分行集中采购管理办法

分行集中采购管理办法一、总则（一）目的为规范分行集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合分行实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于分行及所属各分支机构的集中采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购过程合法、合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受内外部监督，保证采购过程公平公正。3.公平竞争原则：鼓励供应商公平参与竞争，通过竞争实现采购效益最大化。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善集中采购管理制度；组织实施集中采购项目；建立和管理供应商库；监督采购过程和合同执行情况。2.需求部门提出采购需求，参与采购文件编制和评审工作；协助采购管理部门进行合同签订和验收工作。3.财务部门负责采购资金的预算管理和支付审核；参与采购项目的成本核算和效益分析。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。二、采购范围与标准（一）采购范围1.货物类包括办公设备、电子产品、金融机具、办公用品、劳保用品等。2.工程类包括房屋建筑工程、装修工程、弱电工程、消防工程等。3.服务类包括软件开发、系统集成、咨询服务、物业管理、广告宣传等。（二）采购标准1.金额标准达到以下金额标准的采购项目应实行集中采购：货物类：单项或批量采购金额在[X]万元以上。工程类：单项合同金额在[X]万元以上。服务类：单项合同金额在[X]万元以上。2.其他标准对于虽未达到金额标准，但属于以下情形之一的采购项目，也应实行集中采购：涉及国家安全、国家秘密的采购项目。关系社会公共利益、公众安全的采购项目。采购项目技术复杂或有特殊要求，只有少数几家供应商可供选择的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。三、采购方式（一）公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的程序和标准进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由采购管理部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标。（三）竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。与不少于三家的供应商进行谈判，在谈判中达成一致后确定成交供应商。（四）单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。与单一供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。（五）询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购管理部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。四、采购流程（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、采购方式的合理性等进行审核。对于金额较大或重大采购项目，需提交分行采购管理委员会进行审批。采购审批通过后，采购管理部门下达《采购任务书》。（三）采购文件编制采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。采购文件编制完成后，需经相关部门审核签字。（四）发布采购信息根据采购方式的不同，采购管理部门通过相应的渠道发布采购信息。公开招标和邀请招标项目应在指定的媒体上发布招标公告；竞争性谈判、单一来源采购和询价项目应向符合资格条件的供应商发出邀请书或询价通知书。（五）供应商报名与资格审查供应商收到采购信息后，按照要求进行报名。采购管理部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。资格审查合格的供应商方可参与采购活动。（六）采购评审采购管理部门组织成立评审小组，按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审过程应严格按照规定的程序进行，确保评审结果公平公正。评审结束后，评审小组出具评审报告，推荐中标候选人或成交供应商。（七）采购结果公示采购管理部门将采购评审结果进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示期间，接受内外部监督，如有异议，应及时进行调查处理。公示无异议后，确定中标供应商或成交供应商。（八）合同签订采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。合同签订后，报财务部门备案。（九）采购验收采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等是否符合合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。验收合格后，需求部门填写《采购验收报告》。（十）采购付款财务部门根据采购合同和采购验收报告，对采购款项进行审核支付。支付时应严格按照财务管理制度和相关规定执行，确保资金支付安全、合规。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件、业绩要求、信誉状况等。2.供应商申请准入时，应提交相关证明材料，采购管理部门进行审核。审核通过的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商库管理1.对供应商库进行动态管理，定期对供应商的业绩、信誉、产品质量等情况进行评估。2.对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先采购待遇；对于出现违规行为或产品质量问题的供应商，及时进行警告、处罚或清库处理。（三）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商进行评价和考核。评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，为采购决策提供参考依据。六、监督与检查（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督制度，加强对采购过程的日常监督检查。2.审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性等情况，发现问题及时督促整改。（二）外部监督接受监管部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问