分散采购限额管理办法

分散采购限额管理办法一、总则（一）目的为了规范公司/组织的分散采购行为，加强对分散采购活动的管理和监督，提高采购资金使用效益，保证采购质量，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内各部门、各分支机构在分散采购限额标准以下的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。3.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、分散采购限额标准（一）货物类1.单项或批量采购金额在[X]元以下的货物。2.特殊情况下，虽采购金额超过上述标准，但因市场供应等原因，经公司/组织采购管理部门批准，可采用分散采购方式的货物。（二）工程类1.单项工程合同估算价在[X]元以下的工程。2.小型修缮、装修等工程，采购金额在[X]元以下的。（三）服务类1.单项或批量采购金额在[X]元以下的服务。2.特定的专业性服务，采购金额在[X]元以下，且经公司/组织采购管理部门认定需采用分散采购的。三、采购职责分工（一）需求部门1.负责提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等相关内容。2.对采购需求的合理性、必要性负责，并配合采购部门进行采购活动。（二）采购部门1.负责组织实施分散采购活动，包括制定采购方案、选择供应商、签订采购合同等。2.对采购过程的合法性、合规性、公正性负责，确保采购活动按照本办法及相关规定执行。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.参与采购合同的审核，监督采购资金的支付，确保资金支付符合规定。（四）审计部门1.对分散采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购资金的使用效益等。2.对发现的问题提出整改意见，并监督整改落实情况。四、采购流程（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写《分散采购申请表》，详细说明采购货物、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、交货时间等内容，并提交至采购部门。（二）采购审批采购部门收到《分散采购申请表》后，对采购需求进行审核。对于符合分散采购限额标准且需求合理的申请，提交至相关领导进行审批。审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购部门根据采购需求，制定采购方案，明确采购方式、采购时间安排等。2.选择供应商：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如发布采购信息、查阅供应商名录、咨询相关部门等。对潜在供应商进行资格审查，确保其具备提供相应货物、工程或服务的能力和资质。3.采购谈判：采购部门与选定的供应商进行谈判，就采购价格、质量标准、交货时间、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。4.合同签订：采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物、工程或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同签订后，报财务部门备案。（四）采购验收1.采购货物到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同及相关标准对货物的数量、质量、规格等进行检查，确保货物符合要求。2.对于工程类采购，应在工程竣工后，由需求部门组织相关人员进行验收。验收合格后，出具验收报告。3.服务类采购完成后，需求部门应根据服务合同的要求，对服务质量进行评估和验收，并出具验收意见。（五）采购付款1.采购货物、工程或服务验收合格后，供应商凭采购合同、发票等相关凭证向财务部门申请付款。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。五、采购方式（一）询价采购1.适用范围：适用于采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。3.采购部门根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。（二）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.采购部门成立谈判小组，谈判小组由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程或服务的技术、价格、质量、交货时间等条款进行谈判。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或最终报价。4.谈判小组从符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商中确定成交供应商，并与其签订采购合同。（三）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购部门向单一供应商发出采购邀请，并与其进行协商谈判，确定采购价格和相关条款后签订采购合同。3.采用单一来源采购方式的，采购部门应在采购活动开始前，将采购项目信息、单一来源采购理由等报公司/组织采购管理部门批准，并在公司/组织内部进行公示。（四）其他采购方式根据采购项目的特点和实际情况，经公司/组织采购管理部门批准，可采用其他符合法律法规和行业标准的采购方式，如竞争性磋商等。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.采购部门对申请准入的供应商进行资格审查，收集相关证明材料，并进行实地考察或调查了解。3.经审查合格的供应商，纳入公司/组织供应商名录，并定期进行更新和维护。（二）供应商评价1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在采购活动中给予优先考虑；对于不合格供应商，及时进行淘汰，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.对表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先支付货款、提供合作机会等。2.对违反采购合同约定或出现质量问题、交货延迟等情况的供应商，采取相应的约束措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。七、监督与检查（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，对采购活动的全过程进行监督检查，确保采购活动合法合规。2.审计部门定期对分散采购活动进行审计，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。2.主动接受社会监督，通过公司/组织网站、公告栏等渠道公开采购信息，接受供应商和社会公众的监督。八、违规处理（一）对需求部门的违规处理1.需求部门提供虚假采购需求，导致采购活动出现问题的，责令其改正，并视情节轻重给予相应的纪律处分。2.需求部门在采购过程中与供应商串通，谋取不正当利益的，没收违法所得，并处以罚款；情节严重的，依法追究法律责任。（二）对采购部门的违规处理1.采购部门未按照本办法规定的采购程序组织采购活动的，责令其改正，并视情节轻重给予相应的纪律处分。2.采购部门在采购过程中收受供应商贿赂、回扣等不正当利益的，没收违法所得，并处以罚款；情节严重的，依法追究法律责任。（三）对供应商的违规处理1.供应商提供虚假材料谋取中标、成交的，中标、成交无效，处以罚款，并处以没收违法所得；情节严重的，禁止其参加公司/组织的采购活动。2.