产品记录管理暂行办法

产品记录管理暂行办法一、总则（一）目的为加强公司产品记录管理，规范产品记录的收集、整理、存储、检索、使用和销毁等环节，确保产品记录的真实性、完整性和可追溯性，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有与产品相关的记录管理活动，包括但不限于产品研发、生产、销售、售后服务等过程中产生的各类记录。（三）基本原则1.依法合规原则：产品记录管理应严格遵守国家法律法规及行业标准要求，确保记录的合法性和规范性。2.真实完整原则：记录应如实反映产品活动的实际情况，不得伪造、篡改，保证记录的完整性和准确性。3.及时有效原则：记录应及时生成、收集和整理，确保在需要时能够快速准确地提供相关信息，发挥其应有的作用。4.安全保密原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的产品记录，应采取严格的保密措施，防止信息泄露。二、职责分工（一）各部门职责1.研发部门负责产品研发过程中各类记录的生成、收集和整理，包括研发计划、实验数据、技术文档等。确保研发记录的真实性和完整性，按照规定的格式和要求进行记录，并及时提交给相关部门。2.生产部门负责产品生产过程中记录的管理，如生产工单、生产批次记录、质量检验记录等。严格按照生产流程和工艺要求进行记录，保证生产记录能够准确反映产品生产的全过程。对生产记录进行定期整理和归档，妥善保管。3.销售部门负责产品销售过程中记录的收集和管理，包括销售合同、客户订单、发货记录等。及时跟进销售记录的执行情况，确保销售信息的准确传递和处理。协助其他部门查询和使用与销售相关的产品记录。4.售后服务部门负责产品售后服务过程中记录的管理，如客户反馈、维修记录、退换货记录等。认真记录客户的问题和处理情况，及时反馈给相关部门，为产品改进提供依据。对售后服务记录进行分析和总结，提出改进建议。（二）记录管理部门职责1.设立专门的记录管理岗位或指定专人负责产品记录的统一管理工作。2.制定和完善产品记录管理制度和流程，明确记录管理的各项要求和标准。3.组织对各部门记录管理工作的培训和指导，提高记录管理水平。4.负责产品记录的集中存储和保管，建立记录档案库，确保记录的安全和完整。5.建立记录检索系统，方便各部门和人员查询和使用记录。6.定期对产品记录进行清查和盘点，核实记录的数量和状态，对发现的问题及时进行处理。（三）其他部门职责其他部门应按照本办法的要求，做好本部门与产品记录相关的工作，配合记录管理部门完成记录管理任务。在工作中涉及到产品记录的使用和流转时，应严格按照规定的程序进行操作。三、记录的分类与编号（一）记录分类根据产品生命周期和管理需求，将产品记录分为以下几类：1.研发记录：包括产品设计方案、技术研发文档、实验报告、测试记录等。2.生产记录：涵盖生产计划、生产批次记录、设备运行记录、质量检验记录等。3.销售记录：主要有销售合同、订单明细、发货清单、客户信息等。4.售后服务记录：包含客户反馈记录、维修记录、保养记录、退换货记录等。5.其他记录：如产品认证文件、知识产权相关记录、市场调研记录等。（二）记录编号为便于记录的识别、查询和管理，对每类记录进行统一编号。编号规则如下：1.编号结构：采用“年份+部门代码+记录类别代码+顺序号”的形式。2.年份：用四位数字表示记录产生的年份，如“2023”。3.部门代码：根据公司部门设置，为每个部门分配两位代码，如研发部门为“01”，生产部门为“02”等。4.记录类别代码：为每类记录分配两位代码，如研发记录为“01”，生产记录为“02”等。5.顺序号：按照记录产生的先后顺序，为每一条记录分配四位顺序号，从“0001”开始递增。例如，研发部门在2023年产生的第10份研发记录，其编号为“202301010010”。四、记录的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确记录的产生环节和责任人，确保记录及时、准确地生成。2.记录应使用规范的格式和载体，如纸质文档、电子文档等。对于电子文档，应确保其格式通用、易于读取和保存。3.记录内容应完整、清晰，不得有空缺、模糊或歧义之处。如有修改，应在修改处签字或盖章，并注明修改日期。4.收集记录时，应进行初步的审核，确保记录符合要求。对于不符合要求的记录，应及时返回相关责任人进行整改。（二）整理方法1.定期整理：各部门应定期（每月或每季度）对本部门产生的记录进行整理，按照记录类别和编号顺序进行分类存放。2.