云南定点会议管理办法

云南定点会议管理办法一、总则（一）目的为加强云南地区定点会议的管理，规范会议组织流程，提高会议效率，确保会议质量，节约会议成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于在云南地区举办的由本公司/组织主办、承办或参与的各类定点会议，包括但不限于业务会议、培训会议、研讨会、年会等。（三）基本原则1.合法性原则：会议的组织和实施必须符合国家法律法规以及云南省相关政策要求。2.规范性原则：严格按照规定的流程和标准进行会议筹备、组织和管理，确保会议的规范化、标准化。3.效益性原则：在保证会议质量的前提下，合理控制会议成本，提高会议资源利用效率，实现经济效益与社会效益的统一。4.服务性原则：以参会人员为中心，提供优质、高效、便捷的会议服务，满足参会人员的需求。二、会议定点管理机构及职责（一）管理机构成立云南定点会议管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司/组织高层领导担任组长，相关部门负责人为成员。领导小组下设办公室，负责日常会议定点管理工作的组织协调和具体实施，办公室设在[具体部门]。（二）职责分工1.领导小组职责负责审定云南定点会议管理办法及相关制度。研究决定会议定点管理工作中的重大事项，如定点会议场所的选定、会议预算的审批等。监督检查会议定点管理工作的执行情况，协调解决工作中出现的问题。2.办公室职责贯彻执行领导小组的决策和部署，组织实施云南定点会议管理办法。负责定点会议场所的考察、评估、选定和签约工作。制定会议预算，审核会议费用报销，控制会议成本。组织会议的筹备、召开和总结工作，协调解决会议期间的各类问题。建立会议定点管理档案，定期对会议定点管理工作进行总结和分析，提出改进建议。3.相关部门职责主办部门：负责提出会议需求，制定会议方案，明确会议主题、内容、规模、时间、地点等要求，并提交给办公室。负责会议的具体组织实施，包括会议资料准备、参会人员通知、会议议程安排等。对会议效果进行评估和反馈。财务部门：负责审核会议预算，提供财务支持和监督。按照财务制度办理会议费用的报销手续，确保费用支出的合理性和合规性。后勤保障部门：负责会议场所的布置、设备设施的调试和维护、餐饮住宿安排、交通接送等后勤保障工作，确保会议的顺利进行。三、会议定点场所的选定（一）选定原则1.地理位置便利：会议定点场所应位于交通便利、公共设施完善的区域，便于参会人员到达。2.设施设备齐全：具备满足会议需求的各类设施设备，如会议室、投影仪、音响设备、网络设备等，且设施设备应定期维护和更新，确保正常使用。3.服务质量优良：提供优质、高效、个性化的会议服务，包括会议接待、餐饮服务、住宿服务、会议组织等，能够满足不同参会人员的需求。4.价格合理：在保证服务质量的前提下，会议定点场所的收费应合理、透明，具有市场竞争力。5.信誉良好：会议定点场所应具有良好的商业信誉，无不良记录，能够保证会议的安全、顺利进行。（二）选定程序1.发布公告：通过公司/组织内部网站、社交媒体、行业媒体等渠道发布云南定点会议场所选定公告，明确选定条件、报名方式、截止时间等要求。2.报名申请：有意向的会议场所供应商按照公告要求提交报名申请材料，包括企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、场所简介、设施设备清单、服务承诺、价格报价等。3.资格审查：办公室对报名申请材料进行资格审查，筛选出符合基本条件的供应商进入实地考察环节。4.实地考察：组织相关部门人员对通过资格审查的供应商进行实地考察，重点考察场所的地理位置、设施设备、服务质量、价格水平等方面，并填写实地考察评估表。5.综合评估：根据实地考察情况，办公室组织相关部门人员对供应商进行综合评估，从设施设备、服务质量、价格水平、信誉等方面进行打分，确定得分较高的若干家供应商作为候选定点会议场所。6.谈判签约：与候选定点会议场所进行谈判，就会议服务内容、价格、优惠政策等事项达成一致意见，签订定点会议场所合作协议。合作协议应明确双方的权利和义务、服务标准、价格调整机制、违约责任等内容。四、会议预算管理（一）预算编制原则1.合理性原则：根据会议的规模、内容、时间、地点等因素，合理编制会议预算，确保预算金额能够满足会议的实际需求。2.