公章预留印鉴管理办法

公章预留印鉴管理办法一、总则（一）目的为加强公司公章预留印鉴的管理，规范印鉴使用行为，保障公司合法权益，防范经营风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、子公司公章预留印鉴的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保印鉴管理合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施确保印鉴安全，防止印鉴被盗用、冒用，严格保密印鉴相关信息。3.规范使用原则：明确印鉴使用流程和审批权限，规范使用行为，确保印鉴使用准确、恰当。4.责任追究原则：对印鉴管理不善、违规使用等行为追究相关责任人责任。二、公章预留印鉴的定义与种类（一）定义公章预留印鉴是指公司在银行等金融机构预留的用于办理各类业务的印鉴组合，包括公章、法定代表人章、财务专用章等。（二）种类1.行政公章：代表公司行使行政权力的印章。2.财务专用章：用于公司财务结算等相关业务的印章。3.法定代表人章：代表法定代表人行使职权的印章。4.合同专用章：用于签订各类合同的印章。5.其他专用章：根据公司业务需要设置的其他专用印章，如发票专用章等。三、印鉴的刻制与启用（一）刻制1.因工作需要刻制印鉴的，由相关部门提出申请，经公司领导审批后，报行政管理部门统一办理。2.行政管理部门应选择具有资质的印章刻制单位进行刻制，确保印鉴质量和安全性。3.新刻制的印鉴应进行备案登记，详细记录印鉴名称、规格、材质、启用时间等信息。（二）启用1.印鉴刻制完成后，由行政管理部门组织相关部门对印鉴进行验收。2.验收合格的印鉴，填写《印鉴启用申请表》，经公司领导批准后正式启用。3.印鉴启用时，应在公司内部进行公告，明确印鉴的使用范围、保管要求等事项。四、印鉴的保管（一）保管职责1.行政公章由行政管理部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，其他专用章由相关业务部门指定专人保管。2.印鉴保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印鉴保管规定。（二）保管要求1.印鉴应存放在安全可靠的保险柜或专用箱柜中，实行双人双锁保管。2.印鉴保管人员不得擅自将印鉴带出公司，确因工作需要带出的，须经公司领导批准，并办理相关手续。3.印鉴保管人员应定期对印鉴进行检查，确保印鉴清晰、完好，如发现印鉴损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。五、印鉴的使用（一）使用范围1.行政公章用于公司各类行政文件、通知、报告等的签署。2.财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等业务。3.法定代表人章用于需要法定代表人签字的文件、合同等。4.合同专用章用于签订各类合同、协议等。5.其他专用章按照各自的使用范围使用。（二）使用流程1.填写《印鉴使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、份数、用印时间等信息。2.将《印鉴使用申请表》提交至相关部门负责人审核，审核通过后报公司领导审批。3.经公司领导批准后，印鉴保管人员按照审批意见用印，并在《印鉴使用登记表》上登记用印情况。4.用印完毕后，将《印鉴使用申请表》、相关文件等资料归档保存。（三）审批权限1.一般事项用印，由部门负责人审核，分管领导审批。2.重要事项用印，由部门负责人审核，分管领导审核后报公司总经理审批。3.涉及公司重大决策、对外投资、融资、担保等事项用印，须经公司董事会或股东会审议通过后，由公司总经理审批。（四）禁止使用情况1.未经审批的文件、合同等不得用印。2.空白纸张、介绍信等不得加盖印鉴。3.与公司业务无关的事项不得用印。六、印鉴的变更与注销（一）变更1.因公司名称变更、法定代表人变更、经营范围调整等原因需要变更印鉴的，由相关部门提出申请，经公司领导审批后，报行政管理部门统一办理印鉴变更手续。2.印鉴变更后，应及时通知银行等金融机构及相关业务往来单位，并按照新的印鉴使用规定进行操作。（二）注销1.因公司注销、合并、分立等原因需要注销印鉴的，由相关部门提出申请，经公司领导审批后，报行政管理部门统一办理印鉴注销手续。2.印鉴注销前，应确保所有使用该印鉴的业务已处理完毕，并收回所有加盖该印鉴的文件、票据等资料。3.印鉴注销后，应将印鉴交由行政管理部门统一销毁，并做好销毁记录。七、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对印鉴管理情况进行审计检查，确保印鉴管理符合规定。2.行政管理部门、财务部门等相关部门应定期对印鉴保管、使用情况进行自查，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受银行等金融机构及相关监管部门的监督检查，积极配合提供印鉴管理相关资料。2.对违反印鉴管理规定的行为，及时纠正并按照相关规定进行处理。八、责任追究（一）对印鉴保管人员的责任追究1.因保管不善导致印鉴被盗用、冒用的，保管人员应承担相应的经济赔偿责任，并视情节轻重给予纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.擅自将印鉴带出公司或违反印鉴保管规定的，给予批评教育；造成损失的，承担相应赔偿责任，并视情节轻重给予纪律处分。（二）对印鉴使用审批人员的责任追究1.对未经审批或超越审批权限用印的行为，审批人员应承担相应责任，给予批评教育；造成损失的，承担相应赔偿责任，并视情节轻重给予纪律处分。2.因审批不严导致用印错误或不当的，审批人员应承担相应责任，给予批评教育；造成损失的，承担相应赔偿责任，并视情节轻重给予纪律处分。（三）对违规使用印鉴行为的责任追究1.对违反印鉴使用规定，擅自加盖印鉴的行为，相关责任人应承担相应责任，给予批评教育；造成损失的，承担相应赔偿责任，