餐饮共享采购管理办法

餐饮共享采购管理办法一、总则（一）目的为了规范公司餐饮共享采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保餐饮食材的质量安全，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门、各分支机构及相关合作单位的餐饮采购活动。（三）基本原则1.合规合法原则：严格遵守国家相关法律法规、行业标准及政策要求，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：以保障餐饮质量安全为首要目标，优先选择优质的食材供应商。3.成本效益原则：在保证食材质量的前提下，通过优化采购流程、集中采购等方式，降低采购成本，提高经济效益。4.公平公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平、公正的竞争机制，确保各供应商机会均等。5.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.设立采购管理委员会由公司高层管理人员、财务部门、质量控制部门、餐饮运营部门等相关人员组成。负责制定采购战略、审核采购计划、决策重大采购事项等。2.采购执行团队负责具体采购业务的实施，包括供应商开发与管理、采购订单下达、合同签订与执行等。定期对采购工作进行总结分析，提出改进建议和措施。（二）相关部门职责1.餐饮运营部门根据公司餐饮需求，制定详细的食材采购计划，明确食材的品种、规格、数量、质量要求等。参与供应商的评估与选择，提供食材质量反馈信息，协助采购管理部门做好采购工作。2.质量控制部门制定食材质量检验标准和流程，负责对采购的食材进行检验检测，确保食材符合质量要求。对不合格食材进行处理，并跟踪整改情况。3.财务部门负责采购资金的预算编制、审核与支付，对采购成本进行核算与分析。监督采购资金的使用情况，确保资金安全。三、采购流程（一）采购计划制定1.餐饮运营部门每月[具体时间]前，根据公司餐饮业务需求、库存情况及市场变化，编制次月食材采购计划。采购计划应详细列出各类食材的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划经部门负责人审核后，提交采购管理部门。采购管理部门对采购计划进行汇总、分析和平衡，结合市场供应情况和公司资金状况，形成月度采购总计划。3.月度采购总计划报采购管理委员会审批后执行。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按原审批流程进行审批。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购执行团队通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，考察其资质、信誉、生产能力、质量控制水平、价格等方面情况。向符合基本条件的供应商发放《供应商调查表》，要求其填写企业基本信息、生产经营情况、产品质量认证等相关内容。2.供应商评估采购管理部门会同质量控制部门、餐饮运营部门等相关人员，对供应商提供的资料进行审核，并实地考察供应商的生产基地、加工车间、仓储物流等环节。根据审核和考察情况，对供应商进行综合评估，评估内容包括企业资质、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果，作为供应商选择和管理的重要依据。3.供应商选择根据供应商评估结果，采购管理部门确定合格供应商名单，并与其签订《供应商合作协议》。协议应明确双方的权利和义务，包括食材品种、规格、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。原则上每种食材应选择[X]家以上合格供应商，以保证供应的稳定性和竞争性。4.供应商管理采购执行团队定期对供应商进行跟踪评估，检查其供货质量、交货期、价格执行情况等。如发现供应商存在问题，及时与供应商沟通协商，要求其限期整改。对整改后仍不符合要求的供应商，采购管理部门有权暂停或终止与其合作，并重新选择供应商。建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如增加采购量、延长合作期限等；对表现不佳的供应商进行警告或处罚。（三）采购实施1.采购订单下达采购执行团队根据批准的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确食材的品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息。采购订单下达后，采购执行团队应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.合同签订与执行采购订单下达后，采购管理部门与供应商签订正式采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括食材质量标准、价格调整机制、交货方式、验收标准、付款方式、违约责任等条款。采购执行团队负责合同的执行，监督供应商按照合同约定履行义务。如发现供应商违反合同约定，应及时采取措施，要求其承担违约责任。3.