学院设备采购管理办法

学院设备采购管理办法一、引言在学院的日常运营中，设备采购是一项至关重要的工作。它直接关系到教学、科研等各项工作的顺利开展，对于提升学院的整体实力和竞争力具有不可忽视的作用。为了确保设备采购工作的规范、高效、透明，我们制定了本管理办法，希望大家共同遵守，以实现学院资源的合理配置和有效利用。二、适用范围本办法适用于学院内所有教学、科研、行政等部门的设备采购活动。三、采购原则1.按需采购原则我们鼓励各部门根据实际工作需求，认真评估所需设备的种类、数量和规格，确保采购的设备能够切实满足教学、科研及日常工作的需要。避免盲目采购或重复采购，造成资源浪费。2.质量优先原则希望大家在采购设备时，将质量放在首位。优先选择质量可靠、性能稳定、售后服务良好的产品，以保证设备能够长期稳定运行，为工作提供有力支持。3.性价比原则在保证设备质量的前提下，要综合考虑价格因素，追求性价比的最大化。通过合理的市场调研和比较，选择价格合理、符合预算的设备，实现资源的最优配置。4.合规合法原则设备采购活动必须严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保采购过程合法合规。所有采购行为都应在法律框架内进行，维护学院的合法权益。四、采购流程1.需求申报各部门应根据工作实际情况，填写设备采购需求申请表。在申请表中，详细说明所需设备的名称、规格、数量、用途、预算等信息，并附上必要的技术参数和性能要求。申请表需经部门负责人审核签字后，提交至学院设备采购管理部门。2.需求审核学院设备采购管理部门收到各部门的需求申请表后，将组织相关人员进行审核。审核内容包括需求的合理性、必要性、预算的准确性等。对于不符合要求的申请，将及时与申请部门沟通，说明原因并要求其进行修改完善。3.采购预算编制根据审核通过的需求申请表，学院财务部门负责编制采购预算。采购预算应明确各项设备的采购金额，并确保预算总额在学院可承受的范围内。预算编制完成后，提交至学院领导审批。4.采购方式确定根据采购预算和设备特点，确定合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。在选择采购方式时，应严格按照相关法律法规和学院规定执行。公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的设备采购项目。通过公开招标，可以吸引众多供应商参与竞争，从而获得更优质的产品和更优惠的价格。邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的设备，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的情况，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：当招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的设备采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购。单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价采购：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的设备采购项目，可以采用询价方式采购。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。5.采购文件编制根据确定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应确保内容完整、准确、清晰，符合法律法规和采购要求。6.发布采购信息对于公开招标和邀请招标项目，应在规定的媒体上发布采购公告（招标邀请书）。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。同时，应在学院内部网站上发布相关采购信息，方便学院教职工了解采购情况。7.供应商报名及资格审查潜在供应商应按照采购公告（招标邀请书）的要求，在规定时间内报名并提交相关资格证明文件。学院设备采购管理部门将对供应商的资格进行审查，确保参与采购活动的供应商具备相应的资质和能力。对于资格审查不合格的供应商，将取消其参与采购活动的资格。8.开标、评标（谈判、询价）按照采购文件规定的时间和地点，组织开标、评标（谈判、询价）活动。开标过程应公开进行，由专人负责唱标、记录。评标（谈判、询价）小组由学院相关部门的专业人员组成，按照评标标准对供应商的投标文件进行评审（谈判、询价），并推荐中标候选人（成交供应商）。9.中标（成交）结果公示评标（谈判、询价）结束后，将中标（成交）结果在学院内部网站和规定的媒体上进行公示。公示期不得少于三个工作日。公示期间，如有异议，应及时向学院设备采购管理部门提出。学院设备采购管理部门将对异议进行调查核实，并根据调查结果做出相应处理。10.合同签订公示无异议后，学院与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货时间、交货地点、售后服务等内容。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的职责。11.设备验收设备到货后，学院设备采购管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括设备的数量、规格、型号、质量、性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，填写设备验收报告，并办理相关入账手续。对于验收不合格的设备，应及时与供应商沟通协商，要求其按照合同约定进行整改或退换货。12.资金支付设备验收合格且手续完备后，学院财务部门按照采购合同约定，及时支付设备采购款项。支付款项时，应严格审核相关凭证，确保支付的准确性和合规性。五、采购监督与管理1.成立采购监督小组学院成立采购监督小组，成员由学院纪检、审计、财务等部门的人员组成。采购监督小组负责对设备采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。2.加强内部审计学院审计部门应定期对设备采购项目进行内部审计，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、合同履行情况等。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.建立供应商评价机制学院设备采购管理部门应建立供应商评价机制，对供应商的产品质量、售后服务、信誉等方面进行评价。评价结果将作为今后选择供应商的重要参考依据。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，将减少或取消其合作资格。4.强化信息公开学院应加强设备采购信息的公开，及时在学院内部网站上公布采购项目的需求申报、采购预算、采购方式、采购结果等信息，接受学院教职工的监督。同时，应按照相关规定，将采购信息在规定的媒体上进行公开，提高采购活动的透明度。六、责任追究1.在设备采购过程中，如有违反本管理办法及相关法律法规的行为，将依法追究相关责任人的责任。2.对于因采购设备质量问题给学院造成损失的，应追究供应商的违约责任，并要求其