乡卫生院采购管理办法

乡卫生院采购管理办法一、总则（一）目的为加强乡卫生院采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障医疗服务质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本乡卫生院实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于乡卫生院及所属各部门、科室的各类物资、设备、药品、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照规定的程序和要求进行，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，所有潜在供应商均有平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方，保证采购结果公正合理。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能优良的产品和服务，满足医疗业务需求，保障患者安全。4.效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高资金使用效益。5.廉政原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝商业贿赂等违法违纪行为。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由乡卫生院领导班子成员、相关职能科室负责人、临床专家等组成。2.职责审议采购管理的重大政策、制度和流程。审定年度采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的选择、供应商的确定等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.设置：根据工作需要设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。2.职责贯彻执行采购管理的相关政策、制度和流程。负责编制采购预算和采购计划，经审批后组织实施。开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商档案。按照规定的采购方式和程序，组织采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商、组织开标评标等。与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购文件的整理、归档和保管工作。（三）使用部门1.职责根据实际工作需要，提出物资、设备、药品等采购申请。参与采购需求的论证和评审，提供技术参数、性能要求等相关资料。协助采购部门进行验收工作，对采购产品的质量、数量、规格等进行核对。反馈采购产品的使用情况，提出改进建议。（四）财务部门1.职责负责审核采购预算和采购计划，确保资金安排合理。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关。办理采购资金的支付手续，对采购资金的使用情况进行监督和核算。配合采购部门进行采购项目的成本核算和效益分析。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性等。参与重大采购项目的开标评标过程，对采购过程进行现场监督。对采购项目进行事后审计，审查采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等，发现问题及时提出整改意见。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.采购部门应会同财务部门、使用部门等，根据乡卫生院的年度工作计划、业务发展需求、资产状况等，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑实际需求，避免盲目采购和重复采购。同时，要结合市场价格波动情况，合理确定预算金额，确保预算的科学性和准确性。（二）采购计划制定1.使用部门应根据年度工作安排和实际业务需求，提前向采购部门提交采购申请。采购申请应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、使用时间等内容，并加盖部门公章。2.采购部门收到采购申请后，应进行汇总整理，并结合采购预算和库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间、采购方式等。3.采购计划经采购管理委员会审议通过后，由采购部门组织实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到[具体金额]以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告期不得少于[规定天数]。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.供应商应按照招标公告的要求，编制投标文件，并在规定的时间内送达指定地点。采购部门应按照规定的程序组织开标、评标，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[规定数量]家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应通过发布投标邀请书的方式，邀请符合资格条件的供应商参加投标。投标邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.供应商应按照投标邀请书的要求，编制投标文件，并在规定的时间内送达指定地点。采购部门应按照规定的程序组织开标、评标，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于[规定数量]家供应商分别进行谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应成立谈判小组，由三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。4.采购部门应邀请符合资格条件的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。供应商应按照谈判文件的要求，编制响应文件，并在规定的时间内提交。谈判小组应与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应组织相关人员进行论证，形成单一来源采购论证报告，说明采用单一来源采购方式的理由、供应商的唯一性等内容。单一来源采购论证报告经采购管理委员会审议通过后，报上级主管部门批准。4.采购部门应与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。在合同签订过程中，应严格按照规定的程序进行，确保合同条款合法合规、公平合理。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购部门应成立询价小组，由三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应制定询价文件，明确询价的项目、规格、数量、质量要求、报价要求等事项。4.采购部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，供应商应按照询价通知书的要求，在规定的时间内报价。询价小组应对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请受理1.使用部门应按照规定的格式和要求，填写采购申请，并提交给采购部门。采购申请应包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、使用时间、预算金额等内容。2.采购部门收到采购申请后，应进行初审。初审内容包括采购申请的完整性、合规性、合理性等。如发现采购申请不符合要求，采购部门应及时通知使用部门进行修改或补充。（二）采购需求论证1.对于重大采购项目，采购部门应组织相关人员进行采购需求论证。采购需求论证应包括技术可行性、经济合理性、适用性等方面的内容。2.采购需求论证可以邀请内部专家、外部专家等参加，必要时可以组织实地考察、市场调研等活动。论证结果应形成书面报告，作为采购决策的重要依据。（三）采购文件编制1.根据采购方式和采购需求，采购部门应编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价通知书、采购合同草案等内容。2.采购文件应明确采购项目的名称、内容、数量、技术规格、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（四）供应商选择与确定1.采购部门应按照规定的采购方式和程序，选择供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、业绩、产品质量、价格、售后服务等因素。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应按照规定的程序组织开标、评标，确定中标供应商。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购部门应按照规定的程序与供应商进行谈判、协商，确定成交供应商。3.采购部门应将供应商选择的结果通知相关部门和人员，并在规定的媒体上进行公示（如有要求）。（五）采购合同签订1.采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交给财务部门、审计部门等进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、合理性等。如发现合同草案存在问题，采购部门应及时与供应商进行协商修改。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门和人员，以便各部门按照合同要求履行职责。（六）采购项目验收1.采购项目到货后，采购部门应及时通知使用部门、质量控制部门等进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准的要求，对采购项目的质量、数量、规格等进行核对。2.验收合格的采购项目，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商采取整改措施或退换货等处理。3.采购部门应将验收报告存档，作为采购项目结算和支付货款的依据。（七）采购资金支付1.采购项目验收合格后，采购部门应按照采购合同的约定，向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购项目的名称、合同编号、发票号码、付款金额等内容。2.财务部门应按照规定的程序对付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合法性等。审核通过后，财务部门应办理付款手续，将采购资金支付给供应商。3.财务部门应定期对采购资金的使用情况进行统计和分析，确保采购资金的合理使用。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性、采购资金的使用效益等。审计部门可以采取定期审计、专项审计、离任审计等方式，对采购项目进行全过程审计。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照规定的程序办理采购资金的支付手续，确保采购资金专款专用，防止资金挪用和浪费。3.采购管理委员会应定期对采购管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。采购管理委员会可以通过听取汇报、查阅资料、实地考察等方式，对采购部门的工作进行监督和指导。（二）外部监督1.乡卫生院应接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.乡卫生院应建立健全投诉举报制度，接受社会公众的监督。对于供应商和其他利害关系人对采购活动提出的投诉