分类归档：将整理好的记录按照记录分类的要求，分别归档到相应的文件夹或存储介质中。对于纸质记录，应装入档案盒，并在盒面上标明记录类别、年份、部门等信息；对于电子记录，应按照文件夹结构进行存储，并建立相应的索引文件。3.建立索引：为便于快速查找记录，应建立记录索引。索引可以采用纸质或电子形式，记录每条记录的编号、名称、日期、存放位置等信息。五、记录的存储与保管（一）存储方式1.纸质记录：应存放在专门的档案库房或文件柜中，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。文件柜应定期进行清理和维护，确保记录存放整齐、有序。2.电子记录：应存储在服务器、磁盘阵列、磁带库等存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存放在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，应建立电子记录的存储管理制度，规范存储设备的使用和管理。（二）保管期限1.根据法律法规和行业标准的要求，结合公司实际情况，确定各类产品记录的保管期限。2.一般情况下，研发记录、生产记录、销售记录、售后服务记录等应保管[X]年，重要记录或涉及法律纠纷的记录应适当延长保管期限。3.对于超过保管期限的记录，应按照规定的程序进行销毁处理。（三）安全保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的产品记录，应采取加密存储、访问控制、权限管理等安全保密措施。2.限制对记录的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅、使用和修改相关记录。3.加强对记录存储场所的安全管理，设置门禁系统、监控设备等，防止未经授权的人员进入。4.定期对记录的安全状况进行检查和评估，及时发现和处理安全隐患。六、记录的检索与使用（一）检索方式1.建立记录检索系统，支持按编号、日期、部门、类别等多种方式进行检索。2.对于纸质记录，可以通过查阅记录索引和档案目录进行检索；对于电子记录，可以利用电子检索工具进行快速查找。3.提供便捷的检索渠道，如在公司内部网络上设置记录查询平台，或在记录管理部门设立专门的查询窗口，方便各部门和人员查询所需记录。（二）使用规定1.各部门和人员因工作需要查阅产品记录时，应填写《记录查阅申请表》，注明查阅记录的名称、编号、查阅目的等信息，经部门负责人审批后，提交给记录管理部门。2.记录管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的记录，并做好查阅登记。查阅登记应包括查阅日期、查阅人员、查阅记录名称及编号等内容。3.查阅人员应在规定的场所查阅记录，不得擅自将记录带出或复制。如需复制记录，应按照规定的程序进行申请和审批。4.使用记录时，应注意保护记录的完整性和保密性，不得对记录进行篡改、损坏或泄露。使用完毕后，应及时将记录归还记录管理部门。七、记录的销毁（一）销毁条件1.记录已超过保管期限，且公司不再需要留存相关记录。2.记录因其他原因已失去保存价值，如记录内容错误、重复无用等。（二）销毁程序1.由记录管理部门提出记录销毁申请，填写《记录销毁申请表》，注明销毁记录的名称、编号、数量、销毁原因、保管期限等信息。2.申请表经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，记录管理部门组织实施记录销毁工作。销毁工作应在专人监督下进行，确保记录被彻底销毁。4.对于纸质记录，可以采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子记录，可以通过格式化、删除等方式进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁日期、销毁方式、监督人员等信息。5.销毁工作完成后，记录管理部门应在《记录销毁申请表》上注明销毁情况，并将申请表存档保存。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对各部门的产品记录管理工作进行监督检查，检查内容包括记录的收集、整理、存储、检索、使用和销毁等环节是否符合本办法的要求。2.监督检查可以采用现场检查、查阅记录、询问相关人员等方式进行。对于发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期