快餐公司合同章使用范围明确界定制度

快餐公司合同章使用范围明确界定制度

一、总则1.目的为加强公司合同章的管理，明确合同章的使用范围，规范合同签订行为，保障公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于快餐公司全体员工以及涉及公司合同签订的相关客户。3.基本原则-合法性原则：合同章的使用必须符合国家法律法规和公司规定，确保合同的法律效力。-授权原则：严格按照授权范围使用合同章，未经授权任何人不得擅自使用。-审慎原则：在使用合同章前，应对合同内容进行严格审核，确保合同条款清晰、权利义务明确、风险可控。-记录原则：对合同章的使用情况进行详细记录，便于追溯和管理。4.企业文化体现公司秉持“高效、品质、关怀”的企业文化，在合同章使用过程中，也要注重维护公司形象，以诚信、负责的态度对待每一份合同，为客户提供优质服务，确保合作的顺利进行。同时，合同章的使用应符合公司“让美味与便捷同行，传递快乐与温暖”的经营理念，促进公司的长期发展。二、组织架构与职责划分1.管理层-总经理：作为公司最高决策层，负责对涉及重大合同使用合同章的最终审批。对于影响公司战略发展、重大经济利益的合同，总经理应全面评估风险与收益，确保合同的签订符合公司整体利益。-副总经理：协助总经理工作，负责分管业务领域内合同章使用的审核。对相关业务合同的条款、交易对手等进行审查，提出专业意见，保障合同的可行性和安全性。2.法务部门-法务专员：负责对合同文本进行法律审查，确保合同内容符合法律法规要求，避免潜在法律风险。对合同条款的合法性、完整性、有效性进行细致审核，提出修改建议，并对合同章使用的合规性进行监督。-合同章保管人：负责合同章的日常保管，严格按照规定的流程和审批手续使用合同章。确保合同章的安全存放，防止丢失、被盗用等情况发生，并做好合同章使用登记工作。3.业务部门-业务经理：负责本部门业务合同的起草、申报。对合同的业务内容、交易条件等负责，确保合同符合业务实际需求，并按照规定程序提交审核和用章申请。-业务人员：协助业务经理开展工作，参与合同的前期洽谈、资料收集等工作，确保合同信息的准确和完整。三、管理流程1.合同起草-业务部门根据业务需求起草合同文本，明确合同双方的权利义务、服务内容、价格、交付方式、违约责任等核心条款。合同文本应使用规范的语言，确保表述清晰、准确，避免产生歧义。-在起草过程中，业务人员应充分考虑公司的利益和风险，参考以往类似合同案例，并与法务部门保持沟通，获取专业的法律意见。2.合同审核-部门初审：业务部门起草完成合同后，由业务经理进行初审。业务经理应重点审核合同与业务的匹配性、条款的合理性以及是否符合公司业务政策等。对合同中的重要条款和风险点进行标注，提出修改意见。-法务审核：经业务部门初审通过的合同，提交法务部门进行法律审核。法务专员从法律专业角度对合同条款进行审查，包括合同的合法性、合规性、有效性等方面。对存在法律风险的条款提出修改建议，必要时组织相关部门进行讨论。-管理层审批：对于涉及金额较大、业务复杂或对公司有重大影响的合同，在法务审核通过后，需提交管理层审批。总经理或副总经理根据公司战略、经营目标等进行综合评估，做出审批决定。3.用章申请-合同经审核通过后，由业务部门填写《合同章使用申请表》，详细注明合同名称、编号、签订双方、合同金额、用章原因等信息，并附上审核通过的合同文本。-《合同章使用申请表》经业务部门负责人签字确认后，提交至合同章保管人。4.合同盖章-合同章保管人收到《合同章使用申请表》后，再次核对申请信息与合同文本是否一致，审核审批流程是否完整。确认无误后，在合同指定位置加盖合同章，并在《合同章使用登记表》上记录用章日期、合同名称、编号、用章人等信息。-盖章过程应确保印章清晰、完整，位置准确。对于多页合同，应加盖骑缝章，以保证合同的完整性和真实性。5.合同存档-盖章后的合同原件由业务部门负责归档保存，同时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、法务部门等，以便各部门履行相应职责。合同档案应按照类别、时间等进行分类管理，便于查询和查阅。-保存期限按照公司档案管理制度执行，一般情况下，重要合同应保存至少十年，以满足可能的审计、查询等需求。四、权利与义务1.员工权利-知情权：员工有权了解公司合同章使用的相关制度和流程，对于涉及自身业务的合同用章情况有知情权。公司应通过培训、内部文件等方式，确保员工能够获取相关信息。-建议权：员工在发现合同章使用过程中存在问题或有改进建议时，有权向相关部门提出。公司应建立相应的反馈机制，对员工的建议进行认真对待和评估，合理的建议应及时采纳。2.员工义务-遵守制度：全体员工必须严格遵守本制度的规定，不得擅自超越权限使用合同章，不得伪造、篡改合同内容或用章记录。-协助审核：在合同起草、审核过程中，员工应积极配合法务部门和其他相关部门的工作，提供准确、完整的信息，确保合同的质量和合法性。-保密义务：对于在合同签订和履行过程中知悉的公司商业秘密、客户信息等，员工负有严格的保密义务，不得泄露给任何第三方。3.客户权利-了解合同条款：客户有权要求公司对合同条款进行详细解释，确保其充分理解合同的内容、权利义务以及可能产生的风险。-监督用章：客户有权监督公司合同章的使用情况，确保合同的签订符合规定程序，保障自身合法权益。4.客户义务-提供真实信息：客户在与公司签订合同过程中，应向公司提供真实、准确的信息，不得隐瞒重要事实或提供虚假资料。-履行合同义务：客户应按照合同约定履行自身义务，如按时支付款项、提供必要的协助等，确保合同的顺利履行。五、监督与奖惩机制1.监督机制-内部审计：公司内部审计部门定期对合同章的使用情况进行审计，检查合同章使用是否符合制度规定，审批流程是否完整，用章记录是否准确等。对于审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。-法务监督：法务部门对合同章使用的合法性进行全程监督，对重大合同的签订过程进行参与和指导，确保公司在合同签订过程中遵守法律法规。如发现存在法律风险的行为，应及时制止并提出处理建议。-员工监督：鼓励员工对合同章使用过程中的违规行为进行监督和举报。公司应建立举报渠道，对举报信息进行保密和及时处理，并对查证属实的举报给予举报人一定的奖励。2.奖励机制-优秀贡献奖：对于在合同签订过程中，严格遵守制度，为公司避免重大法律风险或带来显著经济效益的员工，给予表彰和奖励。奖励形式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。-创新建议奖：对于提出关于合同章管理或合同签订流程优化的合理建议，并被公司采纳后取得良好效果的员工，给予适当奖励，以鼓励员工积极参与公司管理。3.惩罚机制-轻微违规：对于首次违反合同章使用制度，但情节较轻，未给公司造成实际损失的员工，给予警告处分，并进行相关制度的再培训。-中度违规：对于多次违规或违规行为导致公司面临一定风险或损失的员工，视情节轻重给予罚款、降职、降薪等处罚。造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。-严重违规：对于严重违反合同章使用制度，如擅自使用合同章签订虚假合同、盗用合同章等行为，给公司造成重大经济损失或恶劣影响的，公司将依法解除劳动合同，并追究其法律责任。六、附则1.制度解释权本制度的解释权归快餐公司所有。公司有权根据国家法律法规和公司实际情况对