陕西采购流程管理办法

陕西采购流程管理办法一、总则（一）目的为了加强公司采购流程管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在陕西地区进行的各类物资、服务采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、工程项目采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，保证公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购计划管理（一）需求部门职责1.各需求部门应根据公司业务发展规划和实际工作需要，及时准确地提出采购需求。2.详细填写采购申请单，明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等信息。3.对采购需求进行必要性和可行性论证，确保采购项目符合公司整体利益。（二）采购计划编制1.采购部门根据各需求部门提交的采购申请单，结合库存情况、市场供应状况等因素，编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照轻重缓急进行排序。3.对于金额较大、影响公司重大业务的采购项目，应进行专项论证和审批。（三）采购计划审批1.采购计划编制完成后，需提交相关部门和领导进行审批。2.审批流程一般包括需求部门负责人审核、财务部门审核预算、分管领导审批、总经理批准等环节。3.经审批后的采购计划应严格执行，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更，应按照原审批程序重新办理审批手续。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本资料、资质证明、业绩情况、产品质量等信息。2.根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，并邀请其参与报价或投标。3.对于新的供应商，应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等，确保其具备提供合格产品或服务的能力。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿。2.同时，建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，应按照合同条款进行处罚，直至终止合作，并追究其法律责任。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门按照规定格式填写采购申请单，并提交给采购部门。2.采购申请单应经需求部门负责人签字确认，确保采购需求真实、合理。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请单后，按照采购计划审批流程进行审批。2.审批通过后，采购部门方可开展采购活动。（三）采购实施1.采购部门根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式，如招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.对于招标采购项目，应按照国家有关法律法规和公司招标管理办法的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或达成采购意向后，采购部门应与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，应及时报财务部门备案。（五）验收付款1.采购物资或服务到货后，需求部门应按照合同约定的质量标准进行验收。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，并提交给采购部门。3.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款应严格按照公司财务管理制度执行，确保资金支付安全、合规。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如市场风险、质量风险、供应商违约风险、法律风险等。2.分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。如对于市场风险，可通过市场调研、价格分析、签订长期合同等方式进行防范；对于质量风险，可加强供应商管理、严格验收标准、增加检验频次等措施进行控制；对于供应商违约风险，可在合同中明确违约责任、加强合同执行监督等方式进行防范；对于法律风险，可加强法律法规学习、咨询专业律师等方式进行规避。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购流程进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规、公司制度的要求。2.审计内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择、供应商的管理、合同的签订与执行、验收付款等环节。3.对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）纪检监察监督1.公司纪检监察部门对采购过程中的廉洁自律情况进行监督检查，防止采购人员出现违规违纪行为。2.加强对采购人员的廉政教育，建立健全廉政风险防控机制，确保采购活动廉洁、公正。（三）投诉处理1.设立采购投诉渠道，接受公司内部员工和供应商的投诉