学校采购业务管理办法

学校采购业务管理办法一、引言学校采购业务是学校运营中的重要环节，关乎教学质量、师生权益以及学校资源的合理配置。为了确保采购业务的规范、高效、透明，保障学校各项工作的顺利开展，依据相关法律法规和行业标准，特制定本管理办法。希望大家认真学习并严格遵守，共同维护学校采购业务的良好秩序。二、适用范围本办法适用于学校内所有涉及物资、服务、工程等方面的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、教材图书、后勤服务、校园建设工程等。三、采购原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，营造公平竞争的市场环境。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校师生和社会的监督。4.质量优先原则：在满足需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品。5.效益原则：注重采购成本控制，提高资金使用效益，实现资源的优化配置。四、采购流程（一）需求申请1.各部门根据教学、科研、管理等工作需要，填写采购需求申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途等信息。2.对于大额采购或涉及重大项目的需求，需附上详细的项目说明和预算计划。3.需求申请表提交至部门负责人审核，确保需求合理、必要，并签字确认。（二）采购审批1.部门负责人将审核通过的采购需求申请表提交至学校采购管理部门。2.采购管理部门对需求进行汇总整理，根据采购金额和性质进行分类审批。3.对于小额采购（金额在规定限额以下），由采购管理部门负责人直接审批；对于大额采购（金额超过规定限额），需提交学校领导班子集体审议批准。4.审批通过后，采购管理部门出具采购审批单，作为采购活动的依据。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于达到公开招标限额标准的采购项目，原则上应采用公开招标方式进行采购，以确保充分竞争，获得最优采购结果。3.符合邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购条件的项目，应按照相关规定履行相应的审批程序后采用相应方式采购。（四）供应商选择与管理1.采购管理部门根据采购项目的需求和特点，制定供应商筛选标准和采购文件。2.通过多种渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标或报价。3.对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、售后服务等进行综合评估，选择若干家合格的供应商作为候选对象。4.与候选供应商进行谈判、询价或招标等采购活动，确定最终的中标供应商或成交供应商。5.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购项目情况、履约评价等内容，对供应商进行动态管理。定期对供应商进行评估，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施。（五）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。2.合同内容应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.合同签订前，应提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同条款合法有效。4.合同签订后，双方应严格履行合同约定，确保采购项目顺利实施。（六）采购验收1.采购项目到货后，采购管理部门应及时组织相关部门和人员进行验收。2.验收人员应按照合同要求和相关标准，对采购物资或服务的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对。3.对于技术复杂、专业性强的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。4.验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。验收报告作为支付货款的重要依据。5.如发现采购物资或服务存在质量问题或与合同约定不符的情况，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货等处理方式。如供应商拒不履行合同义务，学校有权依法追究其违约责任。（七）付款结算1.采购项目验收合格后，采购管理部门应根据合同约定和验收报告，及时办理付款手续。2.付款申请应提交相关部门审核，审核通过后按照学校财务管理制度进行付款。3.对于分期付款的采购项目，应按照合同约定的付款节点和金额进行支付。4.财务部门应做好采购付款的账务处理，确保账目清晰、准确。五、采购风险管理1.建立风险预警机制：对采购过程中可能出现的风险进行识别、评估和预警，及时采取措施加以防范和控制。2.加强合同管理：在合同签订前，对合同条款进行严格审查，确保合同合法有效；在合同履行过程中，加强对合同执行情况的监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.防范供应商风险：加强对供应商的管理和评估，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作；建立供应商信用档案，对供应商的履约情况进行跟踪记录，及时发现和处理供应商违约行为。4.应对价格波动风险：关注市场价格动态，合理安排采购时间和数量，通过与供应商协商、签订价格调整条款等方式，降低价格波动对采购成本的影响。5.加强内部监督：学校内部审计部门应定期对采购业务进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否规范、采购结果是否合理等，发现问题及时督促整改。六、信息管理1.建立采购信息管理系统：利用信息化手段对采购业务进行全过程管理，实现采购需求申请、审批、采购方式选择、供应商管理、合同签订、验收、付款等环节的信息化操作和数据共享。2.及时发布采购信息：通过学校官网、内部办公系统等渠道，及时发布采购项目信息，包括采购公告、采购文件、中标（成交）结果等，确保采购信息公开透明。3.做好采购档案管理：对采购过程中形成的各类文件、资料、合同等进行分类整理、归档保存，建立完善的采购档案管理制度，便于查询和追溯。七、监督与考核1.成立采购监督小组：由学校纪检监察部门、审计部门、财务部门等相关人员组成采购监督小组，对采购业务进行全程监督。2.加强日常监督检查：采购监督小组定期对采购项目进行检查，重点检查采购流程是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否符合要求等，发现问题及时督促整改。3.建立采购考核机制：对采购管理部门和相关工作人员的采购工作进行考核评价，考核内容包括采购任务完成