软件公司机房门禁管理规定

软件公司机房门禁管理规定

一、总则1.目的本规定旨在加强公司门禁管理，保障公司办公区域的安全与秩序，保护公司资产及员工人身安全，同时确保公司运营的高效与顺畅，营造良好的工作环境，提升公司整体管理水平。2.适用范围本规定适用于公司全体员工、来访客户、合作伙伴及所有进入公司办公区域的人员。3.企业文化体现本门禁管理制度秉持公司“创新、协作、诚信、共赢”的企业文化理念。通过规范门禁管理，确保每位进入公司的人员都能在安全有序的环境中工作与交流，促进员工之间的协作，维护公司诚信经营的形象，实现公司与员工、客户的共赢发展。二、组织架构与职责划分1.行政部门-负责门禁系统的整体规划、选型与维护，确保门禁系统的正常运行。-制定和更新门禁管理制度，监督制度的执行情况。-负责员工门禁权限的审批与管理，包括新员工权限开通、员工离职权限注销等。-协调处理门禁管理过程中的各类问题与纠纷，定期对门禁管理工作进行总结与汇报。2.安全保卫部门-协助行政部门进行门禁系统的日常巡查，及时发现并报告门禁系统的故障与异常情况。-在门禁系统出现故障或紧急情况时，负责现场秩序的维护与应急处理，确保公司安全。-对来访人员进行登记与引导，核实来访人员身份信息，确保符合公司安全要求。3.各部门负责人-负责本部门员工门禁权限申请的审核，确保权限分配合理且符合工作需要。-对本部门员工进行门禁管理制度的培训与教育，提高员工对门禁管理重要性的认识。-配合行政部门和安全保卫部门进行门禁管理工作，及时反馈本部门在门禁使用过程中的问题与建议。三、管理流程1.员工门禁权限管理-新员工入职：新员工入职时，人力资源部门应及时将新员工信息提交给行政部门。行政部门根据员工所在部门及岗位需求，为新员工开通相应的门禁权限，发放门禁卡或提供其他授权方式，并告知员工门禁使用注意事项。-员工岗位变动：员工岗位发生变动时，所在部门负责人应及时通知行政部门。行政部门根据新岗位需求调整员工门禁权限，确保权限与工作需要相符。-员工离职：员工离职时，人力资源部门应通知行政部门注销其门禁权限。员工需在离职手续办理过程中将门禁卡交回行政部门，如有遗失需按规定进行赔偿。2.来访人员管理-预约来访：来访人员需提前与公司内部对接人取得联系，由对接人通过公司内部系统提交来访预约申请，填写来访人员姓名、身份证号码、联系方式、来访时间、来访事由等信息。行政部门对预约申请进行审核，审核通过后系统自动生成来访二维码或临时门禁卡信息发送给对接人，对接人将相关信息告知来访人员。-临时来访：对于未提前预约的临时来访人员，在公司前台处，需向安保人员说明来访事由并提供有效身份证件。安保人员联系对接人核实信息后，为来访人员登记相关信息，发放临时门禁卡或打印临时访客通行证，并告知来访人员公司相关规定及活动范围。来访结束后，来访人员需在前台归还临时门禁卡或访客通行证。3.物品出入管理-办公用品及设备：员工因工作需要携带办公用品或设备外出时，需填写物品出门申请单，注明物品名称、规格、数量、外出原因及预计归还时间等信息，经部门负责人签字批准后，交至安保人员处。安保人员核对信息无误后予以放行。-贵重物品及重要文件：携带贵重物品或重要文件外出时，除填写物品出门申请单外，还需经公司高层领导审批。安保人员严格按照审批内容进行检查与放行，确保物品及文件的安全。四、权利与义务1.员工权利与义务-权利：员工有权在正常工作时间内通过合法授权方式自由进出公司办公区域，以保障工作的顺利开展。员工有权对门禁系统存在的问题或不合理的门禁管理规定提出意见和建议。-义务：员工应妥善保管个人门禁卡或其他授权设备，不得随意转借、复制或丢失。如发现门禁卡丢失应及时向行政部门挂失补办。员工应严格遵守门禁管理制度，按照规定的方式和时间进出公司，不得通过不正当手段破坏门禁系统或逃避门禁检查。在带领来访人员进出公司时，员工应负责对来访人员进行全程陪同与管理，确保来访人员遵守公司各项规定。2.来访人员权利与义务-权利：来访人员在按照规定完成登记手续并获得授权后，有权在公司规定的时间和区域内与对接人进行业务交流与沟通。-义务：来访人员应如实提供个人身份信息及来访事由，不得隐瞒或虚报信息。在公司内，来访人员应遵守公司的各项规章制度，不得随意进入未经授权的区域，不得从事与来访事由无关的活动。来访结束后，应及时归还临时门禁卡或访客通行证。五、监督与奖惩机制1.监督机制-行政部门和安全保卫部门定期对门禁系统的使用情况进行检查与统计，包括员工和来访人员的进出记录、门禁卡使用情况等，及时发现异常行为并进行处理。-设立意见箱和投诉电话，接受员工和来访人员对门禁管理工作的监督与反馈。对于收到的意见和投诉，行政部门应及时进行调查与处理，并将处理结果反馈给相关人员。2.奖励机制-对于严格遵守门禁管理制度，积极协助公司进行门禁管理工作，为公司安全与秩序做出贡献的员工，公司将给予表彰和奖励，包括但不限于颁发荣誉证书、给予一定的物质奖励等。-对于提出合理建议，有助于优化门禁管理流程、提高门禁管理效率的员工，公司将根据建议的实际效果给予相应的奖励。3.惩罚机制-对于违反门禁管理制度的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚。初次违反且情节较轻的，给予口头警告；多次违反或情节严重的，将给予书面警告、罚款、调岗直至解除劳动合同等处罚措施。-对于来访人员违反门禁管理制度的行为，公司将视情况进行批评教育、限制来访或禁止再次来访等处理措施。如因来访人员违规行为给公司造成损失的，将依法追究其相应责任。六、附则1.制度修订本规定将根据公司发展和实际管理需要进行适时修订和完善。修订后