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文档简介

企业对外赞助管理办法一、总则(一)目的为规范公司对外赞助行为,加强赞助活动的管理与监督,确保赞助活动合法、合规、有序进行,提高公司资源利用效率,维护公司利益和形象,特制定本办法。(二)适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司、分公司对外提供的各类赞助活动,包括但不限于现金、实物、服务、广告宣传等形式的赞助。(三)基本原则1.合法性原则:赞助活动必须符合国家法律法规和相关政策要求,不得从事违法违规行为。2.合规性原则:严格遵守公司内部各项规章制度,确保赞助活动的审批、执行等环节规范有序。3.效益性原则:注重赞助活动的经济效益和社会效益,确保公司投入的资源能够获得合理回报,提升公司品牌形象和社会影响力。4.可控性原则:对赞助活动的全过程进行有效控制,包括活动策划、预算管理、实施监督、效果评估等,确保活动按照预定目标顺利进行。二、赞助活动的定义与分类(一)定义本办法所称赞助活动,是指公司为支持特定的社会活动、文化体育赛事、公益事业等,以现金、实物、服务、广告宣传等形式向相关组织或个人提供资助的行为。(二)分类1.按赞助对象分类政府部门赞助:向各级政府部门组织的活动提供赞助,如政府举办的招商活动、城市建设相关活动等。社会组织赞助:赞助各类社会团体、行业协会、商会等组织开展的活动,如行业研讨会、协会年会、社团公益活动等。文化体育赞助:对文化艺术活动、体育赛事等进行赞助,如音乐会、电影节、运动会、锦标赛等。公益事业赞助:支持教育、环保、扶贫、慈善等公益项目,如学校建设、环保活动、扶贫捐赠、慈善晚会等。2.按赞助形式分类现金赞助:直接向受赞助方提供货币资金支持。实物赞助:捐赠公司生产的产品、设备或其他实物物资。服务赞助:为受赞助方提供专业服务,如技术咨询、培训、设计、策划等。广告宣传赞助:通过在受赞助方活动中进行广告投放、宣传推广等方式提供赞助。三、赞助活动的审批流程(一)申请1.各部门、子公司、分公司如有赞助意向,应提前填写《赞助活动申请表》,详细说明赞助活动的背景、目的、对象、形式、金额、时间、地点等内容,并附上赞助活动的相关方案和预算。2.《赞助活动申请表》经部门负责人签字确认后,提交至公司行政管理部门。(二)初审1.公司行政管理部门收到《赞助活动申请表》后,对申请内容进行初步审核,重点审查赞助活动的必要性、合规性、可行性以及预算的合理性等。2.对于不符合要求的申请,行政管理部门应及时与申请部门沟通,说明原因并要求其补充或修改相关材料;对于符合基本要求的申请,行政管理部门签署初审意见后,提交至公司财务部门进行预算审核。(三)预算审核1.公司财务部门对赞助活动的预算进行审核,评估预算的准确性和合理性,确保赞助金额在公司可承受范围内,并符合公司财务管理制度。2.财务部门审核通过后,在《赞助活动申请表》上签署意见,连同初审意见一并提交至公司管理层审批。(四)审批1.公司管理层根据行政管理部门和财务部门的审核意见,对赞助活动进行最终审批。2.审批通过的赞助活动,由公司管理层签署批准意见;审批未通过的,应明确原因并反馈给申请部门。(五)备案1.经公司管理层批准的赞助活动,行政管理部门应及时将相关信息进行备案,建立赞助活动档案,包括申请表、审批文件、赞助协议、活动执行情况报告、效果评估报告等资料。2.备案资料应妥善保管,以备查阅和审计。四、赞助活动的实施与管理(一)签订赞助协议1.赞助活动经公司批准后,由申请部门负责与受赞助方签订赞助协议。赞助协议应明确双方的权利和义务,包括赞助金额、形式、用途、宣传方式、保密条款、违约责任等内容。2.赞助协议应经公司法律顾问审核,确保协议内容合法合规,避免法律风险。3.赞助协议签订后,申请部门应将协议副本提交至公司行政管理部门和财务部门备案。(二)活动执行1.申请部门负责按照赞助协议的约定组织实施赞助活动,确保活动顺利进行。在活动执行过程中,应严格遵守国家法律法规和公司规章制度,维护公司形象和利益。2.公司行政管理部门负责对赞助活动的执行情况进行监督检查,及时发现和解决活动中出现的问题。如发现受赞助方未按照协议约定使用赞助资金或进行宣传推广等情况,应及时与受赞助方沟通协商,要求其整改;如协商无果,应采取相应措施维护公司权益。3.公司财务部门负责按照赞助协议的约定及时支付赞助款项,并对赞助资金的使用情况进行跟踪管理,确保资金使用合规、透明。