学校项目合同管理办法

学校项目合同管理办法一、引言在学校的日常运营与发展过程中，项目合同管理是一项至关重要的工作。它涉及到学校与外部合作伙伴之间的各类合作项目，从教学资源采购、科研合作到校园建设工程等多个领域。一份完善且有效的合同管理办法，不仅能够保障学校的合法权益，确保项目顺利推进，还能促进学校与合作伙伴之间的良好合作关系，提升学校整体运营效率。我们希望通过制定本管理办法，规范学校项目合同的全过程管理，让大家在合同签订、执行及后续管理等环节都有章可循，从而更好地实现学校的发展目标。二、适用范围本办法适用于学校所有对外签订的项目合同，包括但不限于教学合作合同、科研合作合同、设备采购合同、工程建设合同、服务外包合同等。三、合同管理原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保合同的签订、履行和终止都符合法律要求。2.风险防控原则对合同签订和执行过程中可能出现的风险进行全面评估和防控，保障学校利益不受损失。3.全面管理原则涵盖合同从起草、审核、签订、履行到归档等各个环节的全过程管理。4.合作共赢原则在保障学校利益的前提下，注重与合作伙伴的沟通与协作，实现互利共赢。四、合同管理职责分工1.项目发起部门负责项目的发起和前期调研，明确项目需求和目标。组织起草合同草案，提供必要的合同条款说明和背景资料。负责与合作方进行初步沟通和洽谈，了解合作意向和要求。2.法务部门参与合同起草和审核工作，从法律角度对合同条款进行审查，确保合同合法合规。解答合同相关的法律问题，提供法律意见和建议。负责处理合同纠纷的法律事务，维护学校合法权益。3.财务部门参与合同审核，对合同中的经费预算、支付方式、结算条款等进行审核，确保财务安排合理。负责合同执行过程中的财务监督和款项支付管理。4.审计部门对重大合同进行审计监督，审查合同的签订、履行和结算情况。对合同执行过程中的违规行为提出审计意见和建议。5.合同管理部门负责合同的统一归口管理，建立合同台账和档案。组织合同审核会签，协调各部门之间的工作。跟踪合同履行情况，及时提醒相关部门处理合同执行中的问题。负责合同的归档和保管工作，确保合同资料的完整性和安全性。五、合同起草与审核1.合同起草项目发起部门应根据项目实际情况，按照合同示范文本或参考类似合同，起草合同草案。合同草案应明确双方的权利义务、项目内容、质量标准、价款支付、履行期限、违约责任等主要条款。起草过程中，应充分考虑学校利益和可能出现的风险，确保条款清晰、准确、完整。2.合同审核合同草案完成后，应提交合同管理部门进行形式审核，检查合同格式、内容完整性等是否符合要求。合同管理部门组织法务、财务、审计等相关部门进行会签审核。各部门应在规定时间内提出审核意见，重点对合同的合法性、合规性、经济性、可行性等方面进行审查。审核意见应明确指出合同存在的问题和修改建议，项目发起部门应根据审核意见对合同草案进行修改完善。经审核通过的合同，由合同管理部门提交学校领导审批。领导审批通过后，方可签订合同。六、合同签订1.合同签订应使用学校统一的合同专用章，并由法定代表人或其授权的代理人签字。2.签订合同前，应再次核对合同条款与审批意见是否一致，确保合同内容准确无误。3.合同签订过程中，应注意保留相关证据，如签字页、授权委托书等，以备后续查阅。4.合同签订后，合同管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，确保各部门了解合同内容和各自职责。七、合同履行1.项目执行部门负责合同的具体履行工作，按照合同约定的时间、质量标准、数量等要求完成项目任务。定期向合同管理部门汇报合同履行情况，及时反馈合同执行过程中出现的问题和困难。对合作方的履约情况进行监督，如发现合作方存在违约行为，应及时采取措施并向合同管理部门报告。2.合同管理部门跟踪合同履行情况，建立合同履行台账，记录合同执行进度、款项支付、变更情况等。定期检查合同履行情况，对发现的问题及时协调相关部门解决。根据合同履行情况，提醒项目执行部门及时办理结算和验收手续。3.变更管理合同履行过程中，如需对合同内容进行变更，项目执行部门应及时提出变更申请，并说明变更原因、内容和对合同履行的影响。变更申请经合同管理部门审核后，提交学校领导审批。审批通过后，与合作方签订补充协议或变更合同。变更后的合同应按照合同签订流程进行审核、签订和备案。八、合同结算与验收1.合同结算项目完成后，项目执行部门应及时整理相关资料，向财务部门提交结算申请。财务部门根据合同约定和实际履行情况，对结算申请进行审核，审核无误后办理款项支付手续。合同管理部门负责监督款项支付情况，确保支付符合合同约定和学校财务规定。2.合同验收项目执行部门应在合同约定的时间内组织验收工作，邀请相关部门和专家组成验收小组。验收小组应按照合同约定的质量标准和验收程序进行验收，形成验收报告。验收合格的项目，由验收小组签署验收意见；验收不合格的项目，应要求合作方限期整改，整改后重新组织验收。合同管理部门负责将验收报告归档保存，作为合同履行情况的重要依据。九、合同归档与保管1.合同签订后，合同管理部门应及时将合同正本、副本、补充协议、变更记录、验收报告、结算凭证等相关资料进行整理归档。2.合同档案应按照项目类别、时间顺序等进行分类存放，便于查阅和管理。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和学校相关规定执行，期满后如需销毁，应按照规定程序进行审批和处理。十、合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，项目执行部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据和资料。2.合同管理部门应会同法务部门对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理方案应根据纠纷的性质和具体情况，选择协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决。4.在纠纷处理过程中，应注意维护学校的合法权益，妥善处理与合作方的关系，尽量避免对学校声誉造成不良影响。十一、监督与考核1.学校建立合同管理监督机制，定期对合同管理工作进行检查和评估。2.合同管理部门应定期向学校领导汇报合同管理工作情况，包括合同签订、履行