公司物资管理办法模板

公司物资管理办法模板一、总则（一）目的为加强公司物资管理，规范物资采购、存储、使用、处置等行为，提高物资使用效率，降低成本，保障公司生产经营活动顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、子公司、分公司的物资管理活动。（三）基本原则1.统一管理原则：公司物资管理实行统一领导、分级负责，归口管理部门对物资管理工作进行统一规划、组织、协调和监督。2.按需采购原则：根据公司生产经营实际需要，合理安排物资采购计划，避免盲目采购和积压浪费。3.成本效益原则：在保证物资质量的前提下，通过优化采购渠道、降低采购成本、提高物资周转率等措施，实现物资管理的成本效益最大化。4.合规合法原则：物资管理活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定，确保物资采购、存储、使用、处置等环节合法合规。二、管理职责（一）归口管理部门公司[归口管理部门名称]为物资管理的归口管理部门，负责制定物资管理相关制度、标准和流程，组织编制物资采购计划，协调物资采购、存储、使用、处置等工作，监督检查各部门物资管理工作执行情况。（二）需求部门各部门负责提出本部门物资需求计划，配合归口管理部门做好物资采购、验收、使用、盘点等工作，对本部门物资使用情况进行日常管理和监督。（三）采购部门公司[采购部门名称]负责按照物资采购计划组织实施采购活动，选择合格供应商，签订采购合同，确保物资按时、按质、按量供应。（四）仓储部门公司[仓储部门名称]负责物资的入库、存储、保管、发放等工作，建立物资台账，定期进行物资盘点，确保物资安全、完整。（五）财务部门公司[财务部门名称]负责物资采购资金的核算与管理，审核物资采购发票，监督物资采购资金使用情况，参与物资采购合同评审和物资盘点工作。三、物资分类与编码（一）物资分类根据物资的用途、属性等因素，将公司物资分为以下几类：1.生产物资：用于公司生产经营活动的各类原材料、零部件、辅助材料等。2.办公物资：公司办公所需的各类设备、家具、文具、耗材等。3.劳保用品：为保障员工工作安全和健康而配备的各类劳动保护用品。4.其他物资：除上述三类物资以外的其他物资。（二）物资编码1.物资编码是物资管理的唯一标识，由归口管理部门按照统一规则进行编制。2.物资编码应涵盖物资的类别、规格、型号、材质等信息，确保编码的唯一性和系统性。3.物资编码一经确定，不得随意更改。如需更改，应按照规定的程序进行申请和审批。四、物资采购管理（一）采购计划编制1.各部门应根据本部门生产经营任务和物资库存情况，于每月[具体日期]前向归口管理部门报送次月物资需求计划。2.归口管理部门对各部门报送的物资需求计划进行汇总、审核和平衡，结合公司库存情况和采购周期，于每月[具体日期]前编制次月物资采购计划，并报公司领导审批。3.物资采购计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等内容，确保采购计划的准确性和可操作性。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，通过招标、询价、邀请招标、竞争性谈判等方式，选择合格供应商。2.对供应商的评估应包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。采购部门应定期对供应商进行评估和考核，建立供应商档案。3.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购合同的合法性和有效性。采购合同应包括物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等内容。（三）采购实施1.采购部门应按照物资采购计划和采购合同组织实施采购活动，确保物资按时、按质、按量供应。2.在采购过程中，采购人员应严格遵守公司采购制度和相关法律法规，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。3.采购部门应及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，确保采购任务顺利完成。（四）采购验收1.物资到货后，采购部门应及时通知仓储部门和需求部门进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对物资的数量、质量、规格、型号等进行验收。验收合格的物资，应办理入库手续；验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理。3.对验收过程中发现的问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求供应商采取相应的措施进行解决。如供应商未能及时解决问题，采购部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。