公司etc使用管理办法

公司etc使用管理办法一、总则（一）目的为规范公司ETC的使用管理，提高车辆通行效率，降低运营成本，确保ETC使用的安全、准确、便捷，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有配备ETC设备的车辆。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家及地方关于ETC使用的相关法律法规和行业标准。2.安全性原则：确保ETC设备及相关信息的安全，防止信息泄露和设备被盗用。3.准确性原则：保证ETC交易记录准确无误，及时处理异常情况。4.便捷性原则：优化ETC使用流程，提高车辆通行效率，为公司运营提供便利。二、职责分工（一）行政部门1.负责公司ETC设备的统一采购、安装、注销等工作。2.定期对ETC设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.协调与ETC发行机构、高速公路管理部门等相关单位的沟通与合作。（二）财务部门1.负责ETC账户的资金管理，包括充值、报销等工作。2.审核ETC费用报销凭证，确保费用支出的合理性和合规性。3.定期对ETC费用进行统计和分析，为公司成本控制提供数据支持。（三）车辆使用部门1.负责本部门车辆ETC设备的日常使用和保管。2.督促驾驶员正确使用ETC设备，遵守相关规定。3.及时向行政部门反馈ETC设备使用过程中出现的问题。（四）驾驶员1.负责驾驶车辆时正确操作ETC设备，确保通行顺畅。2.妥善保管ETC设备，不得擅自拆卸、转借他人。3.配合行政部门、财务部门做好ETC相关工作，如提供费用报销凭证等。三、ETC设备管理（一）设备采购与安装1.行政部门根据公司车辆情况，统一采购符合要求的ETC设备。采购过程中应严格按照相关法律法规和行业标准进行，确保设备质量可靠、功能齐全。2.采购完成后，行政部门负责组织专业人员对ETC设备进行安装调试，确保设备安装牢固、信号良好，能够正常使用。安装完成后，应及时将设备信息录入公司ETC管理系统。（二）设备使用与保管1.驾驶员在驾驶车辆时应正确使用ETC设备，通过收费站时应提前减速，确保ETC设备与车道天线对准，快速通过。2.驾驶员应妥善保管ETC设备，不得擅自拆卸、损坏、转借他人。如发现设备丢失、损坏或无法正常使用，应及时向行政部门报告。3.车辆使用部门应定期对本部门车辆的ETC设备进行检查，确保设备正常运行。如发现问题，应及时通知行政部门进行维修或更换。（三）设备注销与更换1.因车辆报废、转让等原因需要注销ETC设备的，车辆使用部门应及时通知行政部门。行政部门负责办理ETC设备的注销手续，并将相关信息从公司ETC管理系统中删除。2.如ETC设备出现故障无法修复或因技术升级等原因需要更换设备的，行政部门应及时组织更换，并将新设备信息录入公司ETC管理系统。四、ETC账户管理（一）账户开户与充值1.财务部门负责统一办理公司ETC账户的开户手续，选择信誉良好、服务优质的ETC发行机构。开户时应提供真实、准确的公司信息和车辆信息。2.ETC账户充值由财务部门负责，根据公司车辆通行情况和资金预算，定期进行充值。充值方式可选择线上充值（如银行转账、第三方支付等）或线下充值（如到ETC服务网点现金充值等）。充值完成后，财务部门应及时将充值信息录入公司ETC管理系统。（二）账户信息变更1.如公司名称、银行账户信息、车辆信息等发生变更，财务部门应及时通知ETC发行机构办理账户信息变更手续。办理变更手续时，应提供相关证明材料，确保变更信息的真实性和合法性。2.账户信息变更完成后，财务部门应及时更新公司ETC管理系统中的相关信息，确保账户信息准确无误。（三）账户余额管理1.财务部门应定期对ETC账户余额进行核对，确保账户余额与公司ETC管理系统记录一致。如发现余额异常，应及时查明原因并进行处理。2.为保证ETC账户资金安全，财务部门应设置合理的账户余额预警值。当账户余额低于预警值时，应及时进行充值，确保车辆通行不受影响。五、ETC费用报销管理（一）报销凭证要求1.驾驶员应妥善保存ETC通行费发票，作为费用报销的凭证。发票应真实、有效，内容包括车辆信息、通行时间、通行路段、费用金额等。2.对于通过线上支付方式缴纳的ETC费用，驾驶员应提供支付记录截图或电子发票，作为报销依据。支付记录截图或电子发票应清晰显示支付金额、支付时间、支付账户等信息。（二）报销流程1.驾驶员每月应定期将ETC通行费发票或支付记录截图整理好，填写费用报销单，并附上车辆行驶记录等相关证明材料。2.费用报销单经车辆使用部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门收到报销单后，应按照公司财务制度进行审核。审核内容包括发票真实性、报销金额合理性、报销流程合规性等。审核无误后，予以报销。（三）报销期限ETC费用报销应在费用发生后的规定期限内进行，具体期限按照公司财务制度执行。逾期未报销的，财务部门有权不予受理。六、ETC使用监督与检查（一）内部监督1.行政部门应定期对公司ETC设备的使用情况进行检查，包括设备安装是否牢固、信号是否良好、使用是否规范等。如发现问题，应及时督促相关部门或人员进行整改。2.财务部门应定期对ETC账户资金使用情况进行审计，检查账户余额是否准确、充值是否及时、费用报销是否合规等。如发现问题，应及时查明原因并进行处理。3.车辆使用部门应加强对本部门驾驶员ETC使用情况的监督，确保驾驶员正确使用ETC设备，遵守相关规定。如发现驾驶员有违规行为，应及时进行纠正，并按照公司规定进行处理。（二）外部检查1.积极配合高速公路管理部门、ETC发行机构等相关单位的检查工作，如实提供公司ETC使用情况的相关资料和信息。2.对于相关单位提出的问题和整改要求，应及时组织整改，并将整改情况及时反馈。七、违规处理（一）驾驶员违规处理1.驾驶员如有以下违规行为之一的，公司将视情节轻重给予相应的处罚：擅自拆卸、损坏、转借ETC设备的，责令其立即改正，并处以[X]元罚款；如造成设备丢失或无法正常使用的，由驾驶员负责赔偿设备损失。使用伪造、变造的ETC通行卡或发票进行报销的，除追回违规报销金额外，并处以违规报销金额[X]倍的罚款；情节严重的，将依法追究其法律责任。故意逃避ETC通行费的，除补缴通行费外，并处以通行费[X]倍的罚款；如多次故意逃避通行费，将限制其使用公司车辆。2.驾驶员违规行为造成公司经济损失或不良影响的，公司将根据损失情况和影响程度，要求驾驶员承担相应的赔偿责任，并给予进一步的纪律处分。（二）其他部门或人员违规处理1.行政部门、财务部门、车辆使用部门等相关部门或人员如有以下违规行为之一的，公司将视情节轻重给予相应的处罚：未按照本办法规定履行职责，导致ETC设备管理混乱、账户信息错误、费用报销违规等问题的，责令其立即改正，并处以[X]元罚款；如造成公司经济损失的，应承担相应的赔偿责任。与ETC发行机构、高速公路管理部门等相关单位勾结，谋取私利或损害公司利益的，除没收违法所得外，并处以违法所得[X]倍的罚款；情节严重的，将依法追究其法律责任。2.相关部门或人员违规