采购管理办法上会材料

采购管理办法上会材料一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保公司物资供应的及时性、准确性和质量可靠性，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.效益原则：在保证物资质量和满足使用需求的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，公平对待每一个供应商，公正评价和选择供应商。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合公司要求和相关标准。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议和决策重大采购事项，包括采购战略、采购预算、重要采购项目的供应商选择等。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门应根据公司需求，制定采购计划，组织采购活动，选择供应商，签订采购合同，跟踪采购进度，验收采购物资等。采购部门职责如下：1.采购计划制定：根据公司生产经营计划、库存状况等，编制年度、季度和月度采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、时间等要求。2.供应商管理：建立供应商信息库，对供应商进行评估、选择、考核和管理。定期收集供应商的产品质量、交货期、售后服务等信息，对供应商进行动态评价，淘汰不合格供应商。3.采购活动组织：按照采购计划，组织实施采购活动。通过招标、询价、谈判等方式，选择合适的供应商，签订采购合同。4.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行和变更等工作。对采购合同进行编号、归档，跟踪合同执行情况，及时处理合同纠纷。5.采购进度跟踪：定期检查采购物资的生产进度、运输情况等，及时协调解决采购过程中出现的问题，确保采购物资按时、按质、按量到货。6.采购验收管理：组织相关部门对采购物资进行验收，确保采购物资符合合同要求和质量标准。对验收过程中发现的问题，及时与供应商沟通协商解决。7.采购成本控制：通过优化采购流程、谈判降价、集中采购等方式，降低采购成本。定期分析采购成本，提出改进措施和建议。（三）需求部门职责需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术要求制定、供应商选择、验收等工作。需求部门应准确提供采购物资的名称、规格、数量、技术要求、使用时间等信息，对采购物资的质量负责。在采购过程中，需求部门应积极配合采购部门，提供必要的协助和支持。（四）财务部门职责财务部门负责审核采购预算、采购合同付款条款等，办理采购款项的支付手续。对采购成本进行核算和分析，监督采购资金的使用情况。（五）审计部门职责审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的合法性、采购成本的合理性等。对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。三、采购流程（一）采购申请需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、技术要求、使用时间等信息，并提交至采购部门。采购申请表应经需求部门负责人审核签字。（二）采购计划编制采购部门收到采购申请表后，结合库存状况、采购周期等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并提交至采购决策委员会审批。（三）供应商选择与评估1.供应商筛选：采购部门根据采购物资的特点和要求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并向其发送询价函或招标邀请书。2.供应商报价：潜在供应商收到询价函或招标邀请书后，应在规定时间内提交报价文件或投标文件，包括产品价格、质量标准、交货期、售后服务等内容。3.供应商评估：采购部门组织相关部门对供应商的报价文件或投标文件进行评估，综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等因素，选择合适的供应商。评估方式可包括实地考察、样品检验、市场调研、供应商业绩评价等。4.供应商确定：采购部门根据评估结果，确定最终供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（四）采购合同签订采购部门与供应商签订采购合同后，应将采购合同副本提交至财务部门、需求部门等相关部门备案。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（五）采购执行与跟踪1.采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的名称、规格、数量、交货期、交货地点等要求。2.采购进度跟踪：采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、运输情况等。如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决，并向需求部门反馈。3.采购变更管理：如因生产经营需要或其他原因，需对采购合同或采购订单进行变更，采购部门应及时与供应商协商，签订变更协议，并将变更情况通知相关部门。（六）采购验收1.验收准备：采购物资到货前，采购部门应通知需求部门、质量检验部门等相关部门做好验收准备工作。需求部门应组织专业人员对采购物资的技术要求、质量标准等进行熟悉和掌握，质量检验部门应准备好验收工具和设备。2.验收实施：采购物资到货后，采购部门应组织需求部门、质量检验部门等相关部门对采购物资进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、数量、质量、外观等。验收人员应按照合同要求和质量标准，对采购物资进行逐一检查和测试，填写验收报告。3.验收结果处理：如验收合格，验收人员应在验收报告上签字确认，并将采购物资移交需求部门使用。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。如因供应商原因导致验收不合格，给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.付款申请：采购物资验收合格后，采购部门应根据采购合同约定，填写付款申请表，附上验收报告、发票等相关凭证，提交至财务部门审核。2.付款审核：财务部门收到付款申请表后，应按照公司财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性、验收报告的完整性等。3.付款审批：付款申请经财务部门审核通过后，应提交至公司相关领导进行审批。审批通过后，财务部门办理采购款项的支付手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、供应商竞争激烈的采购项目。2.招标程序：包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。采购部门应按照相关法律法规和公司规定，组织实施招标采购活动。（二）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、技术简单、市场供应充足的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。采购部门根据供应商的报价情况，选择合适的供应商进行采购。（三）谈判采购1.适用范围：适用于采购项目具有特殊性、独家供应商或不宜采用招标采购和询价采购的情况。2.谈判程序：采购部门与供应商进行一对一谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的情况。2.单一来源采购程序：采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，经采购决策委员会审批后，方可采用单一来源采购方式。五、采购预算管理（一）采购预算编制采购部门应根据公司年度生产经营计划、采购计划等，编制年度采购预算。采购预算应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、采购时间等内容，并按照公司预算管理要求进行审核和审批。（二）采购预算执行采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购成本。如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应提出书面申请，经采购决策委员会审批后，方可调整。（三）采购预算分析与考核财务部门应定期对采购预算的执行情况进行分析，对比实际采购支出与预算的差异，找出原因，提出改进措施和建议。公司应建立采购预算考核制度，对采购部门和相关人员的采购预算执行情况进行考核，确保采购预算的严格执行。六、供应商管理（一）供应商准入1.供应商资质要求：供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，具备相应的生产能力和技术水平，能够提供符合公司要求的产品和服务。2.供应商准入程序：采购部门对拟准入的供应商进行调查和评估，收集供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。采购部门组织相关部门对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、质量管理情况、售后服务情况等。采购部门根据调查和评估结果，填写供应商准入申请表，提交至采购决策委员会审批。经审批通过的供应商，纳入公司供应商信息库。（二）供应商评估与考核1.评估指标：包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。2.评估周期：定期对供应商进行评估，评估周期可根据实际情况确定，一般为半年或一年。3.考核方式：采购部门根据供应商的评估结果，对供应商进行考核。考核方式可包括打分、评级等。对考核结果优秀的供应商，给予奖励和优先合作机会；对考核结果不合格的供应商，采取警告、限期整改、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商动态管理采购部门应建立供应商动态管理机制，及时更新供应商信息库。对供应商的经营状况、产品质量、交货期、售后服务等情况进行跟踪和监控，如发现供应商出现问题，应及时采取措施进行处理。七、采购风险管理（一）风险识别采购过程中可能存在的风险包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。采购部门应定期对采购风险进行识别和评估，分析风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，及时了解市场价格波动情况，通过谈判、招标等方式，降低市场风险。2.质量风险应对：加强对采购物资的质量检验，选择质量可靠的供应商，签订质量保证条款，确保采购物资符合质量要求。3.供应商风险应对：建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，加强对供应商的管理和监督，降低供应商风险。4.合同风险应对：加强对采购合同的审核和