五、物资仓储管理（一）仓库规划与布局1.仓储部门应根据公司物资存储需求，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料区、零部件区、成品区、办公用品区、劳保用品区等。2.仓库应设置明显的标识牌，标明物资的类别、存放位置等信息，便于物资的查找和管理。3.仓库应配备必要的仓储设备和设施，如货架、货柜、托盘、叉车、起重机、消防设备、通风设备、防潮设备等，确保物资存储安全。（二）物资入库管理1.物资到货后，仓储部门应根据采购部门提供的送货单和验收报告，对物资进行核对和清点。2.核对无误后，仓储部门应办理物资入库手续，填写入库单，并将物资存放到指定的存储区域。3.入库单应包括物资的名称、规格、型号、数量、供应商名称、入库日期等内容，并由仓储部门负责人、验收人员、送货人员签字确认。（三）物资存储管理1.仓储部门应按照物资的特性和存储要求，对物资进行分类存放，确保物资存储安全。2.对易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。3.仓储部门应定期对物资进行盘点，确保物资账实相符。盘点周期一般为每月一次，每年进行一次全面盘点。4.在物资存储过程中，如发现物资损坏、变质、丢失等情况，仓储部门应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（四）物资发放管理1.需求部门应根据工作需要，填写物资领用申请表，经部门负责人审批后，到仓储部门领取物资。2.仓储部门应根据物资领用申请表，对物资进行核对和发放，并填写出库单。3.出库单应包括物资的名称、规格、型号、数量、领用部门名称、领用日期等内容，并由仓储部门负责人、领用人员签字确认。4.对贵重物资和限量发放的物资，仓储部门应严格按照规定的审批程序进行发放，并做好发放记录。六、物资使用管理（一）使用部门职责1.各部门应加强对本部门物资使用的管理，建立物资使用台账，记录物资的领用、使用、消耗等情况。2.各部门应合理安排物资使用，提高物资使用效率，避免浪费和闲置。3.各部门应定期对本部门物资使用情况进行检查和分析，及时发现和解决存在的问题。（二）物资使用监督1.归口管理部门应定期对各部门物资使用情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.财务部门应加强对物资采购资金使用情况的监督，确保资金使用合法合规。3.审计部门应定期对公司物资管理情况进行审计，发现问题及时提出审计意见和建议。七、物资处置管理（一）处置范围物资处置包括物资的报废、转让、出售、捐赠等。1.物资报废是指因损坏、变质、过期、淘汰等原因，无法继续使用或无使用价值的物资。2.物资转让是指将公司不再使用但仍有一定价值的物资转让给其他单位或个人。3.物资出售是指将公司不再使用且无转让价值的物资出售给废品回收公司或其他相关单位。4.物资捐赠是指将公司不再使用且无转让价值的物资捐赠给社会公益组织或其他相关单位。（二）处置程序1.物资报废使用部门应填写物资报废申请表，详细说明物资报废原因、规格、型号、数量等信息，并提交相关证明材料。归口管理部门对物资报废申请表进行审核，审核通过后报公司领导审批。经公司领导审批同意后，仓储部门对报废物资进行清理和登记，并按照规定的程序进行处置。2.物资转让使用部门应填写物资转让申请表，详细说明物资转让原因、规格、型号、数量、转让价格等信息，并提交相关证明材料。归口管理部门对物资转让申请表进行审核，审核通过后报公司领导审批。经公司领导审批同意后，采购部门负责寻找受让方，并按照规定的程序签订转让合同。3.物资出售使用部门应填写物资出售申请表，详细说明物资出售原因、规格、型号、数量、出售价格等信息，并提交相关证明材料。归口管理部门对物资出售申请表进行审核，审核通过后报公司领导审批。经公司领导审批同意后，采购部门负责寻找收购方，并按照规定的程序签订出售合同。4.物资捐赠使用部门应填写物资捐赠申请表，详细说明物资捐赠原因、规格、型号、数量、捐赠对象等信息，并提交相关证明材料。归口管理部门对物资捐赠申请表进行审核，审核通过后报公司领导审批。经公司领导审批同意后，采购部门负责办理物资捐赠手续，并将捐赠物资交付给受赠方。（三）处置监督1.归口管理部门应加强对物资处置过程的监督，确保物资处置合法合规。2.财务部门应加强对物资处置收入的核算与管理，确保处置收入及时足额入账。3.审计部门应定期对公司物资处置情况进行审计，发现问题及时提出审计意见和建议。八、信息化管理（一）物资管理信息系统建设公司应建立物资管理信息系统，实现物资采购、存储、使用、处置等环节的信息化管理。1.物资管理信息系统应涵盖物资基础信息管理、采购管理、仓储管理、使用管理、处置管理、报表统计等功能模块，为物资管理提供全面、准确、及时的信息支持。2.物资管理信息系统应与公司财务系统、人力资源系统等其他系统进行集成，实现数据共享和业务协同。（二）信息维护与更新1.归口管理部门应指定专人负责物资管理信息系统的维护