贵州省移民档案管理办法

贵州省移民档案管理办法一、总则（一）目的为加强贵州省移民档案管理，规范移民档案工作，有效保护和利用移民档案，保障移民合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《贵州省档案条例》及国家有关移民工作的法律法规，结合本省实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于贵州省行政区域内政府组织实施的大中型水利水电工程、扶贫生态移民工程等各类移民项目档案的管理。（三）基本原则移民档案管理工作遵循统一领导、分级管理，完整准确、安全规范，同步收集、同步整理、同步归档、同步验收的原则。确保移民档案真实、全面、系统地反映移民工作全过程，为移民安置、后期扶持、工程效益发挥及社会稳定提供可靠依据。（四）管理职责1.各级人民政府移民管理机构负责本行政区域内移民档案工作的组织领导、监督指导和协调管理。2.项目法人（项目建设单位）负责移民项目档案的收集、整理、归档和保管，对档案工作负总责。3.县级以上档案行政管理部门依法对移民档案工作进行监督、检查和指导。二、档案的形成与收集（一）形成范围移民项目实施过程中形成的各类文件材料，包括移民安置规划、移民搬迁安置、生产生活恢复、资金管理、工程建设、监督检查等方面的文件，均属移民档案收集范围。（二）收集要求1.项目法人应建立健全移民档案收集制度，明确各部门及相关人员在档案收集工作中的职责。2.各部门和岗位应按照职责分工，及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料移交档案管理部门。3.收集的文件材料应齐全完整、真实有效，符合档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。（三）收集渠道1.项目法人内部各部门之间的文件材料移交。2.与移民相关的政府部门、社会组织、企业等单位之间的文件材料交换。3.移民个人提供的与自身权益相关的证明材料、协议等。4.项目建设过程中形成的各类工程文件、技术资料等。三、档案的整理（一）整理原则移民档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照移民项目类型，分为大中型水利水电工程移民档案、扶贫生态移民工程档案等。2.每类移民项目档案再根据工作环节和内容，分为综合管理、移民安置规划、移民搬迁安置、生产生活恢复、资金管理、工程建设、监督检查等类别。3.每个类别下可根据文件材料的性质、时间等因素进一步细分。（三）整理方法1.对收集到的文件材料进行分类、编号、编目。2.按照分类标准，将文件材料分别归入相应的类别和保管期限。3.对每份文件材料进行编号，编制卷内目录，注明文件题名、日期、文号、责任者等信息。4.对整理好的档案进行装订、装盒，填写盒脊和备考表等。四、档案的归档（一）归档时间移民项目文件材料应在项目完成或告一段落后，及时进行归档。一般应在次年上半年完成上一年度项目档案的归档工作。（二）归档程序1.项目法人档案管理部门对整理好的档案进行审核，确保档案质量符合要求。2.审核通过后，填写档案移交清单，办理档案移交手续。3.档案管理部门接收档案后，进行统一保管，并建立档案台账。（三）归档要求1.归档的档案应齐全完整、整理规范、编目准确。2.移交的档案应编制详细的移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门应对接收的档案进行检查，发现问题及时要求整改。五、档案的保管（一）保管场所1.项目法人应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。（二）保管期限移民档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要是涉及移民政策、法规、规划、重要会议记录、重大问题处理等具有长远历史价值和现实意义的文件；长期保管期限一般为30年，主要是反映移民项目实施过程中重要环节和工作成果的文件；短期保管期限一般为10年，主要是一般性的文件材料。（三）保管措施1.建立健全档案保管制度，明确档案管理人员职责，定期对档案进行检查、清点和核对。2.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。3.采用先进的档案管理技术和设备，如数字化管理系统，对档案进行存储和管理，提高档案管理效率和安全性。4.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经许可不得进入库房。六、档案的利用（一）利用范围移民档案主要用于移民安置、后期扶持、工程验收、审计监督、政策研究、权益保障等工作。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，限期归还。3.出具证明：档案管理部门可根据档案内容为利用者出具相关证明材料。（三）利用程序1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、内容和范围等。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合规定的予以批准。3.查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，确保档案安全。4.借阅档案的，利用者应在规定期限内归还，归还时档案管理人员应进行检查，如发现问题及时处理。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立全省统一的移民档案信息化管理平台，实现移民档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.对扫描后的图像进行图像处理、数据挂接和存储，建立数字化档案数据库。（三）信息化管理系统功能1.档案录入与存储：实现档案信息的快速录入和安全存储。2.检索查询：提供多种检索方式，方便利用者快速查找所需档案。3.借阅管理：对档案借阅进行在线申请、审批和跟踪管理。4.统计分析：对档案利用情况、保管状况等进行统计分析。5.安全管理：设置不同的用户权限，保障档案信息安全。（四）数据备份与安全1.定期对数字化档案数据进行备份，备份数据应异地存储。2.加强信息化管理系统的安全防护，采取防火墙、加密技术等措施，防止数据泄露和被篡改。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.各级人民政府移民管理机构和档案行政管理部门应定期对移民档案工作进行监督检查，确保档案管理工作规范有序。2.监督检查内容包括档案管理制度建设、档案收集整理归档情况、档案保管利用情况、信息化管理情况等。（二）问题整改对监督检查中发现的问题，应下达整改通知书，要求限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（三）责任追究1.对违反