公司食品备案管理办法

公司食品备案管理办法一、总则（一）目的为加强公司食品备案管理，规范食品备案工作流程，确保公司生产经营的食品符合相关法律法规及行业标准要求，保障食品安全，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及食品备案的相关部门、环节及人员，包括但不限于食品研发、生产、采购、销售、储存等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关食品安全的法律法规、规章和标准，确保食品备案工作合法合规。2.真实性原则：备案信息应真实、准确、完整，不得虚假申报或隐瞒重要信息。3.及时性原则：按照规定的时间和程序，及时办理食品备案手续，确保公司生产经营活动的顺利进行。4.责任明确原则：明确各部门及人员在食品备案工作中的职责，做到责任到人。二、备案管理职责分工（一）研发部门1.负责新产品研发过程中食品相关信息的收集、整理和分析，确保新产品符合食品安全标准和相关法规要求。2.组织对新产品进行食品安全风险评估，提出风险防控措施和建议。3.协助质量控制部门准备新产品备案所需的技术资料，如产品配方、生产工艺、质量标准等。（二）生产部门1.根据研发部门提供的技术资料，制定合理的生产操作规程，确保食品生产过程符合食品安全要求。2.负责生产过程中食品的质量控制，严格按照备案的生产工艺和质量标准进行生产，保证产品质量稳定。3.配合质量控制部门做好生产过程中的各项记录，包括原材料采购、生产过程参数、产品检验等记录，为食品备案提供真实可靠的数据支持。（三）采购部门1.严格按照食品安全标准和公司要求，选择合格的食品原材料供应商，确保所采购的原材料符合质量安全要求。2.索取并保存供应商的资质证明文件、产品合格证明等相关资料，建立完善的供应商档案。3.在采购合同中明确食品原材料的质量标准、验收方式等条款，确保采购环节的食品安全。（四）销售部门1.了解和掌握国家有关食品销售的法律法规和政策要求，确保公司销售的食品符合相关规定。2.在销售食品前，确认该食品已完成备案手续，并向客户提供真实、准确的食品备案信息。3.收集客户对食品质量和安全方面的反馈意见，及时反馈给相关部门，以便采取改进措施。（五）质量控制部门1.负责食品备案工作的组织、协调和指导，制定食品备案工作流程和规范。2.对各部门提交的食品备案资料进行审核，确保资料的完整性、准确性和合规性。3.负责与相关监管部门沟通协调，及时了解食品备案的最新政策和要求，确保公司备案工作符合监管要求。4.定期对已备案食品进行监督检查，发现问题及时督促相关部门整改，并跟踪整改情况。（六）法务部门1.为食品备案工作提供法律支持，审查备案资料和相关文件是否符合法律法规要求，防范法律风险。2.参与处理食品备案过程中涉及的法律纠纷和问题，维护公司合法权益。三、食品备案分类及要求（一）生产经营许可备案1.公司在从事食品生产经营活动前，应按照国家相关规定，向所在地市场监督管理部门申请食品生产经营许可备案。2.申请备案时，需提交以下材料：《食品生产经营许可备案申请书》；营业执照副本复印件；食品生产经营主要设备、设施布局、操作流程等文件；食品生产经营安全自查、从业人员健康管理、进货查验记录、食品安全事故处置等保证食品安全的规章制度；申请人委托他人办理食品生产经营许可备案申请的，代理人应当提交授权委托书以及代理人的身份证明文件。3.市场监督管理部门对提交的备案材料进行审核，符合要求的予以备案，并发放食品生产经营许可备案凭证。（二）食品标准备案1.公司生产的食品如有企业标准，应按照相关规定向当地标准化行政主管部门备案。2.企业标准应符合国家有关法律法规和强制性标准的要求，内容包括食品的原料、感官指标、理化指标、微生物指标、检验方法、包装、标识、运输、贮存等方面的规定。3.备案时需提交以下材料：企业标准草案（报批稿）；编制说明（包括对不同意见的处理情况等）；必要的验证报告（如产品型式检验报告、用户试用报告等）；企业产品标准审查单（会议纪要）；企业营业执照副本复印件。4.标准化行政主管部门对备案材料进行审查，符合要求的予以备案，并出具企业标准备案回执。（三）食品标签和说明书备案1.公司生产的预包装食品的标签和说明书应符合《食品安全法》等相关法律法规及食品安全国家标准的规定。2.