快餐公司采购比价评审流程管理规定

快餐公司采购比价评审流程管理规定

一、总则1.目的本规定旨在规范快餐公司采购比价评审流程，确保采购活动的公平、公正、公开，降低采购成本，提高采购质量，保障公司的利益，同时践行公司追求卓越、服务至上的企业文化。通过科学合理的比价评审流程，选拔出最符合公司需求的供应商，为公司提供稳定可靠的物资供应，提升公司在快餐市场的竞争力。2.适用范围本规定适用于快餐公司全体涉及采购活动的部门及员工，以及参与公司采购项目的所有供应商。3.基本原则-公平公正原则：对待所有参与比价的供应商一视同仁，评审过程和结果不受任何主观偏见或不当利益的影响。-公开透明原则：采购需求、评审标准、比价过程等关键信息应在一定范围内公开，确保供应商能够充分了解采购要求，监督评审过程。-质量优先原则：在保证采购物资和服务质量符合公司标准的前提下，综合考虑价格因素，不以牺牲质量为代价追求低价。-效益原则：采购活动应注重经济效益，通过合理的比价评审，降低采购成本，提高公司的整体运营效益。同时，也要关注社会效益，选择具有良好社会声誉和环保意识的供应商，践行公司的社会责任。二、组织架构与职责划分1.采购比价评审小组-组成：由采购部门负责人担任组长，成员包括财务部门代表、质量控制部门代表、使用部门代表等。根据采购项目的特殊需求，可临时邀请相关专业技术人员或外部专家加入。-职责：负责制定采购比价评审方案，确定评审标准和方法；对参与比价的供应商进行资格审查；组织实施比价评审工作，对供应商的报价、质量、服务等方面进行综合评估；确定中标供应商，并向公司管理层提交评审报告。2.采购部门-职责：负责收集采购需求，编制采购计划；寻找、筛选和邀请合格的供应商参与比价；组织供应商进行报价，并整理报价文件；协助采购比价评审小组开展评审工作；负责与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。3.财务部门-职责：参与制定采购比价评审方案，提供财务专业意见；对供应商的报价进行财务分析，评估其合理性；审查采购合同的财务条款，防范财务风险。4.质量控制部门-职责：参与制定采购比价评审方案，明确采购物资和服务的质量标准；对供应商提供的样品或产品进行质量检验和测试；在评审过程中，对供应商的质量保证能力进行评估。5.使用部门-职责：提出采购需求，明确采购物资和服务的功能、性能等要求；参与供应商的选择和评审工作，从使用角度对供应商的产品和服务进行评价；负责对采购物资的验收工作，确保其符合使用要求。三、管理流程1.采购需求提出-使用部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、使用时间等信息，并提交给采购部门。-采购部门对使用部门提交的采购需求进行审核，确认需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证，确保采购需求与公司的战略目标和预算安排相符合。2.供应商选择与邀请-采购部门根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在的供应商，如供应商数据库、行业展会、网络搜索、供应商推荐等。-对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、质量保证体系等方面的情况，确定符合基本要求的供应商名单。-向符合要求的供应商发出《采购比价邀请函》，详细说明采购项目的内容、要求、报价截止时间、评审时间等信息，并提供必要的采购文件和资料。3.报价接收与整理-供应商在规定的报价截止时间前，将报价文件密封送达采购部门。报价文件应包括报价单、产品说明书、质量保证承诺、售后服务方案等相关资料。-采购部门对收到的报价文件进行签收和登记，检查报价文件的完整性和密封性。对于不符合要求的报价文件，采购部门应及时通知供应商进行补充或修正。-采购部门对报价文件进行整理和分类，将供应商的报价及相关信息进行汇总，形成《采购比价汇总表》，为后续的评审工作做好准备。4.比价评审-采购比价评审小组根据采购项目的特点和要求，制定具体的评审方案，明确评审标准和方法。评审标准应包括价格、质量、交货期、售后服务、供应商信誉等方面的内容，且应具有可量化和可操作性。-评审小组对供应商的报价文件进行详细审查，按照评审标准对供应商的各项指标进行打分或评价。在评审过程中，评审小组可要求供应商对报价文件中的内容进行澄清或说明。-评审小组根据评审结果，对供应商进行综合排序，推荐得分最高的供应商作为中标候选人。如出现得分相同的情况，评审小组应根据价格、质量等关键因素进行进一步的比较和分析，确定中标候选人。5.中标确定与公示-采购比价评审小组将评审报告提交给公司管理层审批。公司管理层根据评审报告，确定最终的中标供应商。-采购部门将中标结果以书面形式通知中标供应商和未中标供应商。同时，在公司内部进行中标公示，公示期不少于[X]个工作日，接受公司员工的监督。6.合同签订与执行-采购部门与中标供应商就采购合同的条款进行协商，达成一致后签订正式的采购合同。合同应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。-采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。质量控制部门和使用部门按照合同要求对采购物资进行验收，确保物资的质量和数量符合要求。四、权利与义务1.供应商权利与义务-权利：有权获取准确、完整的采购信息，包括采购需求、评审标准等；在报价截止时间前，有权对报价文件进行修改和补充；对评审结果有异议的，有权在规定时间内提出质疑和申诉。-义务：按照《采购比价邀请函》的要求，按时、准确地提交报价文件；提供真实、有效的资质证明文件和产品信息；遵守评审过程中的各项规定和纪律，不得采取不正当手段干扰评审工作；中标后，按照采购合同的要求履行义务，提供合格的物资和服务。2.公司员工权利与义务-权利：有权对采购活动提出意见和建议；对采购过程中的违规行为，有权进行举报和监督。-义务：严格遵守公司的采购管理制度和相关规定，不得泄露采购信息和商业机密；积极配合采购部门和评审小组的工作，提供真实、准确的需求信息和专业意见；不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。五、监督与奖惩机制1.监督机制-公司设立专门的采购监督小组，负责对采购比价评审流程进行监督。监督小组由公司内部审计部门、纪检部门等人员组成，独立于采购部门和评审小组。-采购监督小组对采购活动的各个环节进行定期或不定期的检查，包括供应商选择、报价接收、评审过程、合同签订等，确保采购活动符合公司规定和法律法规的要求。-鼓励公司员工和供应商对采购过程中的违规行为进行举报。对于举报属实的，公司将给予举报人一定的奖励，并为举报人保密。2.奖励机制-对于在采购比价评审工作中表现突出的员工，如提出合理化建议并为公司节约采购成本、严格执行评审流程确保采购质量等，公司将给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。-对于长期与公司合作，提供优质产品和服务，价格合理，信誉良好的供应商，公司将给予一定的奖励，如增加采购份额、优先合作等。3.惩罚机制-对于在采购活动中违反公司规定和法律法规的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。-对于在采购过程中存在欺诈、串标、提供虚假材料等违规行为的供应商，公司将取消其参与公司采购项目的资格，并依法追究其法律责任。给公司造成损失的，供应商应承担赔偿责任。六、附则1.解释权本规定由公司采购部门负责解释。在执行过程中，如遇特殊情况或需要对规定进行调整，采购部门应及时向公司管理层汇报，并根据管理层的意见进行