节约性原则：在保证会议质量的前提下，严格控制会议成本，节约会议资源，避免浪费。3.完整性原则：会议预算应涵盖会议筹备、组织、实施过程中的各项费用支出，包括场地租赁、设备租赁、餐饮住宿、交通接送、资料印刷、会议礼品等。4.准确性原则：预算编制应准确、详细，各项费用应明确计算依据和标准，避免预算金额与实际支出偏差过大。（二）预算编制内容1.场地租赁费用：根据会议规模和选定的会议定点场所，计算场地租赁费用。2.设备租赁费用：根据会议需要租赁的设备设施，如投影仪、音响设备、网络设备等，计算租赁费用。3.餐饮住宿费用：根据参会人员数量和会议安排，计算餐饮住宿费用，包括会议期间的早餐、午餐、晚餐以及住宿费用。4.交通接送费用：根据参会人员的交通需求，计算交通接送费用，包括机场、车站接送以及会议期间的市内交通费用。5.资料印刷费用：根据会议资料的种类和数量，计算资料印刷费用，包括会议手册、议程表、发言稿、调查问卷等。6.会议礼品费用：根据会议需要，计算会议礼品费用，如纪念品、奖品等。7.其他费用：包括会议期间的水电费、通讯费、设备维护费、专家讲课费、会议服务费等其他相关费用。（三）预算审批程序1.主办部门根据会议方案编制会议预算，提交给办公室审核。2.办公室对会议预算进行审核，重点审核预算的合理性、完整性和准确性，提出审核意见。3.将审核后的会议预算提交给财务部门进行财务审核。财务部门根据公司/组织的财务制度和预算管理要求，对会议预算进行审核，提出财务审核意见。4.办公室将经过财务审核的会议预算提交给领导小组审批。领导小组根据会议的重要性、必要性以及预算金额等因素，对会议预算进行审批。5.经领导小组审批通过的会议预算作为会议费用控制的依据，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照原审批程序重新进行审批。五、会议组织与实施（一）会议筹备1.成立会议筹备小组：主办部门负责成立会议筹备小组，明确小组成员的职责分工，确保会议筹备工作有序进行。2.制定会议方案：会议筹备小组根据会议主题、内容、规模、时间、地点等要求，制定详细的会议方案，包括会议议程、会议资料、参会人员名单、会议接待安排、会议宣传方案等。3.发送会议通知：按照参会人员名单，提前[X]天发送会议通知，明确会议的时间、地点、主题、议程、要求等事项，并提醒参会人员提前做好准备。4.准备会议资料：根据会议方案，准备会议所需的各类资料，如会议手册、议程表、发言稿、调查问卷等，并确保资料的准确性和完整性。5.布置会议场所：后勤保障部门根据会议方案，对会议场所进行布置，包括摆放桌椅、悬挂横幅、调试设备设施等，营造良好的会议氛围。6.安排餐饮住宿：根据参会人员的需求，提前安排好会议期间的餐饮住宿，确保餐饮质量和住宿条件符合要求。7.组织会议彩排：对于重要会议，可组织会议彩排，对会议流程、设备设施、人员配合等进行预演，及时发现问题并进行调整，确保会议的顺利进行。（二）会议召开1.签到入场：会议当天，在会议入口处设置签到台，安排专人负责参会人员的签到工作，并发放会议资料和胸牌。2.会议开场：按照会议议程安排，准时召开会议。会议主持人介绍会议背景、目的、议程以及参会人员等情况。3.会议进行：按照会议议程，依次进行各项会议内容，包括领导讲话、主题报告、分组讨论、经验交流等。会议期间，安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。4.茶歇安排：在会议中间适当安排茶歇时间，为参会人员提供休息和交流的机会。5.会议结束：会议结束后，主持人对会议进行总结，感谢参会人员的参与和支持。宣布会议结束，参会人员有序离场。（三）会议服务1.接待服务：在会议期间，安排专人负责会议接待工作，包括迎接参会人员、引导参会人员入场、解答参会人员的疑问等，为参会人员提供热情、周到的服务。2.餐饮服务：确保会议期间的餐饮质量和供应时间，提供多样化的餐饮选择，满足不同参会人员的口味需求。同时，做好餐饮卫生管理工作，确保食品安全。3.住宿服务：为参会人员提供舒适、安全的住宿环境，安排专人负责住宿登记、房间分配、钥匙发放等工作。及时解决参会人员在住宿过程中遇到的问题，确保住宿服务质量。4.设备设施保障：安排专业技术人员负责会议期间设备设施的维护和保障工作，确保投影仪、音响设备、网络设备等正常运行。及时处理设备设施出现的故障和问题，确保会议的顺利进行。5.