汽运公司财务报销审批办法​

汽运公司财务报销审批办法​

一、总则1.目的：为了加强本汽运公司财务管理，规范财务报销审批流程，合理控制费用支出，确保公司资金的安全、合理使用，提高公司经济效益，结合本公司实际情况，特制定本办法。2.适用范围：本办法适用于汽运公司全体员工，包括总公司及各分公司、办事处的所有正式员工、试用期员工等。对于与公司有业务往来的客户，涉及相关费用报销参照本办法执行。3.基本原则：本办法遵循合法性、真实性、合理性、完整性原则。报销的费用必须符合国家法律法规及公司相关规定，报销事项真实发生，费用支出合理且报销凭证完整。同时，体现公司的企业文化，鼓励员工在合理范围内节约成本，为公司创造价值；秉持人文关怀理念，对于员工因工作产生的合理必要费用给予及时报销。二、组织架构与职责划分1.审批组织架构：公司建立扁平化的财务报销审批组织架构，以提高审批效率。主要涉及部门包括员工所在部门、财务部、分管领导及总经理。2.部门职责-员工所在部门：员工负责整理、填写报销单据，确保报销事项真实、合理，并提供相应的原始凭证。部门负责人对本部门员工的报销申请进行初审，审核报销事项是否符合部门工作安排及预算，费用是否合理，单据填写是否规范等。-财务部：对报销单据进行财务审核，重点审查单据的合法性、完整性，费用标准是否符合公司规定，计算是否准确等。对不符合要求的报销单据，及时退回给员工并说明原因。同时，负责对公司整体财务报销情况进行统计、分析，为公司成本控制提供数据支持。-分管领导：从业务角度对报销事项进行审批，判断其是否符合公司业务发展需要，费用支出是否与业务成果相匹配等。分管领导应熟悉所负责业务领域的工作，确保审批的科学性和合理性。-总经理：对重大金额或特殊事项的报销进行最终审批，从公司整体战略和资源配置角度把控报销事项的合理性和必要性。总经理审批通过后，报销款项方可支付。三、管理流程1.报销申请：员工在完成相关工作事项且取得合法有效的原始凭证后，应及时填写《财务报销审批单》。填写内容包括员工姓名、部门、报销日期、报销事由、金额明细等，并将原始凭证整齐粘贴在审批单后面。对于涉及出差、业务招待等费用报销，还需按照公司相关规定填写相应的申请表，如《出差申请表》《业务招待费申请表》等，详细说明出差行程、业务招待对象等信息。2.部门初审：员工将填写完整的报销审批单提交给部门负责人。部门负责人应在收到申请后的[X]个工作日内完成初审。如初审通过，部门负责人在审批单上签字确认；如发现问题，应及时与员工沟通，要求其补充或修改相关内容。3.财务审核：经部门初审通过的报销审批单流转至财务部。财务人员在收到后的[X]个工作日内进行财务审核。审核通过后，在审批单上签署审核意见；对于不符合财务规定的报销申请，财务部应出具书面反馈意见，说明原因并退回给员工。员工应根据反馈意见进行整改，重新提交审核。4.分管领导审批：财务审核通过的报销申请提交给分管领导。分管领导在[X]个工作日内完成审批。如审批通过，签字确认；如认为有疑问或不合理之处，可与员工或相关部门沟通，必要时可要求重新提供资料或说明情况。5.总经理审批：对于超过一定金额标准（具体金额根据公司实际情况设定）或特殊事项的报销申请，在经过分管领导审批后，还需提交总经理审批。总经理应在[X]个工作日内完成审批。总经理审批通过后，报销流程结束。6.报销支付：财务部在报销申请完成所有审批流程后，按照公司财务支付规定，在[X]个工作日内安排报销款项的支付。支付方式可根据实际情况选择银行转账、现金支付等。四、权利与义务1.员工权利与义务-权利：员工有权按照本办法规定，对因工作产生的合理费用进行报销申请。对于符合报销规定的申请，有权要求公司及时审批并支付报销款项。同时，员工对报销审批过程中有疑问的地方，有权向相关审批部门咨询了解情况。-义务：员工有义务确保报销事项真实、合法，提供的原始凭证完整、有效。严格按照本办法规定的流程和要求填写报销审批单，不得虚报、瞒报费用。对于审批部门提出的问题和要求，应积极配合，及时补充或修改相关内容。2.审批部门权利与义务-权利：各审批部门有权对报销申请进行审核，对不符合规定的申请提出意见并要求员工整改。有权根据公司规定和实际情况，决定是否批准报销申请。-义务：各审批部门应在规定的时间内完成审批工作，不得无故拖延。审批过程中应严格按照公司制度进行，确保审批的公正性、合理性。同时，要对报销申请的相关信息进行保密，不得泄露员工的个人信息和公司财务信息。五、监督与奖惩机制1.监督机制：公司建立健全财务报销监督机制，加强内部审计工作。内部审计部门定期对公司财务报销情况进行检查，重点审查报销事项的真实性、审批流程的合规性、费用支出的合理性等。同时，鼓励员工对违规报销行为进行举报，对于举报属实的给予一定奖励。此外，公司还将接受外部审计监督，确保公司财务报销工作符合法律法规要求。2.奖励机制：对于严格遵守本办法，在费用控制方面表现优秀的员工或部门，公司将给予一定的奖励。如评选年度“费用节约标兵”，给予荣誉证书和物质奖励；对部门整体费用控制良好的，在绩效考核中给予加分等激励措施。同时，对于在报销审批过程中认真负责、提出合理化建议并为公司节约成本的审批人员，也将给予相应奖励。3.惩罚机制：对于违反本办法规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的惩罚。对于虚报、瞒报费用，提供虚假原始凭证等违规行为，一经查实，除追回违规报销款项外，将根据公司《员工手册》相关规定，给予警告、罚款、降职、辞退等不同程度的处罚。对于审批部门未认真履行职责，导致公司资金损失或出现违规报销情况的，将追究相关审批人员的责任，给予相应的绩效考核扣分、经济处罚等处理。六、附则1.解释权：本办法由公司财务部负责解释。如有未尽事宜或需根据公司实际情况进行调整，由财务部提出修订意见，报公司管理层批准后执行。2.生效日期：本办法自