学院设备台账管理办法

学院设备台账管理办法一、引言学院的设备是教学、科研等各项工作顺利开展的重要物质基础。为了加强学院设备的管理，提高设备的使用效益，确保设备的安全与完整，特制定本设备台账管理办法。本办法旨在规范设备台账的建立、使用和维护，使其更好地服务于学院的发展需求，同时符合相关法律法规和行业标准要求。二、适用范围本办法适用于学院内所有教学设备、科研设备、行政办公设备等各类固定资产设备的台账管理。三、管理职责（一）资产管理部门1.负责制定和完善设备台账管理制度，并组织实施。2.牵头建立学院统一的设备台账，确保台账信息的全面、准确、及时更新。3.定期对设备台账进行检查和核对，保证账物相符。4.协同相关部门做好设备的采购、验收、报废等环节的管理工作，并及时在台账中记录相关信息。（二）设备使用部门1.负责本部门设备台账的日常管理和维护，指定专人负责设备信息的记录和更新。2.配合资产管理部门做好设备的清查盘点工作，及时反馈设备的使用状况和存在问题。3.按照规定的操作规程使用设备，确保设备的正常运行和安全使用，并做好设备的日常保养和维修记录。（三）财务部门1.负责审核设备采购、维修等费用的报销，确保费用支出符合财务规定。2.协助资产管理部门做好设备的价值核算工作，定期与设备台账进行核对，保证财务账目与设备台账一致。四、设备台账的建立（一）台账内容1.设备基本信息：包括设备名称、型号规格、购置日期、购置价格、生产厂家、设备编号、资产编号、使用部门等。2.设备变动记录：记录设备的调入、调出、借用、归还、维修、报废等情况。3.设备使用状况：如在用、闲置、待修等状态。4.设备维护保养记录：详细记录设备的维护保养时间、内容、维修人员等信息。（二）台账建立流程1.设备采购到货后，采购部门应及时将设备的相关信息提交给资产管理部门。2.资产管理部门根据收到的信息，在设备台账中录入设备基本信息，并为设备分配唯一的设备编号和资产编号。3.设备使用部门在设备验收合格后，确认设备信息无误，并指定专人负责该设备的日常管理，在台账中记录设备的使用部门等信息。4.财务部门根据设备采购发票等凭证，对设备的价值进行核算，并与设备台账中的购置价格进行核对。五、设备台账的使用（一）查询功能1.学院各部门可通过设备台账系统查询本部门或全院的设备信息，方便了解设备的分布和使用情况。2.查询内容包括设备的基本信息、变动记录、使用状况等，以满足不同的查询需求。（二）统计分析功能1.资产管理部门定期对设备台账数据进行统计分析，生成各类设备统计报表，如设备数量统计、设备价值统计、设备使用情况统计等。2.通过统计分析，为学院的设备采购、调配、管理等决策提供数据支持，帮助合理规划设备资源，提高设备的使用效益。（三）决策支持功能1.根据设备台账的统计分析结果，结合学院的教学、科研发展规划，为设备的更新、购置、报废等决策提供依据。2.例如，对于使用年限较长、故障率高、已不能满足教学科研需求的设备，可考虑申请报废更新；对于某些专业急需但设备短缺的情况，可作为设备采购的参考依据。六、设备台账的维护（一）信息更新1.设备的基本信息如有变更，如设备型号、使用部门等，设备使用部门应及时通知资产管理部门进行更新。2.设备的变动记录应在发生变动后的[X]个工作日内准确录入设备台账，确保台账信息的及时性和准确性。（二）定期核对1.资产管理部门每月对设备台账与实物进行核对，确保账物相符。如发现账物不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。2.每年组织一次全院性的设备清查盘点工作，对设备台账进行全面核对和清理，核实设备的数量、状态、使用情况等信息，发现问题及时整改。（三）数据备份1.设备台账数据应定期进行备份，备份周期为[X]个月。备份数据存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，以防止数据丢失。2.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。七、设备的采购与验收（一）采购流程1.各部门根据教学、科研等工作需要，提出设备采购申请，详细说明采购设备的名称、型号、数量、用途等信息。2.采购申请经部门负责人审核后，提交至资产管理部门。资产管理部门对采购申请进行审核，核实是否符合学院设备配置标准和预算安排。3.通过审核的采购申请，由资产管理部门按照学院采购管理规定组织实施采购。采购过程中，应选择具有良好信誉的供应商，确保设备的质量和售后服务。4.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交给资产管理部门和财务部门，以便跟踪设备采购进度和进行费用核算。（二）验收流程1.设备到货后，采购部门应及时通知资产管理部门、设备使用部门等相关人员共同进行验收。2.验收人员按照采购合同和相关标准对设备的数量、规格、型号、外观、性能等进行逐一检查，确保设备符合要求。3.对于技术复杂的设备，可邀请专业技术人员或专家参与验收。验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。4.设备验收合格后，资产管理部门应及时在设备台账中记录设备的到货信息，并办理入库手续。八、设备的使用与保管（一）使用规范1.设备使用部门应根据设备的性能和操作规程，合理安排设备的使用，确保设备的正常运行。2.设备操作人员应经过专业培训，熟悉设备的操作方法和注意事项，严格按照操作规程进行操作。3.设备使用过程中，如发现异常情况，应立即停止使用，并及时通知设备维护人员进行维修。严禁设备带故障运行。（二）保管责任1.设备使用部门应负责本部门设备的日常保管工作，指定专人负责设备的保管和维护，确保设备的安全与完整。2.设备存放应符合安全、防潮、防尘、防火等要求，定期对设备进行清洁和保养，防止设备损坏和老化。3.对于贵重设备和关键设备，应采取必要的安全防护措施，如安装防盗报警装置、设置专人保管等。九、设备的维修与报废（一）维修管理1.设备出现故障时，设备使用部门应及时填写设备维修申请单，注明设备名称、故障现象、维修要求等信息，并提交给资产管理部门。2.资产管理部门根据设备维修申请单，联系设备维修人员或外委维修单位进行维修。维修过程中，应做好维修记录，包括维修时间、维修内容、维修费用等。3.设备维修完成后，设备使用部门应对维修效果进行验收。验收合格后，在维修记录上签字确认，并将维修记录提交给资产管理部门更新设备台账。（二）报废管理1.符合下列条件之一的设备，可申请报废：已超过规定使用年限，且技术性能落后，无法满足教学科研工作需要；因意外事故或自然灾害等原因造成设备严重损坏，无法修复；设备维修费用过高，继续使用不经济等。2.设备使用部门提出设备报废申请，填写设备报废申请表，详细说明设备报废原因、设备基本信息等，并提交相关证明材料。3.资产管理部门组织相关人员对设备报废申请进行审核，必要时可邀请专业技术人员或专家进行鉴定。审核通过后，报学院领导审批。4.经学院领导批准报废的设备，由资产管理部门按照规定进行处置。处置过程中，应做好记录，并及时在设备台账中注销该设备信息。十、监督与考核（一）监督检查1.学院设立设备管理监督小组，定期对设备台账管理情况进行监督检查，确保设备管理工作规范、有序进行。2.监督检查内容包括设备台账的建立、使用、维护情况，设备的采购、验收、使用、保管、维修、报废等环节的执行情况，以及设备的安全与完整情况等。（二）考核评价1.将设备台账管理工作纳入学院各部门的年度考核指标体系，对设备管理工作成绩突出的部