关于涉密文件管理办法

关于涉密文件管理办法一、总则（一）目的为加强公司涉密文件管理，确保公司商业秘密和敏感信息的安全，防止涉密文件的泄露、丢失或不当使用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等涉密文件的产生、传递、使用、存储、保管、销毁等全过程管理。（三）基本原则1.严格保密原则：涉密文件管理应遵循严格的保密制度，确保文件内容不被泄露。2.全程管控原则：对涉密文件的全生命周期进行有效管控，防止出现管理漏洞。3.分级管理原则：根据涉密文件的密级程度，实施分级分类管理，采取相应的管理措施。4.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保管理活动合法合规。二、涉密文件的定义与分类（一）定义涉密文件是指公司在经营管理活动中产生或获取的，涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等，一旦泄露可能对公司利益、国家安全或社会稳定造成损害的文件。（二）分类1.国家秘密文件：依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关规定确定密级的文件，涉及国家安全和利益等重要信息。2.商业秘密文件：包括公司的技术秘密、经营策略、客户信息、财务数据等，对公司市场竞争力和经济利益具有重要影响的文件。3.工作秘密文件：在公司内部工作中产生的，不属于国家秘密和商业秘密，但泄露后可能影响公司正常运转或工作秩序的文件。三、涉密文件的密级确定与标识（一）密级确定1.各部门在文件产生时，应根据文件内容的敏感程度和影响范围，初步确定密级。2.对于难以确定密级的文件，由公司保密管理部门组织相关人员进行评估，必要时可征求上级主管部门或保密工作机构的意见。3.密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密级文件是最重要的涉密文件，泄露会使国家或公司遭受特别严重的损害；机密级文件泄露会使国家或公司遭受严重的损害；秘密级文件泄露会使国家或公司遭受较大的损害。（二）标识1.涉密文件应在封面左上角显著位置标明密级和保密期限，保密期限以年为单位。例如：“绝密★5年”。2.对于电子文档，应在文件属性或文件名中体现密级标识。3.密级标识应采用国家规定的标准样式，确保清晰、醒目、不易擦除。四、涉密文件的产生与制作（一）人员要求1.涉及涉密文件制作的人员应经过保密培训，熟悉保密法律法规和公司保密制度，签订保密承诺书。2.严格控制参与涉密文件制作的人员范围，仅限于工作需要知悉的人员，并明确其保密责任。（二）场所要求1.涉密文件制作应在具有保密措施的场所进行，如专门的保密工作室或具备保密条件的办公室。2.场所应安装必要的保密设备，如门禁系统、监控设备、防盗报警装置等，确保场所安全。（三）制作过程要求1.涉密文件应严格按照审批程序进行制作，未经批准不得擅自制作。2.制作过程中应采取必要的保密措施，如对文件内容进行加密存储、对制作设备进行专人管理等，防止文件在制作过程中被窃取或泄露。3.制作完成后，应及时对多余的草稿、废页等进行销毁，不得随意丢弃。五、涉密文件的传递（一）传递方式选择1.根据涉密文件的密级和紧急程度，选择安全可靠的传递方式，如专人送达、机要通信、加密电子传输等。2.严禁通过普通邮政、快递、互联网等非保密渠道传递涉密文件。（二）传递过程要求1.专人送达涉密文件时，应由专人负责，并采取必要的保密措施，如将文件装在密封的文件袋中，避免文件在传递过程中被他人窥视。2.通过机要通信传递涉密文件时，应按照机要通信的相关规定办理手续，确保文件安全传递。3.采用加密电子传输涉密文件时，应使用公司指定的加密软件和传输渠道，并确保传输设备的安全性。在传输前，应对文件进行加密处理；传输过程中，应实时监控传输状态，确保文件准确无误地送达接收方；传输完成后，应及时删除传输记录。（三）交接手续1.涉密文件传递过程中，交接双方应严格履行交接手续，填写交接清单，注明文件名称、密级、数量、交接时间、交接人员等信息，并签字确认。2.交接清单应妥善保存，以备查询。六、涉密文件的使用（一）使用范围限制1.