(三)宣传管理1.对于涉及公司品牌宣传的赞助活动,申请部门应提前制定宣传方案,明确宣传内容、形式、渠道、时间等,并报公司市场营销部门审核。2.公司市场营销部门负责对宣传方案进行审核,确保宣传内容符合公司品牌形象和宣传策略,避免出现负面宣传。审核通过后,申请部门方可按照宣传方案进行宣传推广。3.在赞助活动宣传过程中,应严格遵守广告法等相关法律法规,不得进行虚假宣传或夸大宣传。同时,应注意保护公司商业秘密和知识产权,不得泄露公司内部信息或侵犯他人知识产权。(四)档案管理1.赞助活动结束后,申请部门应及时整理活动相关资料,包括活动总结报告、宣传资料、照片、视频、发票等,形成完整的活动档案。2.活动档案应在活动结束后[X]个工作日内提交至公司行政管理部门归档保存。行政管理部门应定期对档案进行整理和检查,确保档案资料的完整性和准确性。五、赞助活动的效果评估(一)评估指标1.经济效益评估指标投资回报率(ROI):计算赞助活动带来的经济收益与赞助成本的比率,评估赞助活动对公司经济效益的贡献。销售收入增长:分析赞助活动是否对公司产品或服务的销售收入产生积极影响,评估赞助活动的市场推广效果。客户满意度提升:通过调查客户对公司品牌和产品的满意度,评估赞助活动对客户关系的改善作用。2.社会效益评估指标品牌知名度提升:通过市场调研、媒体曝光度等方式,评估赞助活动对公司品牌知名度的提升效果。社会形象改善:考察社会公众对公司社会责任履行情况的认知和评价,评估赞助活动对公司社会形象的积极影响。公益影响力:评估赞助活动在公益领域所产生的实际效果,如对公益项目的推动作用、受益人群数量等。(二)评估方法1.问卷调查:在赞助活动前后分别开展问卷调查,收集相关数据,了解目标受众对公司品牌、产品、赞助活动的认知度、态度和行为变化,评估赞助活动的效果。2.数据分析:收集赞助活动期间及活动后的销售数据、市场份额数据、媒体曝光数据等,进行数据分析,评估赞助活动对公司业务指标的影响。3.专家评估:邀请行业专家、学者、媒体人士等对赞助活动的效果进行评估,听取专业意见和建议,从不同角度评估赞助活动的成效。4.实地考察:对受赞助方开展的活动进行实地考察,了解活动执行情况、宣传效果、社会反响等,直观感受赞助活动的实际效果。(三)评估周期1.短期评估:在赞助活动结束后[X]周内进行,主要评估活动的执行情况、宣传效果等短期效果。2.中期评估:在赞助活动结束后[X]个月内进行,重点评估赞助活动对公司业务指标、品牌知名度等方面的中期影响。3.长期评估:在赞助活动结束后[X]年内进行,全面评估赞助活动的长期效果,包括经济效益、社会效益、品牌形象等方面的综合影响。(四)评估报告1.负责赞助活动的部门应在评估周期结束后,及时撰写赞助活动效果评估报告。评估报告应包括评估背景、评估目的、评估方法、评估指标、评估结果、存在问题及改进建议等内容。2.评估报告经部门负责人审核后,提交至公司行政管理部门。行政管理部门汇总各部门的评估报告,形成公司年度赞助活动效果评估总结报告,提交至公司管理层审阅。3.公司管理层根据评估总结报告,对赞助活动的效果进行评价,总结经验教训,为今后的赞助活动决策提供参考依据。六、赞助活动的监督与审计(一)内部监督1.公司行政管理部门负责对赞助活动进行日常监督检查,定期对赞助活动的执行情况、资金使用情况、宣传效果等进行检查,发现问题及时督促整改。2.公司财务部门负责对赞助资金的收支情况进行审计监督,确保资金使用合规、透明,防止出现资金挪用、浪费等问题。3.公司审计部门负责对重大赞助活动进行专项审计,对赞助活动的合法性、合规性、效益性进行全面审查,出具审计报告。(二)外部监督1.积极接受政府相关部门的监督检查,配合政府部门开展的各类审计、调查等工作,确保赞助活动符合国家法律法规和政策要求。2.关注社会公众对公司赞助活动的反馈意见,及时处理公众投诉和举报,维护公司良好形象。七、违规处理(一)违规行为界定1.未经公司批准擅自开展赞助活动。2.在赞助活动中违反国家法律法规和公司规章制度。3.未按照赞助协议约定使用赞助资金或进行宣传推广。4.因赞助活动给公司造成经济损失或不良影响。(二)处理措施1.对于违规开展赞助活动的部门或个人,公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.因违规

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