关于办公耗材管理办法

关于办公耗材管理办法一、总则（一）目的为加强公司办公耗材的管理，规范办公耗材的采购、使用、库存等环节，降低办公成本，提高工作效率，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门办公耗材的管理。（三）基本原则1.按需采购原则：根据工作实际需要，合理安排办公耗材的采购，避免浪费。2.成本控制原则：在保证办公需求的前提下，尽量降低办公耗材的采购成本和使用成本。3.规范管理原则：建立健全办公耗材管理制度，规范采购、使用、库存等流程，确保管理工作的规范化、科学化。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定办公耗材管理办法，并监督执行。2.汇总各部门办公耗材需求计划，统一编制年度、月度采购计划。3.负责办公耗材的采购工作，选择合格的供应商，签订采购合同。4.负责办公耗材的验收入库、保管、发放等工作。5.定期对办公耗材的库存进行盘点，确保账实相符。（二）各部门1.负责本部门办公耗材需求计划的编制，并及时提交给行政部门。2.严格按照规定使用办公耗材，不得浪费。3.配合行政部门做好办公耗材的盘点工作。（三）财务部门1.负责审核办公耗材采购费用的报销，确保费用支出的合理性。2.对办公耗材的成本进行核算和分析，为成本控制提供数据支持。三、采购管理（一）需求计划1.各部门应根据工作实际需要，每月末填写《办公耗材需求计划表》，详细列出所需办公耗材的名称、规格、型号、数量等信息，并提交给行政部门。2.行政部门对各部门提交的需求计划进行汇总、审核，结合库存情况，编制年度、月度办公耗材采购计划。（二）供应商选择1.行政部门应通过招标、询价、谈判等方式，选择合格的办公耗材供应商。供应商应具备以下条件：具有合法的营业执照和相关经营资质。信誉良好，无不良记录。产品质量符合国家标准或行业标准。价格合理，能够提供优质的售后服务。2.行政部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、产品价格、供货质量等情况，并定期对供应商进行评估和考核。（三）采购流程1.行政部门根据采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确办公耗材的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点等内容。2.供应商收到采购订单后，应按照订单要求及时组织生产和发货，并将发货凭证发送给行政部门。3.行政部门在收到办公耗材后，应及时组织验收。验收内容包括办公耗材的数量、规格、型号、质量等是否符合采购订单要求。如发现问题，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。4.验收合格后，行政部门应办理入库手续，并填写《办公耗材入库单》。入库单应注明办公耗材的名称、规格、型号、数量、入库日期等信息。四、库存管理（一）仓库设置1.公司应设立专门的办公耗材仓库，用于存放办公耗材。仓库应保持干燥、通风、整洁，确保办公耗材的质量不受影响。2.仓库应划分不同的区域，分别存放不同种类、规格、型号的办公耗材，并设置明显的标识牌。（二）入库管理1.办公耗材到货后，仓库管理人员应根据《办公耗材入库单》对办公耗材进行验收。验收合格后，将办公耗材放入相应的仓库区域，并在入库单上签字确认。2.仓库管理人员应及时将入库信息录入库存管理系统，确保库存数据的准确性。（三）出库管理1.各部门因工作需要领用办公耗材时，应填写《办公耗材领用申请表》，注明办公耗材的名称、规格、型号、数量、领用用途等信息，并提交给部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，将申请表提交给行政部门。行政部门根据申请表发放办公耗材，并填写《办公耗材出库单》。出库单应注明办公耗材的名称、规格、型号、数量、出库日期、领用部门等信息。3.仓库管理人员应根据出库单及时办理出库手续，并在库存管理系统中更新库存数据。（四）库存盘点1.仓库管理人员应定期对办公耗材进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次。2.盘点结束后，仓库管理人员应编制《办公耗材盘点表》，详细记录办公耗材的实际库存数量、规格、型号等信息，并与库存管理系统中的数据进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。3.行政部门应定期对库存盘点情况进行检查和分析，及时发现库存管理中存在的问题，并采取相应的措施进行改进。五、使用管理（一）使用原则1.各部门应严格按照规定使用办公耗材，不得浪费。2.办公耗材应专物专用，不得挪作他用。（二）节约措施1.提倡双面打印、复印，减少纸张浪费。2.合理设置打印机、复印机等设备的打印、复印参数，避免过度消耗墨粉、纸张等耗材。3.对于可重复使用的办公耗材，如文件夹、档案袋等，应妥善保管，循环使用。（三）监督检查1.行政部门应定期对各部门办公耗材的使用情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对于浪费办公耗材的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。六、报废管理（一）报废条件1.办公耗材已超过使用期限，无法正常使用。2.办公耗材因损坏、丢失等原因，无法修复或找回。3.办公耗材已不符合公司的使用要求，需要更新换代。（二）报废流程1.各部门发现办公耗材需要报废时，应填写《办公耗材报废申请表》，注明办公耗材的名称、规格、型号、数量、报废原因等信息，并提交给行政部门。2.行政部门对各部门提交的报废申请进行审核，审核通过后，组织相关人员对报废办公耗材进行鉴定和处理。3.对于可回收利用的报废办公耗材，应进行回收处理；对于不可回收利用的报废办