安全保卫服务：加强会议场所的安全保卫工作，安排专人负责会议期间的安全巡逻、门禁管理等工作，确保会议场所的安全和秩序。六、会议费用报销与结算（一）费用报销原则1.真实性原则：会议费用报销必须提供真实、合法、有效的票据，确保费用支出的真实性。2.合理性原则：会议费用报销应符合公司/组织的财务制度和预算管理要求，确保费用支出的合理性。3.完整性原则：会议费用报销应提供完整的报销凭证，包括发票、收据、清单、审批表等，确保报销手续的完整性。4.及时性原则：会议结束后，主办部门应及时整理会议费用报销凭证，按照公司/组织的财务制度规定的时间和程序进行报销，确保费用报销的及时性。（二）费用报销流程1.主办部门填写会议费用报销审批表，详细列出会议费用的支出项目、金额、报销理由等，并附上相关的报销凭证。2.将填写好的会议费用报销审批表提交给办公室审核。办公室对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，对费用支出的合理性进行把关，并签署审核意见。3.将经过办公室审核的会议费用报销审批表提交给财务部门进行财务审核。财务部门根据公司/组织的财务制度和预算管理要求，对报销凭证进行再次审核，对费用支出的合规性进行把关，并签署财务审核意见。4.将经过财务部门审核的会议费用报销审批表提交给领导小组审批。领导小组根据会议的重要性、必要性以及费用支出情况，对报销审批表进行审批，并签署审批意见。5.主办部门根据领导小组的审批意见，到财务部门办理会议费用报销手续。财务部门按照审批后的金额进行报销，并将报销款项支付给相关供应商或个人。（三）费用结算方式1.与定点会议场所签订合作协议时，明确费用结算方式，如现金结算、银行转账、支票结算等。2.会议结束后，按照合作协议约定的结算方式和时间，与定点会议场所进行费用结算。结算时，应提供详细的费用清单和结算凭证，确保结算金额的准确性和一致性。3.对于涉及多个供应商的会议费用结算，应分别与各供应商进行结算，确保结算工作的清晰、准确。七、会议评估与总结（一）会议评估1.建立会议评估机制，在会议结束后，及时组织参会人员对会议进行评估。评估内容包括会议主题、内容、组织安排、服务质量、会议效果等方面。2.设计会议评估问卷，通过问卷调查的方式收集参会人员的意见和建议。问卷应具有针对性和可操作性，能够全面、客观地反映参会人员对会议的评价。3.对会议评估问卷进行统计分析，整理出参会人员的主要意见和建议，并形成会议评估报告。会议评估报告应包括会议基本情况、评估结果、存在问题、改进建议等内容。（二）会议总结1.主办部门根据会议评估报告，对会议进行全面总结。总结内容包括会议筹备、组织、实施过程中的经验教训，以及会议取得的成效和存在的问题。2.针对会议存在的问题，提出具体的改进措施和建议，形成会议总结报告。会议总结报告应提交给领导小组和相关部门，作为今后会议组织和管理工作的参考依据。3.将会议评估报告和会议总结报告存档，建立会议管理档案，为今后的会议组织和管理工作提供数据支持和经验借鉴。八、监督与检查（一）监督检查机构成立云南定点会议管理监督检查小组（以下简称“监督检查小组”），由公司/组织内部审计、纪检监察等部门人员组成。监督检查小组负责对云南定点会议管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.会议定点场所的选定是否符合规定程序和选定原则。2.会议预算的编制、审批和执行情况是否符合财务制度和预算管理要求。3.会议组织与实施过程是否符合会议方案和相关规定，服务质量是否达到要求。4.会议费用报销是否真实、合法、有效，是否符合费用报销原则和报销流程。5.会议评估与总结工作是否及时、全面、客观，改进措施是否落实到位。（三）监督检查方式1.定期检查：监督检查小组定期对云南定点会议管理工作进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。2.不定期抽查：监督检查小组不定期对会议定点场所、会议组织实施情况、会议费用报销等进行抽查，及时发现问题并进行整改。3.专项检查：针对会议管理工作中的重点、难点问题，开展专项检查，深入分析问题原因，提出针对性的改进措施。（四）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督检查小组应及时下达整改通知书，要