办公耗材采购管理办法

办公耗材采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司办公耗材采购管理，规范采购行为，降低采购成本，提高采购效率，确保办公耗材质量，满足公司日常办公需求，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门办公耗材的采购管理活动，包括但不限于办公用品、打印耗材、电脑周边设备等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：在保证办公耗材质量的前提下，通过科学管理和合理采购，降低采购成本，提高资金使用效益。3.公正性原则：采购过程应公开、公平、公正，维护公司利益，杜绝不正当交易。4.及时性原则：根据公司办公需求，及时采购办公耗材，确保供应不影响正常工作。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立采购管理委员会，负责审议和决策重大采购事项。采购管理委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人组成。其职责包括：1.制定和修订公司采购政策与战略。2.审议年度采购预算和采购计划。3.审批重大采购项目的采购方案、供应商选择等事项。4.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为办公耗材采购的执行部门。采购部的职责如下：1.贯彻执行公司采购政策和相关制度，负责办公耗材采购的具体实施。2.根据公司各部门需求，编制采购计划，经审批后组织采购活动。3.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，进行供应商评估和管理。4.负责采购合同的起草、签订、履行和管理，跟踪采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。5.负责采购成本的控制和分析，定期向上级汇报采购工作情况。6.配合公司内部审计等部门对采购活动进行监督和检查，及时整改存在的问题。（三）需求部门各部门为办公耗材的需求部门，负责根据本部门实际工作需要，提出办公耗材的采购申请，并配合采购部进行采购工作。其职责包括：1.准确预测本部门办公耗材的需求，及时向采购部提交采购申请。2.参与采购过程中的供应商选择、样品确认等工作，提供专业意见。3.负责验收所采购的办公耗材，对质量、数量等进行核对，发现问题及时反馈给采购部。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据办公耗材的库存情况和实际需求，填写《办公耗材采购申请表》，详细注明所需办公耗材的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等信息。2.《办公耗材采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购计划编制采购部收到各部门的采购申请后，进行汇总整理，并结合库存情况，编制月度采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、采购时间、预计采购金额等内容。采购计划经采购部负责人审核后，报公司分管领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行初步筛选，确定潜在供应商名单。采购部组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等情况。根据考察结果，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证书、产品报价、合作历史等内容。2.供应商评估采购部定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、环保要求等方面。采用定量与定性相结合的评估方法，对供应商进行打分，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为不合格的供应商，采购部应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应停止与其合作。3.供应商选择根据采购计划和供应商评估结果，采购部选择合适的供应商进行采购。对于金额较大、技术复杂的采购项目，应采用招标、竞争性谈判、询价等采购方式，选择最优供应商。采购部与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（四）采购实施1.采购部根据采购合同，向供应商发送采购订单，明确采购物品的名称、规格、型号、数量、交货时间、交货地点等要求。2.供应商收到采购订单后，应按照订单要求及时组织生产和发货，并将发货信息反馈给采购部。3.采购部跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，解决采购过程中出现的问题，确保按时、按质、按量完成采购任务。（五）验收与入库1.办公耗材到货后，采购部应及时通知需求部门进行验收。2.需求部门组织相关人员按照采购合同和验收标准对办公耗材的质量、数量、规格、型号等进行验收。3.验收合格的办公耗材，由需求部门在《办公耗材验收单》上签字确认，并办理入库手续。入库时，仓库管理人员应根据验收单和实际到货情况，填写《办公耗材入库单》，注明办公耗材的名称、规格、型号、数量、入库时间等信息。4.验收不合格的办公耗材，需求部门应及时通知采购部，采购部负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（六）付款1.采购部根据采购合同和验收情况，填写《办公耗材付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，经采购部负责人审核签字后，报公司财务部门审批。2.财务部门对《办公耗材付款申请表》及相关凭证进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部会同财务部门，根据公司年度工作计划和办公耗材的历史使用情况，编制年度办公耗材采购预算。2.年度办公耗材采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报公司采购管理委员会审议批准。3.在年度预算执行过程中，采购部可根据实际情况，对月度采购计划进行调整，但调整后的月度采购计划累计金额不得超过年度采购预算。（二）预算执行与控制1.采购部应严格按照批准的采购预算执行采购任务，控制采购成本，确保采购金额不超过预算。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控，定期对采购支出进行统计和分析，发现预算执行偏差较大时，及时向采购部反馈，并协助采购部采取措施进行调整。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对办公耗材采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场动态，及时了解办公耗材的价格波动情况，合理安排采购时间和采购数量，降低市场价格波动对采购成本的影响。与供应商建立长期稳定的合作关系，争取更有利的采购价格和条款。2.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，确保供应商的稳定性和可靠性。建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，保证办公耗材的正常供应。3.质量风险应对严格把控采购质量，在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强验收环节的管理，确保所采购的办公耗材符合质量要求。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对出现质量问题的办公耗材，及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。4.合同风险应对加强采购合同管理，签订规范、详细的采购合同，明确双方的权利和义务，避免合同纠纷。对采购合同进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益要求。跟踪采购合同的履行情况，及时处理合同变更、违约等问题。5.付款风险应对严格按照采购合同约定的付款方式和付款时间办理付款手续，避免逾期付款给公司带来不必要的损失。加强对供应商的信用管理，对信用状况不佳的供应商，采取相应的风险防范措施，如要求提供担保、缩短付款期限等。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对办公耗材采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制情况等。2.采购部应定期向公司采购管理委员会汇报办