高检内部文件管理办法

高检内部文件管理办法一、总则（一）目的为加强高检内部文件管理，确保文件的规范性、准确性和安全性，提高工作效率，保障检察工作的顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于高检机关各部门、各直属单位在履行检察职能过程中形成、使用、管理的各类文件，包括纸质文件、电子文件等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和检察工作相关规定，确保文件管理合法合规。2.统一管理原则：实行统一领导、归口管理，明确各部门职责，避免文件管理的混乱和无序。3.安全保密原则：加强文件的安全保密措施，防止文件泄露、丢失或被篡改，保障检察工作的机密性。4.高效便捷原则：优化文件管理流程，提高文件处理效率，方便文件的查阅、使用和传递。二、文件的分类与编号（一）文件分类1.按文件性质分类法律法规类：包括国家法律法规、司法解释、检察工作相关的规范性文件等。检察业务类：涵盖各类检察业务工作的文件，如案件办理规定、证据标准、工作指引等。行政管理类：涉及机关内部行政管理事务的文件，如人事管理、财务管理、后勤保障等方面的规定。其他类：不属于上述三类的其他文件，如综合性报告、会议纪要、外事文件等。2.按文件来源分类上级文件：来自上级机关的指示、通知、决定等文件。本级文件：高检机关自行制发的文件。下级文件：下级检察机关报送的文件，如请示、报告、工作汇报等。（二）文件编号1.编号规则法律法规类文件：采用“高检发[年份]法[序号]”的编号方式，其中“年份”为文件发布年份，“序号”为该年份内法律法规类文件的顺序号。检察业务类文件：编号格式为“高检发[年份]业[序号]”，“年份”和“序号”含义同上。行政管理类文件：编号为“高检发[年份]行[序号]”。其他类文件：编号为“高检发[年份]综[序号]”。2.编号管理文件编号由办公室统一负责编制和管理，确保编号的唯一性和连续性。新文件发布时，应及时按照编号规则赋予相应编号，并在文件首页注明。三、文件的起草与审核（一）起草要求1.起草部门应根据工作需要，认真研究相关法律法规和政策文件，结合实际工作情况，准确、清晰地表达文件内容。2.文件起草应遵循逻辑严谨、语言规范、格式统一的原则，避免出现歧义、语病和错别字。3.涉及多个部门职责的文件，起草部门应充分征求相关部门意见，确保文件内容协调一致。（二）审核流程1.部门初审：文件起草完成后，起草部门应进行内部审核，重点审核文件内容的准确性、合法性、可行性以及格式的规范性等。审核通过后，由起草部门负责人签字确认。2.归口审核：属于检察业务类的文件，归口业务部门应进行审核；属于行政管理类的文件，归口行政管理部门审核；涉及多个部门的综合性文件，由牵头部门组织相关部门联合审核。审核内容包括文件是否符合法律法规和政策要求、是否与现有文件相衔接、是否具有可操作性等。审核通过后，归口审核部门负责人签字。3.办公室审核：办公室对文件的格式、编号、排版等进行审核，确保文件符合公文处理规范。审核无误后，办公室负责人签字。4.领导审批：经上述审核环节通过的文件，报院领导审批。领导应根据文件内容和工作实际，认真审查并作出审批意见。审批通过后，文件方可印发。四、文件的印发与分发（一）印发管理1.文件经领导审批后，由办公室负责印发。印发前，办公室应再次核对文件内容、格式、编号等信息，确保准确无误。2.文件印发应严格按照规定的份数进行，不得擅自增减。如需增加印发份数，应履行相应的审批手续。3.打印文件应使用符合质量要求的纸张和设备，确保文件清晰、整洁。电子文件应按照规定的格式和存储要求进行保存和分发。（二）分发范围1.文件分发应根据文件内容和工作需要，明确分发范围，确保相关部门和人员及时收到文件。2.对于上级文件，应按照规定的传达范围进行传达；对于本级文件，应根据文件性质和工作要求，确定分发到各部门、各直属单位的具体份数。3.文件分发应建立详细的分发记录，记录文件名称、文号、分发日期、分发部门、份数等信息，以便查询和追溯。五、文件的签收与登记（一）签收要求1.文件接收部门应指定专人负责文件签收工作，签收人员应认真核对文件的名称、文号、份数等信息，确保文件准确无误。2.签收人员收到文件后，应在文件送达回执上签字确认，并注明签收日期和时间。对于机要文件，应按照机要文件管理规定进行签收。（二）登记管理1.文件签收后，应及时进行登记。登记内容包括文件编号、文件名称、文号、密级、发文部门、发文日期、签收日期、份数、分发情况等。2.登记应采用纸质台账或电子表格的形式进行，确保登记信息完整、准确、清晰。登记台账应妥善保管，便于查询和统计分析。