企业档案协同管理办法

企业档案协同管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案管理，实现档案资源的有效整合与共享，提高档案管理效率和服务质量，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案协同管理工作。（三）基本原则1.统一领导原则：公司档案管理工作实行统一领导、分级管理。公司设立档案管理领导小组，负责统筹协调公司档案管理工作。2.集中管理原则：公司档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。3.协同合作原则：档案管理部门与各部门、各分支机构密切配合，协同开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。4.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保档案信息的安全与保密。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理办法，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作，并对档案进行数字化处理和存储。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案信息资源的共享和利用。4.指导、监督和检查各部门、各分支机构的档案管理工作，组织开展档案业务培训和考核。5.根据公司工作需要，提供档案查阅、借阅等服务，为公司各项决策和业务活动提供支持和保障。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类和归档工作，并定期向档案管理部门移交档案。2.明确本部门档案管理人员及其职责，配合档案管理部门开展档案管理工作。3.按照档案管理部门要求提供档案利用所需信息，并协助做好档案信息资源的开发利用工作。4.对本部门形成的电子文件进行规范管理，确保电子文件真实、完整、可用，并及时移交档案管理部门进行归档保存。（三）档案管理人员职责1.档案管理部门管理人员熟悉档案管理业务，掌握档案管理工作流程和方法，并不断学习和更新知识，提高业务水平。认真履行档案管理职责，并做好档案管理部门各项日常工作，包括档案整理、保管、统计、编研等工作；严格遵守档案管理工作纪律，确保档案安全保密。负责档案管理信息系统的维护和管理，及时处理系统运行过程中出现问题，并做好数据备份工作；积极推进档案数字化建设，提高档案管理信息化水平。加强与各部门沟通协调，定期开展档案业务指导和培训工作，提高公司整体档案管理水平；积极拓展档案利用渠道，为公司各项工作提供优质高效档案服务。2.各部门档案管理人员负责本部门档案的日常管理工作，包括档案收集、整理、分类、装订、编目等工作，并确保档案质量符合要求；按照档案管理部门规定时间和要求，及时将本部门档案移交档案管理部门。协助档案管理部门开展档案清查、盘点、鉴定等工作，并提供相关资料和信息；负责本部门电子文件管理工作，确保电子文件规范存储和有效利用，并及时将电子文件移交档案管理部门进行归档保存。为本部门人员提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪工作；积极配合档案管理部门开展档案信息化建设工作，提供相关数据和信息支持。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件材料，包括工商登记文件、公司章程、股东会议决议等。2.公司各项管理制度、规定、办法、标准等文件材料。3.公司各类会议记录、纪要、决议等文件材料。4.公司业务活动中形成的各类合同、协议、订单、项目文件等。5.公司财务会计报表、审计报告、税务资料等文件材料。6.公司人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等文件材料。7.公司固定资产档案、设备档案、物资档案等文件材料。8.公司对外宣传资料、广告策划方案、新闻报道等文件材料。9.公司与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等往来文件材料。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案收集范围，认真收集本部门形成的各类文件材料，并进行初步整理。3.对于重要文件材料，应及时进行备份，并妥善保管。4.各部门应定期将收集的档案移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，一般分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得对文件内容进行裁剪或涂改。四、档案保管与保护（一）档案保管场所1.公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，确保档案保管环境的安全与适宜。（二）档案保管方式1.档案应按照分类编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用档案盒或档案柜进行存放，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、题名等信息。3.对于电子档案，应进行备份存储，并采用安全可靠的存储设备和存储方式，确保电子档案的安全与完整。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。2.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的可读性和完整性。3.加强对档案库房的安全管理，严格限制非档案管理人员进入档案库房，防止档案丢失、损坏或泄密。4.按照国家有关规定，定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的保管期限合理、有效。五、档案利用与服务（一）档案利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理规定。2.服务大局原则：档案利用应围绕公司中心工作，为公司各项决策和业务活动提供支持和保障。3.方便快捷原则：档案利用应简化手续，提高效率，为利用者提供方便快捷的服务。4.安全保密原则：档案利用应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全与保密。（二）档案利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.公司外部单位因工作需要查阅、借阅档案，须经公司档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。（三）档案利用手续1.查阅档案：利用者应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门应在收到申请表后的[X]个工作日内予以答复，并安排专人负责提供查阅服务。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记薄上签字登记，并在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅档案：利用者如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅档案时，利用者应按照规定缴纳押金，并在档案借阅登记薄上签字登记。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅期满后，利用者应及时归还档案，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应按照规定追究利用者的责任。（四）档案信息开发与利用1.档案管理部门应积极开展档案信息开发与利用工作，通过编写档案参考资料、专题汇编、大事记等形式，为公司提供有价值的信息和决策依据。2.利用现代信息技术手段，对档案信息进行数字化处理和存储，建立档案信息数据库，实现档案信息资源的共享和利用。3.加强与公司内部各部门的沟通与协作，及时了解公司工作动态和需求，有针对性地开展档案信息开发与利用工作，为公司各项工作提供优质高效的服务。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案管理工作的信息化、规范化、标准化。2.实现档案信息资源的共享和利用，提高档案管理效率和服务质量。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全与保密。（二）建设内容1.档案管理信息系统建设：建立涵盖档案收集、整理、保管、利用等全过程的档案管理信息系统，实现档案管理业务的自动化处理和信息化管理。2.档案数字化建设：对公司现有档案进行数字化处理，建立档案数字化数据库，实现档案信息的快速检索和利用。3.档案信息安全体系建设：建立健全档案信息安全管理制度，加强档案信息安全技术防护，确保档案信息的安全与保密。（三）建设步骤1.规划阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、建设内容、建设步骤和保障措施等。2.实施阶段：按照档案信息化建设规划，组织实施档案管理信息系统建设、档案数字化建设和档案信息安全体系建设等工作。3.验收阶段：对档案信息化建设项目进行验收，确保项目建设达到预期目标。（四）运行与维护1.档案管理部门应指定专人负责档案管理信息系统的运行与维护工作，确保系统的正常运行。2.定期对档案管理信息系统进行备份，防止数据丢失。3.及时处理系统运行过程中出现的问题，确保系统的稳定性和可靠性。4.根据公司业务发展和档案管理工作需要，对档案管理信息系统进行升级和优化，提高系统的功能和性能。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合公司档案管理办法的要求。2.监督检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况，档案管理制度的执行情况，档案管理人员的履职情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立档案管理工