涉密文件只能在规定的范围内使用，未经批准不得擅自扩大使用范围。2.使用人员应严格按照文件规定的用途使用，不得擅自改变文件内容或用途。（二）使用场所要求1.涉密文件应在具有保密条件的场所使用，如专门的会议室、办公室等。2.在公共场所使用涉密文件时，应采取必要的保密措施，如对文件进行遮挡、避免无关人员在场等，防止文件内容被他人知悉。（三）使用过程要求1.使用人员应妥善保管涉密文件，不得将文件转借他人或带出规定的使用场所。2.在使用过程中，如发现文件有损坏、丢失等情况，应及时报告，并采取相应的补救措施。3.使用完毕后，应及时将涉密文件归还保管部门或人员，并办理归还手续。七、涉密文件的存储（一）存储设备选择1.根据涉密文件的存储要求，选择安全可靠的存储设备，如专用的保密硬盘、光盘、磁带等。2.存储设备应具备加密功能，防止文件数据被非法获取。（二）存储场所要求1.涉密文件应存储在专门的保密档案室或具备保密条件的存储柜中。2.存储场所应安装必要的安全防护设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保文件存储安全。（三）存储管理要求1.对涉密文件进行分类存储，按照密级和类别分别存放，便于查找和管理。2.建立涉密文件存储台账，详细记录文件名称、密级、存储位置、存储时间等信息，并定期进行核对和更新。3.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止文件数据丢失或损坏。八、涉密文件的保管（一）保管人员要求1.涉密文件保管人员应经过严格的审查和培训，具备良好的保密意识和责任心。2.保管人员应签订保密承诺书，明确其保密责任和义务。（二）保管场所管理1.保密档案室或存储柜应设置专人负责管理，严格控制人员进出。2.保管场所应安装监控设备，实时监控人员进出和文件存储情况。3.定期对保管场所进行安全检查，确保场所安全无隐患。（三）保管措施1.涉密文件应妥善保管，防止文件被盗、被抢、被篡改等情况发生。2.对保管的涉密文件进行定期盘点，核对文件数量和存储位置，确保账物相符。3.如发现涉密文件有异常情况，应及时报告，并采取相应的措施进行处理。九、涉密文件的借阅（一）借阅审批1.因工作需要借阅涉密文件的，应填写借阅申请表，注明借阅文件名称、密级、借阅原因、借阅时间等信息，并经部门负责人和保密管理部门审批。2.绝密级文件一般不予借阅，确因工作需要借阅的，须经公司主管领导批准。（二）借阅期限1.根据工作需要确定借阅期限，一般不得超过规定的时间。如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。2.借阅人员应在规定的期限内归还借阅的涉密文件，不得逾期不还。（三）借阅归还1.借阅人员归还涉密文件时，应确保文件完好无损，并向保管人员当面清点核对。2.保管人员应在借阅申请表上注明归还时间，并签字确认。十、涉密文件的销毁（一）销毁审批1.涉密文件不再使用或已过保密期限的，应及时进行销毁。销毁前，应填写销毁申请表，注明文件名称、密级、数量、销毁原因等信息，并经部门负责人和保密管理部门审批。2.绝密级文件的销毁须经公司主管领导批准。（二）销毁方式1.根据涉密文件的性质和数量，选择合适的销毁方式，如粉碎、焚烧、电子数据擦除等。2.销毁过程应在保密管理部门的监督下进行，确保销毁彻底，防止文件信息泄露。（三）销毁记录1.对涉密文件的销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、文件名称、密级、数量、销毁人员等信息。2.销毁记录应妥善保存，以备查询。十一、监督与检查（一）内部监督1.公司保密管理部门应定期对涉密文件管理情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题。2.各部门应加强对本部门涉密文件管理工作的自查，确保涉密文件管理符合规定要求。（二）外部监督1.接受上级主管部门、保密工作机构等外部单位的监督检查，积极配合并如实提供相关资料和情况。2.根据外部监督检查意见，及时整改存在的问题，不断完善涉密文件管理制度。十二、责任追究（一）责任界定1.对于违反本办法规定，导致涉密文件泄露、丢失或不当使用的，根据情节轻重，追究相关人员的责