企业用车比价管理办法

企业用车比价管理办法一、总则（一）目的为规范企业用车采购行为，降低用车成本，提高资金使用效益，确保企业用车需求得到及时、高效、经济的满足，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于企业内部各部门因公务活动产生的用车需求，包括但不限于日常办公、业务拓展、会议接待等用车。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保用车比价管理活动合法合规。2.经济性原则：通过科学合理的比价流程，选择性价比最优的用车方案，降低企业用车成本。3.透明性原则：比价过程公开、公正、透明，接受企业内部监督。4.及时性原则：在满足用车需求的前提下，及时完成比价采购工作，避免影响正常业务开展。二、比价管理职责分工（一）用车需求部门1.负责根据实际工作需要，提前提交用车申请，明确用车时间、地点、事由、人数等详细信息。2.配合采购部门进行车辆信息收集、供应商沟通等工作，提供必要的协助。（二）采购部门1.制定用车比价采购计划，组织实施比价采购活动。2.收集、整理车辆供应商信息，建立供应商数据库，并定期更新。3.与供应商进行商务谈判，确定采购价格、服务条款等关键要素。4.负责签订用车采购合同，并跟踪合同执行情况。（三）财务部门1.参与用车比价管理工作，从财务角度提供专业意见和建议。2.审核用车采购费用报销凭证，确保费用支出合规、合理。3.对用车成本进行核算和分析，为企业决策提供财务数据支持。（四）审计部门1.对用车比价管理活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、公正性。2.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。三、比价管理流程（一）用车申请1.用车需求部门应提前[X]个工作日填写《企业用车申请表》，经部门负责人审批后提交至采购部门。2.《企业用车申请表》应详细注明用车信息，包括但不限于：用车日期、起止时间、出发地点、到达地点、用车事由、预计行驶里程、乘车人数等。（二）供应商选择与询价1.采购部门收到用车申请后，根据车辆需求情况，从供应商数据库中筛选出至少[X]家符合条件的供应商。2.向选定的供应商发送《企业用车询价函》，明确用车需求、服务要求、报价期限等内容。询价函应要求供应商提供详细的报价明细，包括车辆租赁费用、司机费用、燃油费、过路费、停车费等各项费用。3.供应商应在规定的报价期限内回复询价函，提供报价单及相关服务承诺。（三）比价与评估1.采购部门对各供应商的报价进行收集、整理和对比分析，综合考虑车辆类型、车况、服务质量、价格等因素，形成《企业用车比价评估报告》。2.《企业用车比价评估报告》应包括以下内容：各供应商报价明细及总价对比。车辆基本信息及车况描述。司机资质及服务评价。综合评估意见及推荐建议。3.采购部门组织用车需求部门、财务部门等相关人员对《企业用车比价评估报告》进行评审，根据评审意见确定最终的供应商。（四）合同签订1.采购部门与选定的供应商签订《企业用车服务合同》，明确双方的权利和义务。合同应包括以下主要条款：服务内容、车辆信息、服务期限。价格及付款方式。服务质量标准及违约责任。合同变更与解除条款。争议解决方式等。2.《企业用车服务合同》签订后，采购部门应及时将合同副本分发给用车需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）用车执行与费用结算1.用车需求部门按照合同约定使用车辆，司机应按照规定的时间、路线和要求提供服务。2.用车结束后，司机应填写《企业用车费用结算单》，经用车需求部门负责人签字确认后，提交至采购部门。3.采购部门审核《企业用车费用结算单》无误后，提交至财务部门办理费用结算手续。财务部门根据合同约定和实际用车情况，支付相应的费用给供应商。