企业发票制度管理办法

企业发票制度管理办法一、总则（一）目的本办法旨在加强公司发票管理，规范发票开具、取得、使用、保管等行为，确保公司财务收支合法、准确、完整，维护公司合法权益，防范税务风险。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分支机构在生产经营活动中涉及的各类发票管理。（三）依据本办法依据《中华人民共和国税收征收管理法》《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规制定。二、发票的种类及适用范围（一）增值税专用发票适用于公司销售货物、提供应税劳务或服务开具给增值税一般纳税人客户，客户可凭此发票抵扣进项税额。（二）增值税普通发票1.纸质发票：用于公司销售货物、提供应税劳务或服务开具给增值税小规模纳税人客户，以及其他不需要抵扣进项税额的业务。2.电子发票：与纸质增值税普通发票具有同等法律效力，主要用于电商业务、线上服务等领域，方便快捷，便于客户保存和查询。（三）机动车销售统一发票专门用于公司销售机动车时开具给购买方，作为办理车辆注册登记等手续的重要凭证。（四）其他发票如通用机打发票、定额发票等，根据业务实际需要，按照税务机关规定使用。三、发票的开具（一）开具要求1.公司应在发生经营业务确认营业收入时，按照规定开具发票。不得虚开发票，不得开具与实际经营业务情况不符的发票。2.开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.填写发票时，项目齐全，内容真实，字迹清楚，不得压线、错格；发票联和抵扣联应加盖发票专用章。（二）开具流程1.业务部门在与客户签订合同或达成交易意向后，应及时将开票信息传递给财务部门。开票信息包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。2.财务部门收到开票信息后，核对无误后进行发票开具。对于增值税专用发票，应通过增值税发票管理系统进行开具，并确保开票数据的准确性和完整性。3.发票开具后，由专人负责将发票联和抵扣联交给客户，并做好签收记录。对于电子发票，应通过系统将发票信息发送给客户，并告知客户获取和查验方式。（三）特殊情况处理1.发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，应当开具红字发票。开具红字发票应按照税务机关规定的流程进行操作。2.公司取得的财政票据、完税凭证等不属于发票范畴，但在财务核算和税务处理中具有同等重要作用，应按照相关规定妥善保管和使用。四、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买货物、接受应税劳务或服务时，应向销售方索取合法有效的发票。取得的发票应符合国家法律法规和税务机关的规定，发票内容应与实际交易相符。2.不得取得虚开的发票，不得要求销售方开具与实际交易不符的发票。对于不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。（二）取得流程1.业务部门在采购货物、接受服务前，应与供应商明确发票开具要求，确保供应商能够按照规定开具发票。2.采购人员在验收货物或服务时，应同时检查发票的真实性、完整性和合规性。如发现发票存在问题，应及时与供应商沟通解决。3.采购人员将取得的发票及时传递给财务部门，财务部门进行审核。审核内容包括发票的真伪、内容是否齐全、开具是否规范等。审核无误后，按照公司财务报销制度进行报销处理。（三）发票真伪查验1.财务部门应通过税务机关官方网站、手机APP等渠道，对取得的发票进行真伪查验。对于增值税专用发票，应在取得发票后及时进行认证抵扣，确保发票的真实性和有效性。2.如发现发票为假发票或存在其他问题，应立即与供应商联系，要求其重新开具合法有效的发票，并追究相关责任人的责任。五、发票的使用（一）使用范围公司取得的发票只能用于本公司生产经营活动中的财务核算和税务处理，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围。（二）内部使用规定1.各部门应指定专人负责发票的保管和使用，建立发票使用登记制度，如实记录发票的领用、开具、作废、红冲等情况。2.发票使用人员应严格按照发票开具要求和流程进行操作，确保发票开具的准确性和合规性。不得擅自更改发票内容，不得开具空白发票。3.对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应按照税务机关规定的期限保存，不得擅自销毁。（三）与其他业务的衔接1.发票管理应与公司的采购、销售、财务核算等业务流程紧密衔接，确保发票信息与业务实际情况一致。2.在进行财务核算时，应根据发票内容准确记录相关经济业务，确保财务报表的真实性和准确性。同时，应按照税务机关规定及时申报纳税，正确计算应纳税额。六、发票的保管（一）保管要求1.公司应设立专门的发票保管场所，配备必要的安全设施，确保发票的安全存放。发票保管场所应保持干燥、通风、防火、防盗等。2.发票应按照种类、号码顺序存放，不得混放。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应妥善保管，防止丢失、损坏。3.电子发票的存储应采用安全可靠的方式，定期进行备份，确保数据的完整性和可恢复性。（二）保管期限1.增值税专用发票的存根联和发票登记簿应保存10年。2.其他发票的存根联和发票登记簿应保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。（三）丢失处理1.如果发票丢失，应于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。同时，应按照税务机关要求提供相关证明材料，配合税务机关进行调查处理。2.对于丢失增值税专用发票的，还应按照规定办理挂失、补办等手续，确保发票的正常使用和抵扣。七、发票的检查与监督（一）内部检查1.财务部门应定期对公司发票管理情况进行自查，检查内容包括发票的开具、取得、使用、保管等环节是否符合规定。2.各部门应配合财务部门的检查工作，如实提供相关资料和信息。对于检查中发现的问题，应及时进行整改，确保发票管理规范。（二）税务机关检查1.公司应接受税务机关的发票检查，如实提供发票存根联、发票登记簿、财务报表等相关资料，不得拒绝、隐瞒。2.对于税务机关检查中发现的问题，公司应按照税务机关要求及时进行整改，并依法接受处罚。（三）监督考核1.公司应建立发票管理监督考核机制，对各部门发票管理工作进行考核评价。考核内容包括发票开具的准确性、合规性，发票取得的真实性、完整性，发票保管的安全性等。2.对于发票管理工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于发票管理不善，导致公司遭受税务风险或经济损失