面料采购订单管理办法

面料采购订单管理办法一、总则（一）目的为加强公司面料采购订单的管理，规范采购流程，确保采购订单的准确性、及时性和有效性，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有面料采购订单的管理，包括订单的下达、执行、跟踪、变更及结算等环节。（三）基本原则1.合法性原则：采购订单的签订、履行必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.准确性原则：订单内容应准确反映采购需求，包括面料的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。3.及时性原则：采购部门应及时下达订单，供应商应按时履行订单，确保生产进度不受影响。4.责任明确原则：明确各部门在采购订单管理中的职责，做到责任到人，确保订单执行过程中的各项工作得到有效落实。二、职责分工（一）采购部门1.负责面料采购订单的下达，选择合格的供应商，并与其签订采购合同。2.跟踪订单执行情况，协调解决订单执行过程中出现的问题，确保订单按时、按质、按量完成。3.负责与供应商进行沟通和协调，处理订单变更、交货延迟等事宜，并及时反馈给相关部门。4.负责采购订单的结算工作，核对发票、送货单等相关凭证，确保结算准确无误。（二）需求部门1.根据生产计划和销售订单，提出面料采购需求，并提交详细的采购申请单。2.参与采购订单的评审，对订单中的面料规格、质量要求、交货时间等提出意见和建议。3.负责接收采购的面料，并对其进行检验和验收，如发现质量问题及时通知采购部门处理。（三）质量部门1.制定面料质量检验标准和检验流程，参与采购订单的评审，对订单中的质量要求提出意见和建议。2.负责对面料进行检验和验收，确保所采购的面料符合质量要求，并出具检验报告。3.对采购过程中出现的质量问题进行调查和分析，提出处理意见和改进措施。（四）财务部门1.负责审核采购订单的预算和成本，确保采购资金的合理使用。2.参与采购合同的评审，对合同中的付款方式、结算周期等条款进行审核。3.根据采购部门提供的发票、送货单等凭证，进行采购订单的结算和付款工作。三、订单下达（一）采购申请需求部门应根据生产计划和销售订单，提前制定面料采购计划，并填写采购申请单。采购申请单应包括以下内容：1.申请部门名称和申请人姓名。2.采购面料的名称、规格、型号、数量、质量要求等详细信息。3.预计交货时间和交货地点。4.采购用途及其他相关说明。采购申请单应经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）订单评审采购部门收到采购申请单后，应组织相关部门进行订单评审。订单评审的内容包括：1.面料的规格、质量要求是否明确、合理，是否符合公司生产经营的需要。2.采购数量是否准确，是否考虑了生产损耗和库存情况。3.交货时间是否合理，是否能够满足生产进度的要求。4.交货地点是否明确，是否便于运输和接收。5.采购成本是否合理，是否符合公司的预算控制要求。订单评审应形成评审记录，参与评审的部门和人员应签字确认。如评审过程中发现问题，采购部门应及时与需求部门沟通协调，对采购申请单进行修改和完善。（三）供应商选择采购部门应根据订单评审结果，选择合格的供应商。选择供应商时应考虑以下因素：1.供应商的信誉和资质，包括营业执照、生产许可证、质量认证等相关证件。2.供应商的生产能力和技术水平，是否能够满足订单的质量和数量要求。3.供应商的产品质量和价格，是否具有竞争力。4.供应商的交货期和售后服务，是否能够按时、按质、按量交货，并提供良好的售后服务。采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、产品质量、交货期等情况，并定期对供应商进行评估和考核。（四）订单签订采购部门与选定的供应商协商一致后，应签订采购合同。采购合同应明确以下内容：1.双方的名称、地址、联系方式等基本信息。2.采购面料的名称、规格、型号、数量、质量要求、价格、金额等详细信息。3.交货时间、交货地点、运输方式及费用承担等条款。4.付款方式、结算周期及结算方式等条款。5.质量验收标准和验收方法，以及质量异议的处理方式。6.违约责任及争议解决方式。7.其他双方认为需要约定的事项。采购合同应经公司法律顾问审核后，由双方签字盖章生效。采购部门应将采购合同副本分发给需求部门、质量部门和财务部门等相关部门，以便各部门及时了解订单执行情况。