退役档案归类管理办法

退役档案归类管理办法一、总则（一）目的为了加强退役档案的规范化管理，确保退役档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织接收、保管和利用的退役人员档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和政策规定，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证退役档案内容真实、全面，不遗漏重要信息，维护档案的原始性和完整性。3.安全保密原则：采取有效措施确保退役档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司/组织及相关部门提供便捷的档案利用服务。二、档案接收（一）交接主体公司/组织指定专门的部门或人员负责与退役人员原所在部队或相关移交单位进行档案交接工作。（二）交接程序1.接收通知：在退役人员确定移交档案前，公司/组织应提前向原所在部队或移交单位发出档案接收通知，明确交接时间、地点、要求等事项。2.核对清单：交接双方按照档案移交清单，对退役档案的数量、内容进行逐一核对，确保档案齐全、完整。3.签字确认：核对无误后，交接双方在档案移交清单上签字确认，注明交接日期。（三）档案内容要求退役档案应包含以下主要内容：1.入伍材料：入伍登记表、应征公民政治审查表等。2.服役期间材料：军衔晋升表、奖惩材料、培训经历、健康档案等。3.退役材料：退伍证、退役登记表、安置介绍信等。4.其他相关材料：个人总结、立功受奖证书、伤残证明等。三、档案整理（一）分类标准退役档案按照以下类别进行整理：1.个人基本信息类：包括入伍登记表、身份证复印件等。2.服役经历类：涵盖军衔晋升表、服役部队调动记录等。3.奖惩情况类：整理各类奖励和处罚材料。4.培训教育类：记录参加的各类培训课程及结业证书等。5.健康医疗类：健康档案、伤残鉴定等。6.退役相关类：退伍证、退役登记表、安置介绍信等。（二）编号规则为便于档案管理和查询，对每一份退役档案进行编号。编号采用[具体编号方式]，确保编号的唯一性和系统性。（三）装订要求1.材料排序：按照分类标准对档案材料进行排序，同一类别的材料按照时间顺序排列。2.装订方式：采用线装或胶装方式，确保档案材料牢固、整齐，不易散落。3.装订规格：装订厚度适中，一般不超过[规定厚度]，便于存放和查阅。四、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放环境安全、适宜。（二）保管制度1.专人负责：指定专人负责档案库房的日常管理，严格履行岗位职责。2.出入库登记：建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、去向、借阅人等信息。3.定期检查：定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。4.安全防护：加强档案库房的安全防范措施，安装监控设备，确保档案库房24小时有人值守。（三）数字化管理逐步推进退役档案的数字化管理，将纸质档案扫描成电子档案，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储，确保数据安全。五、档案利用（一）利用范围本公司/组织内部相关部门因工作需要，可查阅退役档案。查阅范围包括个人基本信息、服役经历、奖惩情况等与工作相关的内容。（二）利用流程1.申请：利用部门填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，报公司/组织分管领导审批。3.查阅：经审批同意后，利用部门在档案管理人员的陪同下，在指定地点查阅档案。查阅过程中，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.归还：查阅完毕后，利用部门应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在档案查阅登记表上签字确认。（三）复制规定因工作需要确需复制档案材料的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，注明与原件核对无误。六、档案保密（一）保密措施1.人员管理：对接触退役档案的工作人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任。2.环境管理：档案库房设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员在工作期间不得擅自离岗，确保档案安全。3.信息管理：对电子档案采取加密存储、访问控制等安全措施，防止信息泄露。（二）保密责任追究对违反档案保密规定的行为，视情节轻重，给予批评教育、警告、罚款等处理；造成严重后果的，依法追究法律责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和公司/组织实际情况，对退役档案进行定期鉴定，确保档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案专家等组成，负责对退役档案进行鉴定。（三）鉴定标准1.保存期限：根据档案内容的重要性和时效性，确定档案的保存期限。一般情况下，重要档案长期保存，一般性档案保存[规定年限]后进行鉴定。2.价值评估：从档案对公司/组织工作的参考价值、历史研究价值等方面进行综合评估，确定档案是否具有保存价值。（四）销毁程序1.编制清单：对鉴定后确定无保存价值的档案，编制销毁清单，注明档案编号、名称、数量等信息。2.审批备案：销毁清单报公司/组织分管领导审批，并报上级主管部门备案。3.组织销毁：按照审批后的销毁清单，由档案管理部门组织专人进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间