招标成本控制管理办法

招标成本控制管理办法一、总则（一）目的为加强公司招标成本控制管理，规范招标活动流程，提高资金使用效益，确保公司各项招标工作合法、合规、高效进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有招标项目，包括但不限于工程建设、货物采购、服务外包等各类招标活动。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保招标活动合法合规。2.成本效益原则：在保证招标质量的前提下，有效控制招标成本，实现经济效益最大化。3.公开公平公正原则：招标过程应公开透明，对所有潜在投标人一视同仁，确保公平竞争，公正评标。4.全过程控制原则：对招标活动的各个环节进行全面、细致的成本控制，确保成本控制贯穿始终。二、职责分工（一）招标管理部门1.负责制定和完善招标管理制度、流程及相关文件。2.组织实施招标活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标、评标等。3.对招标过程进行监督和管理，确保招标活动符合规定要求。4.负责与潜在投标人、评标专家等相关方的沟通协调工作。（二）需求部门1.提出招标项目需求，明确项目技术规格、质量标准、服务要求等。2.协助招标管理部门编制招标文件，提供必要的技术支持和商务条款建议。3.参与开标、评标等环节，对投标文件进行评审，提出意见和建议。4.负责与中标单位签订合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。（三）财务部门1.参与招标项目预算编制，提供财务方面的意见和建议。2.负责审核招标文件中的商务条款，确保财务条款合理、合规。3.对招标项目的资金使用情况进行监督和管理，确保资金安全、合理使用。4.参与评标工作，对投标报价的合理性进行评估。（四）法务部门1.审查招标文件、合同等法律文件，确保其合法合规。2.为招标活动提供法律咨询和法律支持，处理招标过程中的法律纠纷。3.对招标活动的合法性进行监督，确保招标活动符合法律法规要求。三、招标前期准备（一）项目立项1.需求部门根据公司业务发展需要，提出招标项目立项申请，详细说明项目背景、目标、内容、预算等。2.立项申请经公司相关领导审批通过后，方可开展后续招标工作。（二）需求调研1.招标管理部门组织需求部门、技术部门等相关人员进行需求调研，深入了解项目需求，明确技术规格、质量标准、服务要求等。2.需求调研应形成详细的调研报告，作为编制招标文件的依据。（三）预算编制1.需求部门根据需求调研结果，结合市场行情和历史数据，编制招标项目预算。2.预算编制应包括项目所需的各项费用，如设备采购费、工程建设费、服务外包费、招标代理费等，并进行详细的费用分析和说明。3.财务部门对预算进行审核，确保预算合理、合规，并提出审核意见。（四）招标文件编制1.招标管理部门根据需求调研和预算编制结果，组织编制招标文件。2.招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保招标文件内容完整、准确、清晰。3.招标文件中的技术规格应明确、具体，符合项目实际需求；商务条款应合理、合规，具有可操作性；评标标准应科学、公正，能够客观评价投标人的综合实力。4.招标文件编制完成后，应组织相关部门进行审核，确保招标文件符合法律法规和公司要求。审核通过后的招标文件方可发布。四、招标过程管理（一）招标公告发布1.招标管理部门根据招标文件内容，选择合适的媒体发布招标公告。招标公告应包括招标项目名称、内容、要求、报名时间、地点、联系方式等信息。2.招标公告发布时间应符合相关法律法规要求，确保潜在投标人有足够的时间准备投标文件。（二）资格预审1.对潜在投标人进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩、信誉等情况，确保其具备承担招标项目的能力和条件。2.资格预审文件应明确资格预审标准和方法，确保资格预审过程公平、公正、公开。3.资格预审结果应及时通知潜在投标人，并向合格投标人发售招标文件。（三）招标文件发售1.向通过资格预审的潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件工本费。2.