广东合同备案管理办法

广东合同备案管理办法一、总则（一）目的为加强广东地区合同管理，规范合同备案行为，维护市场秩序，保障合同当事人的合法权益，根据相关法律法规，结合本地区实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于在广东省行政区域内签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、建设工程合同、技术合同、服务合同等。法律、行政法规另有规定的，从其规定。（三）基本原则1.依法依规原则：合同备案应严格遵守国家法律法规和本办法的规定，确保备案行为合法、合规。2.真实准确原则：合同当事人应如实提供合同相关信息，保证备案内容真实、准确、完整。3.及时高效原则：合同签订后，当事人应按照规定及时办理备案手续，提高备案工作效率。4.保密原则：对合同备案过程中涉及的商业秘密、个人隐私等信息，应予以严格保密。二、备案主体与职责（一）备案主体合同当事人是合同备案的责任主体，应当按照本办法规定办理合同备案手续。当事人可以自行办理备案，也可以委托代理人办理。（二）职责1.合同当事人职责签订合同前，应仔细审查合同对方当事人的主体资格、信用状况等，确保合同合法有效。按照本办法规定的内容和格式，填写合同备案申请表，提供真实、准确、完整的合同文本及相关证明材料。及时办理合同备案手续，对备案信息的真实性、准确性负责。在合同履行过程中，如发生变更、解除等情况，应及时办理备案变更或注销手续。2.备案管理部门职责负责制定和完善合同备案管理制度，明确备案流程和要求。受理合同备案申请，对申请材料进行审查，符合条件的予以备案，不符合条件的告知当事人并说明理由。建立合同备案档案，对备案合同进行分类管理，妥善保存备案资料。定期对合同备案情况进行统计分析，为政府决策提供参考依据。加强对合同备案工作的监督检查，对违反本办法规定的行为依法进行处理。三、备案内容与要求（一）备案内容1.合同基本信息：包括合同名称、合同编号、签订日期、签订地点、当事人姓名或名称、住所、联系方式等。2.合同标的：明确合同所涉及的具体标的，如货物、服务、工程项目等。3.合同价款或报酬：约定合同的价款或报酬金额及支付方式。4.合同履行期限、地点和方式：明确合同的履行时间、地点和具体方式。5.违约责任：约定合同当事人违反合同约定应承担的责任。6.解决争议的方法：选择合同争议的解决方式，如协商、仲裁、诉讼等。7.其他条款：根据合同性质和具体情况，填写其他必要的条款。（二）备案要求1.合同文本规范：合同文本应符合法律法规的规定，条款齐全、内容明确、表述清晰，不存在歧义或矛盾之处。2.证明材料齐全：当事人办理合同备案时，应根据合同类型和实际情况，提供相应的证明材料，如营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书、资质证书等。3.电子文档格式：备案申请材料应按照规定的电子文档格式提交，确保文档内容清晰、可读。4.信息一致性：备案申请表中的信息应与合同文本及相关证明材料一致，不得虚假填报。四、备案流程（一）申请合同当事人签订合同后，应在规定的时间内登录合同备案管理系统，填写合同备案申请表，上传合同文本及相关证明材料，提交备案申请。（二）受理备案管理部门收到备案申请后，对申请材料进行形式审查。申请材料齐全、符合要求的，予以受理；申请材料不齐全或不符合要求的，一次性告知当事人需要补正的内容。（三）审查备案管理部门对受理的备案申请进行实质审查，重点审查合同的合法性、真实性、完整性等。必要时，可要求当事人提供补充材料或进行实地核查。（四）备案经审查符合备案条件的，备案管理部门在合同备案管理系统中予以备案，并生成合同备案编号。备案管理部门将备案信息反馈给当事人，并出具合同备案证明。（五）变更与注销1.变更：合同履行过程中，如发生合同变更情况，当事人应在变更事项发生之日起规定时间内，登录合同备案管理系统，填写合同备案变更申请表，上传变更后的合同文本及相关证明材料，提交变更申请。备案管理部门按照备案流程进行审查，经审查符合变更条件的，予以变更备案。2.注销：合同履行完毕、解除或终止后，当事人应在规定时间内，登录合同备案管理系统，填写合同备案注销申请表，提交注销申请。备案管理部门对申请进行审查，经审查符合注销条件的，予以注销备案，并将注销信息反馈给当事人。五、备案档案管理（一）档案建立备案管理部门应建立合同备案档案，对备案合同及相关材料进行分类整理、编号归档。档案内容包括合同备案申请表、合同文本、证明材料、备案变更或注销申请表及相关材料等。（二）档案保管合同备案档案应妥善保管，确保档案的安全、完整。档案保管期限按照国家有关规定执行，一般为合同履行完毕后若干年。（三）档案查阅与利用1.查阅权限：因工作需要查阅合同备案档案的，应按照规定的权限和程序进行申请。未经批准，任何人不得擅自查阅合同备案档案。2.查阅程序：查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和范围等，经备案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自摘抄、复制、涂改档案内容。3.档案利用：合同备案档案仅供内部工作参考使用，未经合同当事人同意，不得对外提供或泄露档案信息。六、监督检查（一）检查方式备案管理部门应定期对合同备案情况进行监督检查，检查方式包括书面检查、实地检查、网络监测等。（二）检查内容1.备案手续办理情况：检查合同当事人是否按照规定及时办理合同备案手续，备案申请材料是否齐全、真实、准确。2.合同履行情况：检查合同当事人是否按照合同约定履行义务，是否存在违法违规行为。3.备案信息准确性：检查合同备案信息是否与实际情况一致，是否存在虚假备案或备案信息变更不及时等问题。（三）处理措施1.责令改正：对发现的问题，备案管理部门应责令当事人限期改正。2.行政处罚：对违反本办法规定的行为，备案管理部门可依法给予行政处罚，包括警告、罚款等。3.信用惩戒：将合同当事人的违法违规行为纳入信用信息管理系统，实施信用惩戒，限制其在市场活动中的行为。七、法律责任（一）当事人责任合同当事人违反本办法规定，有下列情形之一的，由备案管理部门责令改正，并处以罚款；给对方当事人造成损失的，依法承担赔偿责任：1.未按照规定办理合同备案手续的；2.提供虚假备案材料的；3.未按照合同约定履行义务，导致合同纠纷的；4.擅自变更、解除合同未办理备案变更或注销手续的；5.其他违反本办法规定的行