销售订单样品管理办法

销售订单样品管理办法一、总则（一）目的为了加强公司销售订单样品的管理，规范样品的申请、制作、交付、存储及回收等流程，确保样品管理工作的高效、有序进行，保障公司利益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有销售订单涉及的样品管理活动，包括样品的设计、采购、生产、检验、交付、使用、存储及回收等环节。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保样品管理活动合法合规。2.准确性原则：保证样品信息准确无误，与销售订单要求一致，避免因信息偏差导致的工作失误。3.高效性原则：优化样品管理流程，提高工作效率，缩短样品交付周期，满足客户需求。4.成本控制原则：在保证样品质量和满足客户需求的前提下，合理控制样品制作、存储及管理成本。二、职责分工（一）销售部门1.负责与客户沟通样品需求，明确样品规格、数量、交付时间等要求，并及时准确地传递给相关部门。2.跟踪样品制作进度，协调解决样品制作过程中出现的问题，确保样品按时交付给客户。3.负责收集客户对样品的反馈意见，及时传达给相关部门，以便对样品进行改进或调整。（二）研发部门1.根据销售部门提供的客户需求，进行样品的设计和研发工作，确保样品符合客户要求和公司产品标准。2.对样品的设计方案、技术参数等进行审核和确认，确保样品的技术可行性和可靠性。3.协助生产部门解决样品制作过程中的技术难题，提供技术支持和指导。（三）采购部门1.根据样品制作需求，负责样品所需原材料、零部件等的采购工作，确保采购物资的质量、规格和交付时间符合要求。2.与供应商沟通协调，签订采购合同，跟踪采购订单执行情况，及时处理采购过程中的问题。3.负责采购物资的验收工作，确保采购物资符合样品制作要求，对不合格物资及时进行退换货处理。（四）生产部门1.根据研发部门提供的样品设计方案和工艺要求，负责样品的生产制作工作，确保样品按时、按质、按量完成。2.合理安排生产计划，优化生产流程，提高生产效率，降低生产成本。3.对样品生产过程中的质量问题进行及时处理和反馈，配合质量检验部门做好样品检验工作。（五）质量检验部门1.制定样品检验标准和检验流程，负责对样品进行检验和测试，确保样品质量符合客户要求和公司产品标准。2.对样品检验过程中发现的质量问题进行分析和判定，提出整改意见和建议，跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。3.出具样品检验报告，为样品的交付和使用提供质量依据。（六）仓库管理部门1.负责样品的存储和保管工作，建立样品库存台账，确保样品存储安全、完好。2.按照规定的流程办理样品的出入库手续，对样品的出入库数量、时间、去向等进行详细记录。3.定期对样品库存进行盘点，确保账实相符，发现问题及时上报处理。（七）财务管理部门1.负责审核样品管理相关费用的报销申请，确保费用支出合理、合规。2.对样品管理过程中的成本进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。3.参与样品管理相关的预算编制工作，协助制定成本控制目标和措施。三、样品申请与审批（一）申请流程1.销售部门收到客户样品需求后，填写《销售订单样品申请表》，详细注明样品名称、规格、数量、交付时间、客户要求等信息。2.将《销售订单样品申请表》提交给研发部门，研发部门对样品需求进行评估，确认是否具备设计和制作能力。如具备能力，在申请表上签字确认，并注明预计完成时间；如不具备能力，及时反馈给销售部门，并说明原因。3.研发部门将签字确认后的《销售订单样品申请表》提交给采购部门，采购部门根据样品需求，制定采购计划，明确所需原材料、零部件等的采购清单和采购时间，并在申请表上签字确认。4.采购部门将签字确认后的《销售订单样品申请表》提交给生产部门，生产部门根据样品需求和采购计划，安排样品生产计划，明确生产工艺、生产时间等，并在申请表上签字确认。5.生产部门将签字确认后的《销售订单样品申请表》提交给质量检验部门，质量检验部门根据样品需求和相关标准，制定样品检验计划，明确检验项目、检验方法、检验时间等，并在申请表上签字确认。（二）审批流程1.《销售订单样品申请表》经销售、研发、采购、生产、质量检验等部门签字确认后，提交给公司分管领导进行审批。2.公司分管领导根据样品需求的合理性、可行性、成本效益等因素进行审批，如同意申请，在申请表上签字批准；如不同意申请，注明原因，并退回申请表。3.对于涉及金额较大、技术难度较高或对公司业务有重大影响的样品申请，需提交公司总经理办公会进行审议，根据审议结果进行审批。（三）申请变更1.在样品制作过程中，如因客户需求变更、设计优化、原材料供应问题等原因需要对样品申请进行变更，由销售部门填写《销售订单样品申请变更表》，详细注明变更原因、变更内容等信息。2.将《销售订单样品申请变更表》按照样品申请流程进行流转，经相关部门签字确认后，提交给公司分管领导进行审批。审批流程与样品申请审批流程相同。3.如变更涉及到费用增加、交付时间延长等问题，需与客户进行沟通协商，取得客户同意后，方可进行变更。四、样品制作与检验（一）样品制作1.生产部门按照审批后的样品生产计划和工艺要求，组织样品的生产制作工作。在制作过程中，严格遵守操作规程，确保样品质量。2.