软件项目资产管理办法

软件项目资产管理办法一、总则（一）目的为加强公司软件项目资产的管理，规范软件项目资产的采购、使用、维护、处置等行为，确保软件项目资产的安全、完整、有效使用，提高公司的经济效益和竞争力，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及软件项目资产的部门和项目，包括但不限于软件开发部门、信息技术部门、业务部门等。（三）定义1.软件项目资产：指公司在软件项目开发、实施、维护过程中所涉及的各类资产，包括但不限于软件产品、软件工具、源代码、文档资料、数据等。2.采购：指公司通过购买、定制、租赁等方式获取软件项目资产的行为。3.使用：指公司员工对软件项目资产进行操作、运行、调用等行为。4.维护：指对软件项目资产进行检查、修复、升级、优化等活动，以确保其正常运行和性能提升。5.处置：指对不再使用、已损坏或达到报废标准的软件项目资产进行报废、转让、捐赠等处理的行为。（四）管理原则1.统一管理原则：软件项目资产由公司统一管理，明确各部门的职责和权限，确保资产的合理配置和有效利用。2.规范操作原则：软件项目资产的采购、使用、维护、处置等活动应遵循相关法律法规和行业标准，严格按照规定的程序和流程进行操作。3.效益优先原则：在保证软件项目资产安全和质量的前提下，注重提高资产的使用效益，降低运营成本。4.风险防控原则：加强对软件项目资产的风险评估和防控，及时发现和解决潜在问题，确保资产的安全可靠。二、职责分工（一）资产管理部门1.负责制定和完善软件项目资产管理办法，并组织实施和监督检查。2.负责软件项目资产的统一登记、入账、核算和统计工作，建立健全资产台账。3.负责软件项目资产的采购、验收、入库、保管、发放等工作，确保资产的安全完整。4.负责组织软件项目资产的清查盘点工作，定期对资产进行核对和清理，及时发现和处理资产盘盈、盘亏、毁损等情况。5.负责软件项目资产的处置审批和实施工作，按照规定程序办理资产报废、转让、捐赠等手续。（二）使用部门1.负责本部门软件项目资产的日常使用和管理，指定专人负责资产的保管和维护，确保资产的正常运行。2.负责提出软件项目资产的采购需求和使用计划，配合资产管理部门做好资产的采购、验收、入库等工作。3.负责对本部门软件项目资产的使用情况进行统计和分析，及时反馈资产使用过程中存在的问题和建议。4.负责协助资产管理部门进行资产清查盘点工作，如实提供资产使用情况和相关资料。（三）财务部门1.负责软件项目资产的财务核算和管理，按照相关会计准则和制度进行账务处理，确保资产价值的准确计量。2.负责审核软件项目资产的采购预算和费用支出，监督资产采购资金的使用情况。3.参与软件项目资产的清查盘点工作，对资产的盘盈、盘亏、毁损等情况进行财务处理。（四）审计部门1.负责对软件项目资产管理情况进行审计监督，检查资产管理制度的执行情况和资产使用效益。2.对软件项目资产采购、使用、维护、处置等环节进行审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。三、采购管理（一）采购计划1.使用部门应根据业务需求和软件项目进度，提前制定软件项目资产采购计划，明确采购资产的名称、规格、数量、预算等信息，并提交资产管理部门审核。2.资产管理部门对采购计划进行审核，结合公司资产状况和预算安排，提出审核意见。对于重大采购项目，应组织相关部门进行论证和评审。3.经审核通过的采购计划报公司领导审批后实施。（二）采购方式1.软件项目资产采购应根据资产的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.对于金额较大、技术复杂、涉及国家安全和公共利益的软件项目资产采购，应按照国家有关法律法规和公司规定的招标程序进行公开招标。3.对于符合单一来源采购条件的软件项目资产，如因专利、专有技术等原因只能从唯一供应商处采购的，应按照规定程序办理单一来源采购审批手续。（三）采购合同1.采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括资产的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同应报公司法律部门审核，确保合同的合法性和有效性。未经法律部门审核的合同不得签订。3.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题，确保资产按时、按质、按量交付。（四）验收1.