农民工集中采购管理办法

农民工集中采购管理办法一、总则（一）目的为规范农民工集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，维护公司/组织及农民工的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织涉及农民工相关物资、服务的集中采购活动。包括但不限于建筑施工所需的原材料、劳动保护用品、餐饮服务、住宿租赁等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则对待所有供应商一视同仁，营造公平竞争的市场环境，保证采购结果公正合理。3.公开透明原则采购流程、采购信息应向相关方公开，接受监督，确保透明度。4.效益原则在保证质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立农民工集中采购领导小组，由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议采购战略、重大采购决策、采购政策及制度等，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责具体采购执行工作。其职责包括：1.制定采购计划，根据农民工需求及项目进度，合理安排采购时间和数量。2.收集供应商信息，建立供应商库，对供应商进行评估、选择和管理。3.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等，确保采购过程规范有序。4.签订采购合同，明确双方权利义务，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。5.负责采购文件的编制、整理和归档，保存采购活动相关资料。（三）需求部门各涉及农民工相关业务的部门为需求部门，负责提出采购需求，提供技术规格、质量标准等要求，配合采购部门进行采购工作，参与采购验收等环节。（四）监督部门公司/组织内部的审计、监察等部门为监督部门，负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等，对违规行为进行调查处理。三、采购流程（一）需求申报1.需求部门应根据项目实际情况和农民工需求，提前[X]个工作日填写《农民工集中采购需求申报表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.将申报表提交至采购部门，同时附上相关技术文件、图纸等资料，以便采购部门准确理解需求。（二）采购计划制定1.采购部门收到需求申报后，进行汇总分析，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购方式、采购时间安排、预算金额等内容，并报采购决策机构审批。（三）供应商选择与管理1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。信息库应包含供应商基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务、企业信誉等。可采用实地考察、问卷调查、数据分析、客户反馈等方式进行评估。3.供应商选择根据评估结果，从合格供应商中选择合适的供应商参与采购活动。对于重要物资或服务的采购，应选择至少[X]家供应商进行比较，通过招标、谈判等方式确定最终供应商。4.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等。定期对供应商进行考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行警告、淘汰等处理。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场竞争情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。通过发布招标公告，吸引众多潜在供应商参与投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。向特定的供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。与不少于[X]家供应商进行谈判，确定成交供应商。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于[X]家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行谈判，确定采购价格和条款。2.采购文件编制根据采购方式和采购项目的要求，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求说明书、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、交货时间、售后服务等实质性内容，确保供应商能够准确理解采购要求。3.采购活动组织公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由采购部门主持，邀请所有投标人参加。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由公司/组织代表和相关技术、经济等方面的专家组成。定标应根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。邀请招标：向特定的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动，程序与公开招标类似。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由公司/组织代表和相关技术、经济等方面的专家组成。谈判应遵循公平、公正、公开的原则，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件进行澄清、说明或者提供补充材料。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。询价：向供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购部门对供应商的报价进行比较，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。单一来源采购：与单一供应商进行谈判，确定采购价格和条款。谈判过程应记录在案，谈判结果应报采购决策机构审批。（五）合同签订1.采购部门应在确定中标供应商或成交供应商后[X]个工作日内，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或其授权代表签字并加盖公章。合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、监督部门等相关部门。（六）采购验收1.需求部门负责组织采购验收工作，应在采购物资或服务到货前[X]个工作日内，制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。2.验收人员应按照验收方案对采购物资或服务进行验收，重点检查物资的数量、规格型号、质量、性能等是否符合合同要求。对于重要物资或服务，可邀请专业机构或专家进行验收。3.验收合格后，验收人员应填写《农民工集中采购验收报告》，经需求部门负责人签字确认后，报采购部门存档。对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货，直至验收合格为止。四、采购预算与资金支付（一）采购预算编制1.采购部门应根据采购计划和市场价格情况，编制采购预算。采购预算应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、预算金额等内容，并报财务部门审核。2.财务部门应根据公司/组织的财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，确保采购预算合理可行。采购预算经审核通过后，报采购决策机构审批。（二）资金支付1.采购资金应按照采购合同约定的支付方式和时间进行支付。财务部门应根据采购部门提供的采购合同、验收报告、发票等资料，审核无误后办理资金支付手续。2.对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应在采购合同签订后，按照合同约定的预付款比例支付预付款。对于采用货到付款方式的采购项目，财务部门应在物资验收合格后，按照合同约定支付货款。对于采用分期付款方式的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款期限和金额分期支付货款。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律纠纷等。2.采用定性与定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态，与供应商协商签订价格调整条款，采用套期保值等金融工具规避价格风险。2.供应商违约风险加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，在采购合同中明确违约责任条款，对供应商进行定期考核，建立供应商违约预警机制，及时采取措施防范风险。3.质量问题风险加强采购物资的质量控制，在采购合同中明确质量标准和验收方法，严格按照验收程序进行验收，要求供应商提供质量保证文件，对质量不合格的物资及时处理。4.法律纠纷风险加强采购法律法规的学习，确保采购活动合法合规，在采购合同签订前，进行法律审查，咨询法律顾问意见，妥善处理采购过程中的法律纠纷。六、监督与考核（一）监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序的执行情况、采购文件的编制与保存情况、采购合同的签订与履行情况等。2.采用定期检查与不定期抽查相结合的方式，对