银行关键印章管理办法

银行关键印章管理办法一、总则（一）目的为加强银行关键印章管理，规范印章的刻制、领取、使用、保管、交接及销毁等行为，防范印章管理风险，保障银行资金安全和业务正常运转，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于银行总行及各分支机构所有涉及关键印章的管理活动。（三）定义1.关键印章：指银行在经营管理活动中使用的，具有重要法律效力、能代表银行意志、对银行经营决策、业务办理、财务核算等产生重大影响的印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、业务专用章等。2.印章保管人：指负责具体保管关键印章的银行工作人员。3.印章使用审批人：指按照规定权限对印章使用申请进行审批的银行管理人员。（四）基本原则1.合法性原则：印章的管理和使用必须符合国家法律法规及银行内部规章制度的要求。2.安全性原则：确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生，保障银行资产安全和客户权益。3.审慎性原则：严格印章使用审批流程，审慎对待每一次印章使用申请，防范因印章使用不当引发的风险。4.不相容岗位分离原则：印章的保管、使用、审批等岗位应相互分离，形成有效的制衡机制。二、印章的刻制与领取（一）刻制流程1.需求提出：各部门因业务需要刻制关键印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、使用范围等信息，并经部门负责人审核签字后提交至印章管理部门。2.审核审批：印章管理部门收到《印章刻制申请表》后，应会同法律合规部门、风险管理部门等相关部门对申请事项进行审核。审核内容包括申请事项的必要性、合规性、风险状况等。审核通过后，报经银行分管领导审批。3.刻制安排：经审批同意刻制的印章，由印章管理部门统一安排到具有公安部门核发《特种行业许可证》的正规印章刻制单位进行刻制。刻制单位应严格按照银行提供的印章规格、样式、材质等要求进行制作，确保印章质量。4.印章备案：印章刻制完成后，印章管理部门应及时将印章印模留存归档，并按照规定向当地公安机关进行备案。同时，在银行内部的印章管理系统中录入印章相关信息，包括印章名称、编号、规格、启用日期、保管人等。（二）领取规定1.领取人员：印章刻制完成后，由印章管理部门通知申请部门指定专人领取印章。领取人必须为银行正式员工，且具备良好的职业道德和责任心。2.领取手续：领取人在领取印章时，应填写《印章领取登记表》，注明领取日期、印章名称、编号、规格等信息，并签字确认。领取人应现场核对印章的外观、材质、尺寸等是否与申请要求一致，如有问题应及时向印章管理部门反馈。3.护送要求：对于重要印章，如公章、财务专用章等，领取人应采取必要的安全措施，确保印章安全送达保管地点。原则上应由两人以上共同护送，不得委托他人代领。三、印章的使用（一）使用范围1.业务办理：用于各类银行业务合同、协议、文件、凭证等的签署；用于客户开户、销户、挂失、解挂、变更等业务手续的办理；用于银行内部公文、报表、报告等文件的印发。2.对外证明：用于银行对外出具的资信证明、担保函、询证函、介绍信等文件的盖章。3.其他用途：经银行领导批准的其他需要使用关键印章的事项。（二）使用流程1.申请：使用部门或人员需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期、预计归还日期等信息，并按照规定的审批权限提交相关领导审批。2.审批：审批人应认真审核用印申请事项，确保用印事项真实、合规、必要。对于重大事项或涉及金额较大的用印申请，应进行重点审查，并征求相关部门意见。审批通过后，在《印章使用申请表》上签署审批意见并签字。3.用印：印章保管人在收到经审批的《印章使用申请表》后，应核对申请表上的审批意见、用印事项、用印文件等信息是否一致。确认无误后，在规定的用印位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用印时间、用印文件名称、份数、用印人等信息。4.文件留存：用印完成后，印章保管人应将用印文件原件及《印章使用申请表》、《印章使用登记表》等相关资料进行整理归档，妥善保管。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖关键印章。特殊情况确需加盖的，必须经银行主要领导批准，并在盖章后跟踪用印情况，确保用印安全。2.印章使用必须严格按照规定的用途和范围进行，不得超出授权擅自使用印章。3.印章使用人应在用印后及时将用印文件归还印章保管人，不得私自留存或转借他人。四、印章的保管（一）保管方式1.专人保管：关键印章应指定专人负责保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.专柜存放：印章应存放在专门的保险柜或印章保管箱内，保险柜或保管箱应设置密码锁，并定期更换密码。保险柜或保管箱应放置在安全可靠的场所，确保印章存放安全。3.双人保管：对于重要印章，如公章、财务专用章等，应实行双人保管制度。由两名保管人分别持有保险柜或保管箱的钥匙，使用印章时必须两人同时在场。（二）保管要求1.保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章交与他人代管或使用。如因特殊原因需要临时交接印章的，应经印章管理部门负责人批准，并办理交接手续。2.保管人应定期检查印章的存放情况，确保印章安全无损坏。