四、订单执行（一）订单跟踪采购部门应建立订单跟踪机制，及时掌握订单执行情况。订单跟踪的内容包括：1.供应商的生产进度，是否能够按时完成订单生产任务。2.面料的质量情况，是否符合合同约定的质量要求。3.交货期的执行情况，是否能够按时交货。4.运输情况，是否能够安全、及时地将面料送达指定地点。采购部门应定期与供应商沟通，了解订单执行过程中出现的问题，并及时协调解决。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担相应的违约责任。（二）质量检验质量部门应按照既定的质量检验标准和检验流程，对面料进行检验和验收。质量检验的内容包括：1.面料的外观质量，如颜色、色泽、手感、平整度等是否符合要求。2.面料的内在质量，如成分含量、物理性能、化学性能等是否符合标准。3.面料的包装质量，如包装材料、包装方式、标识等是否符合要求。质量部门应出具检验报告，如检验合格，应在检验报告上签字盖章；如检验不合格，应及时通知采购部门，并说明不合格原因及处理建议。采购部门应根据质量部门的检验报告，及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或更换合格产品。（三）交货验收需求部门应在面料到达指定交货地点后，及时组织相关人员进行交货验收。交货验收的内容包括：1.核对送货单与采购合同是否一致，包括面料的名称、规格、型号、数量、质量要求等信息。2.检查面料的外观质量和内在质量是否符合合同约定的质量要求。3.检查面料的包装是否完好，标识是否清晰。4.核对交货时间是否符合合同约定。如交货验收合格，需求部门应在送货单上签字确认；如交货验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，并说明不合格原因及处理建议。采购部门应根据需求部门的反馈意见，及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或更换合格产品。五、订单变更（一）变更申请在订单执行过程中，如因生产计划调整、设计变更、市场需求变化等原因需要变更订单内容，需求部门应填写订单变更申请单，并提交给采购部门。订单变更申请单应包括以下内容：1.申请部门名称和申请人姓名。2.原订单编号和变更原因。3.变更后的面料名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等详细信息。4.其他相关说明。订单变更申请单应经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）变更评审采购部门收到订单变更申请单后，应组织相关部门进行变更评审。变更评审的内容包括：1.变更的必要性和合理性，是否会对生产进度、产品质量、成本等方面产生影响。2.变更后的面料规格、质量要求、交货时间等是否明确、合理，是否能够满足公司生产经营的需要。3.变更后的采购成本是否合理，是否符合公司的预算控制要求。变更评审应形成评审记录，参与评审的部门和人员应签字确认。如评审过程中发现问题，采购部门应及时与需求部门沟通协调，对订单变更申请单进行修改和完善。（三）变更通知采购部门根据变更评审结果，如同意变更订单内容，应及时通知供应商，并签订订单变更协议。订单变更协议应明确变更后的订单内容、双方的权利和义务、违约责任及争议解决方式等条款。采购部门应将订单变更协议副本分发给需求部门、质量部门和财务部门等相关部门，以便各部门及时了解订单变更情况。六、订单结算（一）发票核对采购部门在收到供应商开具的发票后，应及时与采购合同、送货单等相关凭证进行核对。发票核对的内容包括：1.发票的真实性和合法性，发票是否为正规发票，发票内容是否与采购合同一致。2.发票的金额是否准确，是否与采购合同约定的金额相符。3.发票的开具日期是否符合规定，是否在合同约定的结算周期内。如发票核对无误，采购部门应在发票上签字确认，并提交给财务部门；如发票核对有误，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商重新开具发票或进行更正。（二）付款申请财务部门根据采购部门提交的发票、送货单等相关凭证，审核无误后，应按照采购合同约定的付款方式和结算周期，填写付款申请单，并提交给公司领导审批。付款申请单应包括以下内容：1.申请付款的供应商名称和账号。2.采购订单编号和发票号码。3.付款金额和付款原因。4.其他相关说明。付款申请单应经公司领导审批签字后，财务部门方可办理付款手续