六、文件的传阅与借阅（一）传阅管理1.对于需要传阅的文件，办公室应按照领导批示或工作需要，确定传阅范围和顺序。2.文件传阅应采用专人传递的方式进行，不得随意横传或积压。传阅人员应在文件传阅单上签字，注明传阅日期和时间，确保文件传递的及时性和准确性。3.传阅文件应严格控制传阅时间，避免文件在传阅过程中丢失或延误。传阅完毕后，文件应及时归还办公室。（二）借阅管理1.因工作需要借阅文件的，借阅人员应填写借阅申请表，注明借阅文件名称、文号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报办公室审批。2.办公室应根据文件的密级和借阅申请情况，进行严格审批。对于涉及机密、绝密的文件，原则上不得借阅；确因工作需要借阅的，应经院领导批准，并严格履行借阅手续。3.借阅人员应按照审批的借阅期限及时归还文件，不得擅自延长借阅时间。归还文件时，借阅人员应认真核对文件内容和完整性，确保文件无损坏、无丢失。如发现文件有问题，应及时向办公室报告。七、文件的保管与归档（一）保管要求1.文件保管应按照文件的类别、密级、年度等进行分类存放，确保文件存放有序、便于查找。2.对于纸质文件，应存放在专门的文件柜中，保持文件柜清洁、干燥，防止文件受潮、发霉、虫蛀等。对于电子文件，应按照规定的存储格式和存储介质进行保存，定期进行备份，防止数据丢失。3.文件保管场所应配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保文件的安全。（二）归档管理1.文件办理完毕后，承办部门应及时将文件整理归档。归档文件应齐全、完整、准确，符合归档要求。2.归档文件应按照文件形成的时间顺序进行排列，编制归档目录。归档目录应包括文件编号、文件名称、文号、日期、保管期限等信息。3.归档文件应移交档案管理部门进行集中保管。档案管理部门应按照档案管理规定，对归档文件进行分类、编目、上架等管理工作，确保档案的安全和有效利用。八、文件的保密与销毁（一）保密管理1.高检机关工作人员应严格遵守文件保密规定，保守文件机密，不得泄露文件内容。2.对于涉及国家秘密、检察工作机密的文件，应按照保密法律法规的要求，采取相应的保密措施，如加密存储、专人保管、限制传阅范围等。3.在文件处理过程中，如发现文件有泄密风险，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。（二）销毁管理1.文件保管期满或因其他原因需要销毁的，应按照规定的程序进行审批和销毁。2.销毁文件前，应编制销毁清单，注明文件名称、文号、数量、销毁原因等信息，经部门负责人审核、分管领导批准后，方可进行销毁。3.文件销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。九、文件的信息化管理（一）电子文件管理1.高检机关应加强电子文件管理，建立健全电子文件管理制度和流程，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。2.电子文件应按照规定的格式和元数据标准进行生成、存储和管理。电子文件的元数据应包括文件编号、名称、文号、日期、来源、密级、保管期限等信息，确保电子文件能够被准确识别和检索。3.电子文件应采用安全可靠的存储设备和存储方式进行保存，定期进行备份。备份数据应异地存放，防止数据丢失。4.建立电子文件查阅系统，方便工作人员查阅和使用电子文件。查阅电子文件应按照规定的权限进行，确保文件信息安全。（二）文件信息化系统建设1.推进文件管理信息化系统建设，实现文件起草、审核、印发、签收、登记、传阅、借阅、保管、归档、销毁等全过程的信息化管理。2.文件管理信息化系统应具备文件分类管理、编号生成、流程控制、权限管理、查询统计、数据备份等功能，提高文件管理的效率和水平。3.加强文件管理信息化系统的安全防护，采取身份认证、访问控制、数据加密、防火墙等技术措施，防止系统遭受攻击和数据泄露。十、监督与检查（一）监督机制1.建立文件管理监督机制，定期对文件管理工作进行检查和评估，确保文件管理各项规定的有效执行。2.办公室负责对文件管理工作进行日常监督检查，及时发现和纠正文件管理过程中存在的问题。3.各部门应加强对本部门文件管理工作的自查自纠，确保文件管理工作规范有序。（二）检查内容1.文件管理工作是否符合法律法规和行业标准的要求。2.文件管理流程是否规范，各项环节是否严格执行。3.文件的起草、审核、印发、签收、登记、传阅、借阅、保管、归档、销毁等工作是否准确无误。4.文件管理信息化系统的运行情况是否正常，数据是否安全可靠。（三）问题整改1.对于监督检查