软件项目资产到货后，采购部门应及时通知资产管理部门、使用部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对资产的数量、规格、质量、性能等进行检查和测试，确保资产符合要求。3.对于验收合格的资产，验收人员应签署验收报告，并办理入库手续；对于验收不合格的资产，应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货。四、使用管理（一）领用1.使用部门根据工作需要，填写软件项目资产领用申请表，经部门负责人审批后，到资产管理部门办理领用手续。2.资产管理部门按照审批后的领用申请表发放资产，并做好发放记录。领用人员应在领用登记表上签字确认。（二）使用1.使用部门应按照软件项目资产的使用说明书和操作规程进行操作，确保资产的安全、正常运行。2.使用人员不得擅自将软件项目资产转借他人或挪作他用，如需转借或挪作他用，应经部门负责人和资产管理部门批准。3.使用部门应定期对软件项目资产进行维护和保养，保持资产的良好状态。发现资产出现故障或损坏时，应及时通知资产管理部门进行维修。（三）保管1.使用部门应指定专人负责软件项目资产的保管，确保资产的安全存放和妥善保管。2.对于重要的软件项目资产，如源代码、核心数据等，应采取加密、备份等安全措施，防止数据丢失和泄露。3.软件项目资产存放地点应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件，确保资产的安全。（四）盘点1.资产管理部门应定期组织软件项目资产清查盘点工作，每年至少进行一次全面盘点。2.使用部门应配合资产管理部门进行盘点，如实提供资产使用情况和相关资料。盘点人员应认真核对资产的数量、规格、状态等信息，确保账实相符。3.对于盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，填写资产盘点报告，并按照规定程序进行处理。五、维护管理（一）维护计划1.资产管理部门应根据软件项目资产的使用情况和技术发展趋势，制定软件项目资产维护计划，明确维护内容、维护周期、维护责任人等信息。2.维护计划应报公司领导审批后实施。对于重要的软件项目资产，应制定专项维护计划，并组织相关技术人员进行论证和评审。（二）维护实施1.维护责任人应按照维护计划对软件项目资产进行维护，及时处理资产出现的故障和问题，确保资产的正常运行。2.对于软件项目资产的升级和优化，应在充分测试和评估的基础上进行，确保升级和优化后的资产性能稳定、安全可靠。3.维护过程中应做好记录，包括维护时间、维护内容、维护结果等信息，并存档备查。（三）维护费用1.软件项目资产维护费用应纳入公司预算管理，按照规定的审批程序进行报销。2.维护费用应专款专用，不得挪作他用。对于重大维护项目，应进行专项审计，确保费用的合理使用。六、处置管理（一）处置申请1.软件项目资产因不再使用、已损坏或达到报废标准等原因需要处置时，使用部门应填写软件项目资产处置申请表，详细说明资产的名称、规格、数量、购置时间、处置原因等信息，并提交资产管理部门审核。2.资产管理部门对处置申请进行审核，结合资产的实际状况和公司规定，提出审核意见。对于价值较大或涉及重要信息的资产处置，应组织相关部门进行评估和审批。（二）处置方式1.软件项目资产处置方式包括报废、转让、捐赠等。对于已损坏且无法修复或已达到报废标准的资产，应进行报废处理；对于仍有使用价值但公司不再需要的资产，可以进行转让；对于符合捐赠条件的资产，可以进行捐赠。2.报废资产应按照国家有关规定和公司程序进行处理，确保资产的安全销毁和环保要求。转让资产应按照市场价格进行评估和交易，确保资产价值的合理实现。捐赠资产应办理相关手续，确保捐赠行为的合法合规。（三）处置审批1.软件项目资产处置申请经资产管理部门审核后，报公司领导审批。对于重大资产处置项目，应提交公司董事会或股东会审议批准。2.经审批同意的资产处置申请，资产管理部门应按照规定程序组织实施处置工作。（四）处置记录1.资产管理部门应做好软件项目资产处置记录，包括处置资产的名称、规格、数量、处置方式、处置时间、处置价格等信息，并存档备查。2.处置记录应作为公司资产核算和统计的依据，同时也是审计监督的重要内容。七、监督检查与考核（一）监督检查1.资产管理部门应定期对软件项目资产管理情况进行监督检查，检查内容包括资产采购、使用、维护、处置等环节的执行情况，资产台账的建立和更新情况，资产安全保管情况等。2.审计部门应定期对软件项目资产管理情况进行审计，重点检查资产管理制度的执行情况、资产使用效益、资产处置的合规性等方面。3.对于监督检查和审计中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情