采购部门按照采购计划，及时采购样品所需的原材料、零部件等物资，并确保物资按时、按质、按量交付到生产部门。3.研发部门在样品制作过程中，提供技术支持和指导，及时解决生产过程中出现的技术问题。（二）样品检验1.质量检验部门按照样品检验计划和检验标准，对样品进行检验和测试。检验项目包括外观、尺寸、性能、功能等方面。2.在检验过程中，如发现样品存在质量问题，质量检验部门应及时填写《样品检验不合格报告》，详细注明不合格项目、不合格原因等信息，并将报告提交给生产部门。3.生产部门根据《样品检验不合格报告》，对不合格样品进行返工或整改，整改完成后重新提交质量检验部门进行检验，直至样品质量符合要求为止。五、样品交付与使用（一）样品交付1.样品制作完成并检验合格后，由生产部门负责将样品交付给销售部门。交付时，双方应办理交接手续，填写《样品交付清单》，详细注明样品名称、规格、数量、交付时间、交付人、接收人等信息。2.销售部门收到样品后，应及时与客户沟通，确定样品交付方式和交付时间。如客户要求上门交付，销售部门应安排专人负责样品的运输和交付工作，并确保样品在运输过程中的安全。3.在样品交付过程中，如因不可抗力等原因导致样品损坏或丢失，销售部门应及时与客户沟通协商，采取补救措施，如重新制作样品、提供替代品等，并承担相应的责任。（二）样品使用1.客户收到样品后，应按照公司提供的使用说明和注意事项进行使用。如客户在使用过程中发现样品存在质量问题或其他问题，应及时与销售部门沟通反馈。2.销售部门收到客户反馈后，应及时将问题传达给相关部门，并协助相关部门进行处理。如问题需要对样品进行改进或调整，相关部门应按照规定的流程进行操作。3.在样品使用过程中，如因客户使用不当等原因导致样品损坏或出现其他问题，公司不承担相应的责任。但公司应积极协助客户解决问题，提供必要的技术支持和服务。六、样品存储与回收（一）样品存储1.仓库管理部门按照样品存储要求，对样品进行分类存储。存储环境应保持干燥、通风、温度适宜，避免样品受到损坏或变质。2.仓库管理部门应建立样品库存台账，详细记录样品的入库时间、名称、规格、数量、存储位置等信息。定期对样品库存进行盘点，确保账实相符。3.对于有保质期要求的样品，仓库管理部门应按照保质期要求进行存储，并定期对样品进行检查，确保样品在保质期内。如发现样品超过保质期，应及时进行处理，避免使用过期样品。（二）样品回收1.客户使用完样品后，如公司需要回收样品，销售部门应及时与客户沟通协商，确定样品回收方式和回收时间。2.销售部门将客户同意回收样品的信息传达给仓库管理部门，仓库管理部门按照规定的流程办理样品回收手续，填写《样品回收清单》，详细注明样品名称、规格、数量、回收时间、回收人、交付人等信息。3.仓库管理部门收到回收样品后，应对样品进行检查和验收，如发现样品存在损坏或其他问题，应及时与销售部门沟通反馈，并按照公司规定进行处理。七、样品费用管理（一）费用预算1.每年年底，各部门根据下一年度的销售订单样品需求情况，编制样品费用预算，包括样品设计费用、原材料采购费用、生产制作费用、检验测试费用、运输交付费用、存储保管费用等。2.各部门将编制好的样品费用预算提交给财务管理部门，财务管理部门对各部门的预算进行汇总和审核，结合公司年度经营目标和财务状况，制定公司年度样品费用预算方案。3.公司年度样品费用预算方案经公司总经理办公会审议通过后，下达给各部门执行。（二）费用报销1.样品管理过程中发生的各项费用，由相关部门按照公司财务制度的规定进行报销。报销时，应提供合法有效的发票、报销凭证等，并填写《费用报销单》，详细注明费用项目、金额、用途等信息。2.《费用报销单》经部门负责人审核签字后，提交给财务管理部门进行审核。财务管理部门对费用报销的真实性、合法性、合理性进行审核，如审核通过，签字批准报销；如审核不通过，注明原因，并退回报销单。3.对于金额较大的样品费用报销，需提交公司总经理进行审批。审批通过后，方可进行报销。（三）费用核算与分析1.财务管理部门每月对样品费用进行核算，统计各项费用的发生情况，并与预算进行对比分析，及时发现费用偏差和问题。2.对于费用偏差较大的项目，财务管理部门应会同相关部门进行原因分析，制定改进措施，加强费用控制和管理。3.每季度末，财务管理部门应编制样品费用分析报告，向公司管理层汇报样品费用的使用情况、预算执行情况、费用控制效果等信息，为公司决策提供数据支持。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对销售订单样品管理工作进行监督检查，检查内容包括样品管理流程的执行情况、样品质量控制情况、费用管理情况、库存管理情况等。2.对于监督检查中发现的问题，内部审计部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，内部审计部门应进行跟踪复查，确保问题得到有效解决。3.公司管理层定期对销售订单样品管理工作进行抽查，了解样品管理工作的进展情况和存在的问题，及时提出改进意见和要求。（二）考核评价1.公司建立样品管理工作考核评价制度，对各部门在样品管理工作中的表现进行考核评价。考核评价指标包括样品交付及时率、样品质量合格率、费用控制情况、客户满意度等。2.每年年底，公司根据各部门的考核评价指标完成情况，对各部门进行考核评分。考核评分结果与部门绩效挂钩，作为部门和员工绩效奖金发放、晋升晋级等的重要依据。3.对于在样品管理工作中表现优秀的部门和个