公司文件存档管理办法

公司文件存档管理办法一、总则（一）目的为加强公司文件存档管理，确保文件的完整性、准确性和安全性，便于文件的查阅、利用和追溯，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类文件的存档管理。（三）基本原则1.集中统一原则：公司文件由专门的档案管理部门集中统一管理，确保文件管理的规范性和一致性。2.分类管理原则：按照文件的来源、内容、形式等进行分类，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保文件不泄露、不丢失、不损坏。4.便于利用原则：优化文件存档管理流程，提高文件查阅效率，满足公司各项工作对文件的需求。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。2.业务文件：与公司业务活动相关的合同、协议、项目文档、业务报表等。3.财务文件：财务预算、决算、审计报告、财务凭证等。4.人事文件：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。5.技术文件：技术研发资料、产品图纸、工艺文件、技术标准等。6.其他文件：不属于上述分类的其他文件，如会议纪要、活动记录、宣传资料等。（二）文件编号1.文件编号采用“年份+部门代码+类别代码+顺序号”的格式。2.年份：用四位数字表示文件形成的年份。3.部门代码：根据公司部门设置，为每个部门分配一个两位代码。4.类别代码：根据文件分类，为每类文件分配一个两位代码。5.顺序号：按照文件形成的先后顺序，为每份文件分配一个四位顺序号。例如：202301010001，表示2023年行政部形成的第一份行政文件。三、文件形成与收集（一）文件形成要求1.文件内容应真实、准确、完整，符合法律法规和行业标准的要求。2.文件格式应规范统一，便于存档和查阅。3.文件签署应齐全，确保文件的有效性。（二）文件收集职责1.各部门负责本部门文件的形成和收集工作，并指定专人负责文件的整理和移交。2.文件形成部门应在文件办理完毕后及时将文件收集齐全，进行初步整理，确保文件的完整性和准确性。3.涉及多个部门的文件，由主办部门负责收集，并协调相关部门提供文件资料。（三）文件收集时间1.日常工作中形成的文件，应在文件办理完毕后的[X]个工作日内收集整理。2.重要会议、活动形成的文件，应在会议结束或活动完成后的[X]个工作日内收集整理。3.项目文件应按照项目进度及时收集整理，确保文件与项目进展同步。四、文件整理与归档（一）文件整理1.收集到的文件应进行分类、编号、装订等整理工作。2.对文件进行排序，确保文件顺序合理，便于查阅。3.去除文件中的金属物，如订书钉、回形针等，防止损坏文件。4.对于破损、褪色的文件，应进行修复或复制，确保文件的可读性。（二）文件归档1.文件整理完毕后，应及时移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应对移交的文件进行审核，确保文件符合归档要求。3.审核通过的文件应按照分类编号顺序进行存放，建立档案目录，便于查找和利用。4.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行存储，并建立电子档案索引，确保电子文件的可检索性。五、文件查阅与借阅（一）文件查阅1.公司内部员工因工作需要查阅文件的，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等。2.《文件查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供文件查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅文件时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将文件带出。5.查阅人员应爱护文件，不得在文件上涂改、标记、污损。（二）文件借阅1.公司外部单位或个人因工作需要借阅公司文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅目的、借阅期限等。2.《文件借阅申请表》经公司分管领导签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供文件借阅服务，并与借阅人签订《文件借阅协议》，明确双方的权利和义务。4.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借、复印、泄露文件内容。6.借阅期满后，借阅人应及时归还文件，档案管理部门应对归还的文件进行检查，如发现文件有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。六、文件保管与维护（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好。2.库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保文件的安全。3.库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间。（二）保管期限1.文件的保管期限根据文件的性质、重要程度等因素确定，分为永久、长期和短期。2.永久保管的文件包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、重要合同协议等。3.长期保管的文件包括公司年度工作计划、总结、财务报表等，保管期限为[X]年。4.短期保管的文件包括一般性通知、报告、业务报表等，保管期限为[X]年。（三）文件维护1.档案管理部门应定期对文件进行检查，发现问题及时处理。2.对于纸质文件，应定期进行清点、核对，确保文件的完整性和准确性。3.对于电子文件，应定期进行备份，防止数据丢失。4.对损坏、褪色的文件，应及时进行修复或复制。七、文件销毁（一）销毁范围1.已到保管期限且无保存价值的文件。2.因工作失误、重复形成等原因不再需要的文件。3.涉及公司机密且已解密的文件。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对拟销毁的文件进行清理，编制《文件销毁清单》，注明文件的名称、编号、形成时间、保管期限等。2.《文件销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，提交公司分管领导审批。3.经审批同意销毁的文件，由档案管理部门指定专人负责销毁。4.销毁文件时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保文件内容无法恢复。5.销毁过程应进行记录，参与销毁的人员应在《文件销毁记录》上签字确认。八、监督与考核（一）监督检查1.公司设立文件存档管理监督小组，定期对各部门文件存档管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括文件的形成、收集、整理、归档、查阅、借阅、保管、销毁等环节。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.将文件存档管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关人员进行考核评价。2.考核评价指标包括文件归档及时率、文件查阅利用