高级公司印章管理办法

高级公司印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范公司印章的刻制、使用、保管及废止等行为，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分公司、子公司等所有分支机构（以下统称“公司”）。（三）印章定义本办法所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章以及其他具有法律效力的专用章等。（四）管理原则1.依法合规原则：印章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规及行业标准。2.专人负责原则：明确专人负责印章的保管和使用，确保责任落实到人。3.审批规范原则：建立严格的印章使用审批流程，未经审批不得擅自使用印章。4.安全保密原则：加强印章保管的安全措施，防止印章被盗用、冒用或滥用，确保印章信息安全。二、印章的刻制（一）刻制申请1.因公司业务需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交至行政部门，行政部门对申请事项进行审核，审核通过后报分管领导审批。（二）刻制审批1.分管领导根据公司实际情况对印章刻制申请进行审批，审批通过后在申请表上签署意见。2.涉及公司重要印章（如公章、法定代表人章等）的刻制申请，需经总经理审批同意。（三）印章刻制1.行政部门根据审批通过的《印章刻制申请表》，选择具有资质的印章刻制单位进行印章刻制。2.刻制单位应按照国家相关规定和公司要求进行印章刻制，确保印章质量和规格符合标准。3.印章刻制完成后，行政部门应及时组织对印章进行验收，检查印章的文字、图案、规格等是否清晰、准确，确认无误后办理交接手续。（四）印章备案1.新刻制的印章应按照国家法律法规及当地公安机关的要求进行备案。2.行政部门负责办理印章备案手续，备案完成后将备案回执复印件留存归档。三、印章的使用（一）使用范围1.公司公章用于以公司名义对外发布的各类文件、信函、合同、协议等，以及其他需要加盖公章的事项。2.法定代表人章用于办理公司法定代表人授权的相关业务，如签署合同、文件等。3.合同专用章用于签订各类经济合同、协议等。4.财务专用章用于办理公司财务收支、结算等相关业务，如开具发票、支票、汇票等。5.发票专用章用于开具公司各类发票。6.部门章用于本部门内部的文件、通知、报表等，以及其他经公司授权的事项。7.其他专用章按照公司规定的使用范围使用。（二）使用流程1.用印申请：使用印章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核审批：申请表提交至印章保管部门，印章保管人对申请事项进行审核，审核通过后报相关领导审批。一般性事项用印，由分管领导审批。重要事项用印（如涉及重大合同签订、对外投资、融资等），需经总经理审批同意。3.印章使用：经审批同意后，申请人到印章保管部门办理用印手续。印章保管人应严格按照审批内容进行用印，确保用印内容与申请事项一致。4.用印登记：印章保管人在用印后，应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印时间、用印文件名称、份数、申请人等信息。（三）特殊情况用印1.如遇紧急情况（如抢险救灾、突发事件等）需要立即用印，但无法及时履行正常审批流程时，申请人应电话向相关领导汇报，经同意后可先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.因出差、外出办公等原因无法返回公司办理用印手续的，可通过传真、邮件等方式提交用印申请，并经相关领导审批同意后，委托他人代为用印。受托人应严格按照审批要求进行用印，并做好相关记录。四、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等重要印章由行政部门指定专人负责保管；部门章由各部门指定专人负责保管。2.印章保管人应与公司签订《印章保管责任书》，明确保管责任和义务。3.印章保管人因工作变动等原因需要更换时，应及时办理印章交接手续。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人应妥善保管印章，不得随意放置或转借他人使用。如因特殊原因需要暂时离开岗位，应将印章交部门负责人或其他指定人员代管，并办理交接手续。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需预先加盖印章的，必须在空白处注明用途，并严格控制数量，使用完毕后及时收回核销。（三）印章盘点1.行政部门应定期对公司印章进行盘点，确保印章数量、状态等与登记记录一致。2.盘点周期为每年至少一次，盘点结果应形成书面报告，报公司领导审阅。如发现印章丢失、损坏等异常情况，应立即采取措施，并及时向上级领导报告。五、印章的废止（一）废止情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的。2.印章损坏、遗失，无法继续使用的。3.其他需要废止印章的情形。（二）废止流程1.印章使用部门或保管人发现印章需要废止时，应填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交至行政部门，行政部门对申请事项进行审核，审核通过后报分管领导审批。3.涉及公司重要印章（如公章、法定代表人章等）的废止申请，需经总经理审批同意。4.经审批同意后，行政部门负责将废止的印章收回，并进行妥善保管。5.行政部门应及时在公司内部发布印章废止通知，告知相关部门和人员印章已废止，不再具有法律效力。（三）废止印章处理1.对于废止的印章，应采取适当的方式进行销毁，如粉碎、熔化等，确保印章信息无法恢复。2.印章销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、参与人员、印章名称等，并由参与人员签字确认。3.销毁记录应留存归档，以备查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门负责对印章管理情况进行定期审计和不定期检查，检查内容包括印章的刻制、使用、保管、废止等环节是否符合本办法规定。2.审计部门应定期向公司领导汇报印章管理审计情况，对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于违反本办法规定使用、保管印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因印章管理不善给公司造成经济损失或其他不