四、车辆选择标准（一）车辆类型根据用车需求和实际情况，合理选择车辆类型，包括但不限于轿车、商务车、中巴车、大巴车等。一般情况下：1.日常办公用车可选择轿车或商务车，以满足单人或多人出行需求。2.业务拓展、会议接待等活动用车，根据参与人数选择中巴车或大巴车。（二）车辆车况1.优先选择车况良好、性能稳定的车辆，确保行车安全。2.车辆应定期进行维护保养，具备有效的车辆行驶证、保险证等相关证件。3.车辆内饰应保持整洁、卫生，提供舒适的乘车环境。（三）司机资质1.司机应具备合法有效的驾驶证，准驾车型与所驾驶车辆相符。2.司机应具备一定的驾驶经验，熟悉本地路况，无重大交通事故记录。3.司机应具备良好的服务意识和职业素养，能够提供文明、礼貌、热情的服务。五、价格管理（一）价格构成企业用车价格主要由车辆租赁费用、司机费用、燃油费、过路费、停车费等部分组成。采购部门应在询价过程中明确各项费用的构成及标准，确保价格透明合理。（二）价格调整1.在合同执行期间，如因市场因素、政策变化等原因导致车辆租赁价格、燃油价格等发生较大波动，采购部门应及时与供应商协商调整价格，并签订补充协议。2.价格调整应遵循公平、合理、协商一致的原则，确保企业和供应商双方的利益不受损害。（三）价格监督1.财务部门应定期对用车费用进行核算和分析，监控价格执行情况，发现异常情况及时向采购部门反馈。2.审计部门应不定期对用车比价管理活动进行审计，检查价格确定的合理性、合规性，防止出现价格虚高、利益输送等问题。六、服务质量管理（一）服务标准制定1.采购部门应与供应商共同制定明确的服务质量标准，包括车辆按时到达率、司机服务态度、车辆清洁卫生等方面的要求。2.服务质量标准应在《企业用车服务合同》中明确约定，并作为考核供应商服务质量的依据。（二）服务监督与考核1.用车需求部门负责对每次用车服务进行评价，填写《企业用车服务评价表》，对司机服务态度、车辆状况、服务及时性等方面进行打分评价。2.采购部门定期收集《企业用车服务评价表》，对供应商的服务质量进行综合考核。对于服务质量不达标的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改；如多次整改仍不合格，采购部门有权终止合同。（三）投诉处理1.建立用车服务投诉渠道，用车需求部门或其他相关人员如对用车服务不满意，可通过电话、邮件等方式向采购部门投诉。2.采购部门收到投诉后，应及时进行调查核实，根据投诉情况采取相应的处理措施，并将处理结果反馈给投诉人。七、风险管理（一）合同风险1.在签订《企业用车服务合同》前，采购部门应仔细审查合同条款，确保合同内容完整、准确、合法，避免出现合同漏洞和法律风险。2.对于合同执行过程中可能出现的变更、解除等情况，应在合同中明确约定相关条款，确保企业权益得到保障。（二）供应商风险1.加强对供应商的管理和评估，定期对供应商的经营状况、服务质量等进行跟踪检查，及时发现和解决潜在问题。2.建立供应商风险预警机制，对于出现经营困难、服务质量下降等问题的供应商，及时采取措施，如暂停合作、更换供应商等，降低供应商风险对企业用车业务的影响。（三）用车安全风险1.要求供应商为车辆购买足额的保险，包括交强险、商业险等，确保在发生交通事故等意外情况时，企业和乘车人员的权益得到保障。2.加强对司机的安全教育和培训，定期组织安全学习和应急演练，提高司机的安全意识和应急处理能力。八、信息管理（一）建立用车信息档案1.采购部门负责建立企业用车信息档案，包括用车申请表、询价函、报价单、比价评估报告、服务合同、费用结算单、服务评价表等相关资料。2.用车信息档案应妥善保管，保存期限按照企业档案管理规定执行，以便于查询和追溯。（二）数据分析与利用1.定期对用车信息进行统计分析，包括用车费用、车辆使用频率、供应商服务质量等方面的数据，为企业决策提供参考依据。2.通过数据分析，发现用车管理中存在的问题