负责在关联方信息管理系统中更新相关信息，并对纸质档案进行相应调整。四、关联方信息档案使用（一）使用目的关联方信息档案主要用于公司内部管理决策、财务报告编制、关联交易审批、风险管理等工作，为公司防范关联交易风险、保障合法合规运营提供支持。（二）使用权限1.查阅权限公司内部相关部门因工作需要查阅关联方信息档案的，应填写《关联方信息档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，方可查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。如需复印或摘录相关信息，应经档案管理部门同意，并办理相应手续。2.使用权限涉及关联交易审批、财务报告编制等重要工作的部门，在履行相关审批程序后，可根据工作需要使用关联方信息档案中的相关信息。未经公司书面授权，任何部门和个人不得将关联方信息档案提供给外部单位或个人使用。（三）使用记录1.建立关联方信息档案使用记录台账，详细记录查阅和使用关联方信息档案的部门、人员、时间、目的、查阅内容等信息。2.使用记录台账应定期进行整理和归档，保存期限与关联方信息档案一致，以便日后查阅和审计。五、关联方信息保密（一）保密措施1.对关联方信息档案实行专人管理，档案管理人员应具备良好的保密意识和职业道德，签订保密协议。2.加强对关联方信息管理系统的安全防护，设置不同级别的访问权限，防止信息泄露。3.对涉及关联方信息的纸质档案和电子档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保信息安全。（二）保密责任1.公司员工应严格遵守公司保密制度，对在工作中知悉的关联方信息予以保密，不得泄露给无关人员。2.因工作需要接触关联方信息的外部单位或个人，如供应商、审计机构、律师事务所等，公司应与其签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对于违反保密规定，泄露关联方信息的行为，公司将依法追究相关人员的责任，情节严重的将追究法律责任。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对关联方信息档案管理情况进行审计监督，检查信息收集、档案建立与维护、信息使用、保密等环节是否符合本办法规定。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查1.积极配合政府监管部门、中介