食品标签和说明书应标注食品的名称、规格、净含量、生产日期、保质期、贮存条件、食品生产经营者的名称、地址、联系方式、成分或者配料表、食品生产许可证编号、产品标准代号等内容。3.公司应在食品标签和说明书使用前，将其样张和标签、说明书的内容及其他相关资料报当地市场监督管理部门备案。备案材料包括：食品标签和说明书样张一式两份；食品标签和说明书的内容说明；其他相关资料（如产品配方、生产工艺等）。4.市场监督管理部门对备案材料进行审核，审核通过的予以备案。如发现标签和说明书存在不符合规定的情况，公司应及时进行修改并重新备案。四、备案流程（一）备案申请1.各部门在开展食品备案相关工作前，应明确本部门的备案任务和要求，按照规定的格式和内容准备备案申请材料。2.备案申请材料应经本部门负责人审核签字后，提交至质量控制部门。（二）资料审核1.质量控制部门收到备案申请材料后，按照本办法及相关规定进行审核。2.审核内容包括材料的完整性、准确性、合规性等方面。对于审核中发现的问题，质量控制部门应及时与相关部门沟通，要求其补充或修改材料。（三）备案提交1.经审核通过的备案申请材料，由质量控制部门整理汇总后，按照规定的时间和方式向相关监管部门提交备案申请。2.在提交备案申请时，应确保材料的电子文档和纸质文档一致，并按照监管部门的要求进行网上申报或现场提交。（四）备案受理与审查1.相关监管部门收到公司提交的备案申请后，对申请材料进行受理。2.监管部门按照法律法规和行业标准的要求，对备案事项进行审查。审查方式包括书面审查、现场核查等。3.对于审查中发现的问题，监管部门将及时通知公司进行整改，并要求公司在规定的时间内提交整改报告。（五）备案决定1.经审查符合要求的，监管部门作出予以备案的决定，并发放备案凭证或相关证明文件。2.对于不符合要求的，监管部门将书面通知公司不予备案，并说明理由。公司应根据监管部门的意见进行整改，整改完成后重新提交备案申请。五、备案变更与延续（一）备案变更1.公司食品备案事项发生变更的，应及时向原备案部门申请变更备案。2.变更备案的情形包括但不限于公司名称、法定代表人、生产地址、生产工艺、产品配方、食品标签和说明书等内容的变更。3.申请变更备案时，应提交以下材料：《食品备案变更申请书》；与变更事项相关的证明材料（如营业执照变更证明、生产工艺变更说明、产品配方调整资料等）；原备案凭证复印件。4.备案部门对变更申请材料进行审核，审核通过的予以变更备案，并换发备案凭证。（二）备案延续1.食品备案有效期届满需要延续的，公司应在有效期届满前一定期限内向原备案部门提出延续申请。2.申请延续备案时，应提交以下材料：《食品备案延续申请书》；近三年的食品生产经营情况报告（包括生产销售情况、质量控制情况、食品安全事故处理情况等）；原备案凭证复印件。3.备案部门对延续申请材料进行审核，必要时进行现场核查。审核通过的予以延续备案，并换发备案凭证。六、监督检查与整改（一）内部监督检查1.质量控制部门定期对公司食品备案情况进行内部监督检查，检查内容包括备案资料的完整性、准确性，备案事项的执行情况等。2.内部监督检查可采用文件审查、现场查看、数据核对等方式进行。对于检查中发现的问题，质量控制部门应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。3.相关部门应按照整改通知的要求，制定整改措施，落实整改责任，按时完成整改任务，并将整改情况报告质量控制部门。（二）外部监督检查1.积极配合市场监督管理等相关部门对公司食品备案情况进行的外部监督检查。2.对于监管部门提出的问题和整改要求，公司应高度重视，认真组织整改，并在规定的时间内将整改情况报告监管部门。3.对监管部门的监督检查结果进行分析总结，针对存在的问题，完善公司食品备案管理制度和工作流程，不断提高备案管理水平。七、罚则（一）对公司的处罚1.公司违反本办法规定，未按照要求进行食品备案或备案信息虚假的，由市场监督管理部门责令限期改正；逾期不改正的，处五千元以下罚款。2.公司生产经营不符合食品安全标准的食品，且该食品已进行备案的，由市场监督管理部门没收违法所得和违法生产经营的食品，并可以没收用于违法生产经营的工具、设备、原料等物品；违法生产经营的食品货值金额不足一万元的，并处十万元以上十五万元以下罚款；货值金额一万元以上的，并处货值金额十五倍以上三十倍以下罚款；情节严重的，吊销