招标文件发售过程中，应向潜在投标人提供必要的文件解释和答疑服务，确保潜在投标人对招标文件内容理解清楚。（四）投标文件接收1.按照招标文件规定的时间和地点接收投标文件，并进行登记和编号。2.接收投标文件时，应检查投标文件的密封情况，确保投标文件在开标前未被拆封。（五）开标1.按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，邀请所有投标人参加。2.开标会议由招标管理部门主持，宣布开标纪律，介绍参会人员，公布投标文件的密封情况。3.当众开标，宣读投标人名称、投标报价、工期、质量标准等主要内容，并记录在案。（六）评标1.组建评标委员会，评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。4.评标委员会应客观、公正地履行职责，遵守职业道德，对所提出的评审意见承担个人责任。（七）中标候选人公示1.评标结束后，招标管理部门将中标候选人名单进行公示，公示期不得少于三个工作日。2.公示期间，如有投标人对中标候选人提出异议，招标管理部门应及时进行调查核实，并将处理结果告知相关投标人。（八）定标1.根据评标委员会推荐的中标候选人名单，招标人确定中标人。2.招标人应在中标候选人公示期满后，向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。3.中标通知书对招标人和中标人具有法律效力，中标人应按照中标通知书要求与招标人签订合同。五、合同签订与执行（一）合同签订1.中标人确定后，招标管理部门组织需求部门与中标人进行合同谈判，协商合同条款。2.合同条款应符合招标文件和中标人的投标文件要求，明确双方的权利和义务、项目内容、价格、工期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.合同谈判达成一致后，由法务部门对合同进行审查，确保合同合法合规。审查通过后的合同由双方签字盖章生效。（二）合同执行1.需求部门负责合同的执行，按照合同约定及时向中标人支付款项，并对合同执行情况进行跟踪和监督。2.中标人应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量完成项目任务。如遇特殊情况需要变更合同内容，应及时与招标人协商，并签订书面补充协议。3.财务部门负责对合同款项的支付进行审核和监督，确保资金支付符合合同约定和公司财务制度。六、招标成本控制措施（一）优化招标流程1.对招标流程进行梳理和优化，减少不必要的环节和手续，提高工作效率，降低招标成本。2.采用信息化手段，实现招标文件编制、发布、报名、投标、开标、评标等环节的电子化管理，提高工作效率，降低管理成本。（二）合理确定招标范围1.根据项目实际需求，合理确定招标范围，避免过度招标或招标范围过小导致的成本增加。2.在招标前对项目进行充分的调研和分析，明确项目的核心需求和关键环节，确保招标范围准确合理。（三）严格控制招标文件编制成本1.招标文件编制应简洁明了，避免繁琐复杂的条款和要求，减少投标人的编制成本和招标人的审查成本。2.对招标文件中的技术规格、商务条款等内容进行严格审核，确保其合理、合规、具有可操作性，避免因文件内容不合理导致的后期变更和成本增加。（四）加强评标管理1.合理确定评标标准和方法，确保评标过程公平、公正、公开，选择性价比高的中标候选人。2.加强对评标专家的管理和监督，要求评标专家严格按照评标标准和方法进行评审，避免评标过程中的人为因素影响评标结果。（五）强化合同管理1.在合同谈判和签订过程中，严格审查合同条款，确保合同价格合理、付款方式明确、违约责任清晰，避免后期合同执行过程中的纠纷和成本增加。2.加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同执行过程中的问题，确保合同顺利履行，降低违约成本。七、监督与考核（一）监督机制1.建立健全招标成本控制监督机制，加强对招标活动全过程的监督检查。2.招标管理部门应定期对招标项目进行自查，及时发现和纠正招标过程中的问题。3.公司内部审计部门应对招标项目进行定期审计，重点审查招标程序的合法性、合规性，招标成本的控制情况等。（二）考核制度1.制定招标成本控制考核制度，对招标管理部门、需求部门、财务部门等相关部门在招标成本控制方面的工作进行考核评价。2.考核指