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时向印章管理部门报告，并采取相应的措施进行处理。3.印章保管人应严格遵守银行的作息时间，不得擅自离岗。如需请假，应提前安排好印章的交接事宜，确保印章安全。（三）保管环境1.印章保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，防止印章受潮、生锈、损坏等情况发生。2.印章保管场所应安装必要的安全防范设施，如监控摄像头、报警装置等，确保印章存放安全。五、印章的交接（一）交接情形1.保管人岗位变动：印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应按照规定办理交接手续。2.临时离岗：保管人因出差、请假等原因临时离岗时，应将印章交与指定的临时保管人，并办理交接手续。3.其他需要交接的情形：如银行内部机构调整、印章管理规定变更等原因需要交接印章时，应按照规定办理交接手续。（二）交接流程1.交接准备：交接双方应在交接前对印章进行全面核对，确保印章数量、规格、外观等与印章管理系统记录一致。同时，整理好印章的相关资料，如《印章领取登记表》、《印章使用登记表》、《印章保管手册》等。2.交接手续：交接时，交接双方应填写《印章交接登记表》，详细记录交接日期、印章名称、编号、规格、数量、交接原因、交接双方签字等信息。交接双方应在现场对印章进行逐一清点、核对，并在《印章交接登记表》上签字确认。3.监交要求：印章交接过程中，应由印章管理部门负责人或指定的监交人进行现场监交，确保交接手续真实、完整、合规。监交人应在《印章交接登记表》上签字确认。4.资料移交：交接完成后，交接双方应将印章的相关资料进行移交，确保资料的完整性和连续性。移交资料包括印章印模、《印章领取登记表》、《印章使用登记表》、《印章保管手册》等。六、印章的停用与销毁（一）停用情形1.机构撤并：因银行内部机构调整、撤并等原因，导致印章不再使用的，应及时办理印章停用手续。2.业务变更：因银行业务调整、变更等原因，导致印章使用范围、用途等发生变化，原印章不再适用的，应及时办理印章停用手续。3.印章损坏：印章因磨损、损坏等原因无法正常使用的，应及时办理印章停用手续。4.其他需要停用的情形：如印章被盗用、冒用、遗失等情况，经银行研究决定停用的，应及时办理印章停用手续。（二）停用流程1.申请：印章使用部门或保管人发现印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并提交至印章管理部门。2.审核审批：印章管理部门收到《印章停用申请表》后，应会同相关部门对申请事项进行审核。审核内容包括停用原因的真实性、合规性等。审核通过后，报经银行分管领导审批。3.停用处理：经审批同意停用的印章，印章管理部门应及时在银行内部的印章管理系统中进行停用操作，并通知各相关部门。同时，收回印章的所有使用权限，禁止任何人再使用该印章。（三）销毁流程1.申请：对于需要销毁的印章，由印章管理部门填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、编号、规格、停用日期、销毁原因等信息，并提交至银行分管领导审批。2.审核审批：银行分管领导应认真审核《印章销毁申请表》，确保销毁印章的必要性和合规性。审批通过后，在《印章销毁申请表》上签署审批意见并签字。3.销毁方式：印章销毁应采用物理或化学方法进行，确保印章无法恢复使用。对于重要印章，如公章、财务专用章等，应采用碎纸机粉碎、熔毁等方式进行销毁；对于一般印章，可采用切割、打磨等方式进行销毁。4.销毁记录：印章销毁过程中，应由印章管理部门指定专人进行现场监督，并填写《印章销毁记录单》，详细记录销毁日期、印章名称、编号、规格、销毁方式、监督人签字等信息。销毁记录单应作为重要档案资料妥善保管。5.备案登记：印章销毁完成后，印章管理部门应及时将印章销毁情况向当地公安机关进行备案登记，并在银行内部的印章管理系统中更新印章状态信息。七、监督与检查（一）监督部门银行内部审计部门、风险管理部门等应定期对关键印章的管理情况进行监督检查，确保印章管理规定得到有效执行。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况：检查印章的刻制、领取、使用、保管、交接、销毁等环节是否符合本办法及银行其他相关规定的要求。2.印章使用审批流程的执行情况：检查印章使用申请是否按照规定的审批权限进行审批，审批意见是否真实、合规。3.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人是否严格遵守保管规定，是否存在印章被盗用、冒用、丢失等情况。4.印章使用登记情况：检查印章使用登记表的填写是否完整、准确，用印文件是否妥善保管。（三）检查方式1.定期检查：银行内部审计部门、风险管理部门等应定期对关键印章的管理情况进行全面检查，检查周期一般为每年一次。2.不定期抽查：除定期检查外，银行内部审计部门、风险管理部门等还应不定期对关键印章的管理情况进行抽查，及时发现和纠正印章管理中存在的问题。3.专项检查：针对印章管理中出现的重大问题或风险隐患，银行可组织开展专项检查，深入排查问题原因，制定整改措施，确保印章管理安全。（四）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，检查部门应及时向被检查部门发出《印章管理问题整改通知书》，明确指出问题所在、整改要求和整改期限。2.被检查部门应按照整改通知书的要求，认真制定整改措施，落实整改责任，按时完成整改任务。整改完成后，应向检查部门提交整改报告，说明整改情况。3.检查部门