交货与验收供应商应按照采购订单约定的时间、地点将食材送达公司指定地点。采购执行团队会同质量控制部门、餐饮运营部门等相关人员对到货食材进行验收。验收内容包括食材的品种、规格、数量、质量、包装等方面。验收合格的食材，由验收人员在《验收单》上签字确认；验收不合格的食材，应及时通知供应商处理，并做好记录。（四）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收单，审核采购付款申请。审核内容包括采购订单、合同条款、验收情况、发票等相关资料。2.审核通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。付款方式可根据实际情况选择银行转账、支票、汇票等方式。3.财务部门应建立采购付款台账，记录采购付款的相关信息，包括供应商名称、采购金额、付款日期、付款方式等，以便进行财务核算和监督。四、采购质量控制（一）质量标准制定1.质量控制部门会同餐饮运营部门，根据国家相关法律法规、行业标准及公司实际需求，制定各类食材的质量标准。质量标准应明确食材的感官指标、理化指标、微生物指标等具体要求。2.质量标准制定后，应及时向采购管理部门和供应商传达，确保各方了解并遵守质量要求。（二）检验检测1.质量控制部门按照制定的质量标准和检验检测流程，对采购的食材进行检验检测。检验检测可采用抽样检验、全检等方式，确保食材质量符合要求。2.对于重点监控的食材品种，应增加检验检测频次和项目，确保食品安全。3.检验检测过程中发现的不合格食材，质量控制部门应及时出具《不合格报告》，通知采购管理部门和供应商。采购管理部门负责组织对不合格食材进行处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。（三）质量追溯1.建立食材质量追溯体系，记录食材的采购来源、供应商信息、采购日期、验收情况、使用部门等相关信息。2.一旦发现食材质量问题，能够通过质量追溯体系迅速查明问题源头，采取相应的措施进行处理，保障公司餐饮安全。五、采购成本控制（一）成本预算编制1.采购管理部门会同财务部门，根据采购计划和市场价格走势，编制采购成本预算。采购成本预算应包括各类食材的预计采购金额、运输费用、仓储费用等相关成本。2.采购成本预算经采购管理委员会审批后，作为采购成本控制的依据。（二）价格管理1.采购执行团队定期收集市场价格信息，分析价格走势，与供应商进行价格谈判，争取更优惠的采购价格。2.建立价格比较机制，对不同供应商的报价进行比较分析，选择性价比高的供应商进行采购。3.对于价格波动较大的食材品种，采购管理部门应与供应商协商签订价格调整协议，明确价格调整的条件和方式，以降低价格风险。（三）成本分析与考核1.财务部门定期对采购成本进行核算和分析，对比采购成本预算与实际支出情况，找出成本差异原因。2.采购管理部门根据成本分析结果，对采购执行团队的成本控制工作进行考核评价，对成本控制效果好的团队和个人给予奖励，对成本超支的情况进行分析和整改。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门会同相关部门，对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险应对加强市场价格监测和分析，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，降低价格波动风险。与供应商签订长期合作协议，约定价格调整机制，以稳定采购价格。2.质量风险应对严格供应商选择和管理，加强对供应商的质量监督和考核，确保食材质量符合要求。加强质量检验检测，增加检验检测频次和项目，及时发现和处理不合格食材。3.供应商风险应对建立供应商多元化体系，避免过度依赖单一供应商，降低供应商违约风险。加强对供应商的日常管理和跟踪评估，及时发现供应商存在的问题，采取措施进行防范和处理。4.合同风险应对签订规范、详细的采购合同，明确双方的权利和义务，避免合同纠纷。加强合同执行过程的监督和管理，确保合同顺利履行。5.资金风险应对合理安排采购资金，确保资金充足，避免因资金短缺影响采购活动。加强资金预算管理，严格控制采购付款进度，防范资金风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监测和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。七、信息管理（一）采购信息系统建设1.建立采购信息管理系统，实现采购计划、供应商管理、采购订单、合同管理、验收管理、付款管理等采购业务流程的信息化管理。2.采购信息系统应具备数据录入、查询、统计、分析等功能，为采购管理提供准确、及时的信息支持。（二）信息共享与沟通1.采购管理部门与相关部门之间应建立信息共享机制，及时沟通采购业务进展情况、食材质量情况、成本控制情况等信息。2.采购执行团队与供应商之间应保持良好的沟通，及时传达采购需求和要求，反馈供应商供货情况等信息。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购成本控制情况、采购质量控制情况等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受政府相