郑州酒店低耗品管理办法

郑州酒店低耗品管理办法一、总则（一）目的为加强郑州酒店低耗品管理，规范低耗品采购、使用、库存等环节的操作流程，降低酒店运营成本，提高经济效益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于郑州酒店内所有涉及低耗品管理的部门和岗位，包括但不限于客房部、餐饮部、前厅部等。（三）定义本办法所称低耗品，是指酒店在日常经营过程中消耗的价值相对较低、使用周期较短的各类物品，如客房一次性洗漱用品、餐饮一次性餐具、清洁用品等。（四）管理原则1.节约原则：倡导全体员工树立节约意识，合理使用低耗品，避免浪费。2.规范原则：建立健全低耗品管理制度和操作流程，确保各项工作有章可循、规范有序。3.效益原则：通过科学管理，降低低耗品采购成本和库存成本，提高酒店经济效益。二、组织与职责（一）管理小组成立以酒店总经理为组长，财务总监、运营总监为副组长，各相关部门负责人为成员的低耗品管理小组。管理小组负责全面领导和统筹协调酒店低耗品管理工作，制定管理政策和目标，审议重大决策。（二）各部门职责1.采购部门负责根据酒店经营需求和库存情况，编制低耗品采购计划。选择合格的供应商，进行采购谈判，签订采购合同。确保采购低耗品的质量符合相关标准和要求。2.仓库管理部门负责低耗品的验收入库、存储保管和发放工作。建立低耗品库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。对库存低耗品进行分类存放，做好防潮、防虫、防火等工作。3.使用部门负责本部门低耗品的领用、使用和管理。按照规定的标准和流程使用低耗品，避免浪费。定期向仓库管理部门反馈低耗品使用情况和需求信息。4.财务部门负责审核低耗品采购计划和费用支出，进行成本核算和控制。监督低耗品管理工作的执行情况，对违规行为进行财务处理。定期提供低耗品成本分析报告，为管理决策提供依据。三、采购管理（一）采购计划编制1.各使用部门应根据本部门业务量、历史消耗数据以及未来业务发展趋势，每月底前向采购部门提交次月低耗品需求计划。2.采购部门结合各部门需求计划、库存情况以及市场供应情况，综合编制酒店月度低耗品采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、预算金额等信息。3.采购计划需经部门负责人审核、财务总监审批后执行。如遇特殊情况需要临时采购，应填写临时采购申请表，按照规定的审批流程进行审批。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估和筛选。2.定期对供应商进行考核评价，考核内容包括产品质量、交货期、价格变动情况、售后服务等。对于考核不合格的供应商，应及时进行调整或淘汰。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（三）采购实施1.采购人员应按照采购合同要求，及时与供应商沟通联系，确保低耗品按时、按质、按量供应。2.对于采购的低耗品，采购人员应要求供应商提供产品质量证明文件、发票等相关资料，并及时将这些资料移交仓库管理部门。3.采购过程中如发生变更或调整，采购人员应及时与相关部门沟通协调，并按照规定的审批流程办理变更手续。四、库存管理（一）验收入库1.仓库管理部门在收到采购的低耗品后，应按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括物品的名称、规格、数量、质量、外观等。2.对于验收合格的低耗品，仓库管理人员应及时办理入库手续，填写入库单，并将入库单分别送交采购部门、财务部门和使用部门。3.对于验收不合格的低耗品，仓库管理人员应及时与采购部门联系，要求供应商进行退换货处理，并做好记录。（二）存储保管1.仓库管理部门应根据低耗品的性质、特点和用途，进行分类存放，并设置明显的标识牌。2.对库存低耗品应定期进行检查和盘点，确保物品完好无损、账实相符。如发现库存短缺、损坏等情况，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理。3.做好仓库的安全防范工作，确保低耗品存储环境安全，防止发生火灾、盗窃、损坏等事故。（三）发放管理1.使用部门根据工作需要填写低耗品领用申请表，注明领用物品的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人审批后到仓库管理部门领取。2.仓库管理人员应按照审批后的领用申请表发放低耗品，并填写出库单。出库单应一式三联，分别送交使用部门、财务部门和仓库管理部门留存。3.对于限量领用的低耗品，仓库管理人员应严格按照规定的限量进行发放，并做好记录。五、使用管理（一）标准制定1.各使用部门应根据本部门业务特点和实际需求，制定低耗品使用标准和操作规范。使用标准应明确各类低耗品的使用数量、使用频率、使用范围等内容。2.使用标准和操作规范需经部门负责人审核、酒店管理层批准后执行，并定期进行评估和修订。（二）培训教育1.人力资源部门应将低耗品管理相关知识纳入员工培训计划，定期组织员工进行培训教育，提高员工的节约意识和操作技能。2.培训内容包括低耗品管理政策、使用标准、操作规范、节约技巧等方面。通过培训，使员工了解低耗品管理的重要性，掌握正确的使用方法，避免浪费。（三）监督检查1.酒店应建立低耗品使用监督检查机制，定期对各使用部门的低耗品使用情况进行检查。检查内容包括使用标准执行情况、物品浪费情况、领用记录等。2.对于发现的违规行为，应及时进行纠正，并按照酒店相关规定进行处理。对节约意识强、使用低耗品表现突出的部门和个人，应给予表彰和奖励。六、成本控制与分析（一）成本核算1.财务部门应建立健全低耗品成本核算体系，对低耗品采购成本、库存成本、使用成本等进行详细核算。2.低耗品采购成本包括采购价格、运输费用、税费等；库存成本包括仓储费用、保管损耗等；使用成本包括实际消耗的低耗品价值。（二）成本分析1.财务部门应定期对低耗品成本进行分析，找出成本变动的原因和影响因素。分析内容包括采购成本变动分析、库存成本变动分析、使用成本变动分析等。2.通过成本分析，发现成本管理中存在的问题和不足之处，并提出相应的改进措施和建议，为酒店管理层决策提供依据。（三）成本控制措施1.根据成本分析结果，制定针对性的成本控制措施。如优化采购渠道，降低采购成本；合理控制库存水平，减少库存积压和浪费；加强使用管理，严格执行使用标准，降低使用成本等。2.各部门应积极配合财务部门开展成本控制工作，共同努力降低酒店低耗品成本。七、信息化管理（一）系统建设1.酒店应建立低耗品管理信息系统，实现采购、库存、使用等环节的信息化管理。2.低耗品管理信息系统应具备采购计划编制、供应商管理、库存管理、领用管理、成本核算、数据分析等功能模块，提高管理效率和准确性。（二）数据录入与维护1.各部门应指定专人负责低耗品管理信息系统的数据录入和维护工作，确保数据的及时、准确、完整。2.采购部门应及时录入采购订单、到货情况等信息；仓库管理部门应录入库存变动情况、出入库记录等信息；使用部门应录入领用情况、使用标准执行情况等信息。（三）数据分析与利用1.财务部门和相关管理部门应充分利用低耗品管理信息系统提供的数据，进行成本分析、趋势预测、决策支持等工作。2.通过对系统数据的分析，及时发现