合同履约检查管理办法

合同履约检查管理办法一、引言在企业的日常运营中，合同是连接各方的重要纽带，它承载着双方的权利与义务，对于保障业务的顺利开展、维护企业的合法权益至关重要。为了确保合同能够得到有效履行，避免因合同执行不当而引发的各类风险，我们制定了本合同履约检查管理办法。希望大家能够认真学习并严格遵守，共同维护企业合同管理的规范性和有效性。二、适用范围本办法适用于公司内所有签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等。无论是与供应商、客户还是合作伙伴签订的合同，都应按照本办法进行履约检查管理。三、职责分工1.合同管理部门负责建立和完善合同履约检查的相关制度和流程。定期组织对合同履约情况进行检查，并形成检查报告。跟踪合同执行过程中的问题，协调相关部门进行解决。2.业务部门负责本部门所签订合同的履约执行工作。按照合同约定的条款和时间节点，及时履行自身的义务。配合合同管理部门进行履约检查工作，提供相关资料和信息。3.财务部门负责审核合同执行过程中的款项支付情况，确保支付符合合同约定和财务规定。协助合同管理部门分析合同执行对财务状况的影响。4.法务部门为合同履约检查提供法律支持和指导，确保检查工作符合法律法规要求。对合同执行过程中出现的法律问题进行审查和处理。四、履约检查流程1.检查计划制定合同管理部门应根据公司合同签订情况和业务特点，制定年度合同履约检查计划。计划应明确检查的范围、内容、时间安排等。在制定检查计划时，应充分考虑合同的重要性、风险程度以及以往合同执行过程中出现的问题等因素。2.检查准备成立检查小组，成员包括合同管理部门、业务部门、财务部门、法务部门等相关人员。检查小组应收集与被检查合同相关的文件资料，如合同文本、协议、往来函件、发票、验收报告等。明确检查的重点和方法，例如查阅资料、实地走访、数据核对等。3.现场检查检查小组按照检查计划和准备工作的安排，对合同履行情况进行现场检查。在检查过程中，应详细记录合同执行的各个环节，包括合同条款的执行情况、双方的沟通协调情况、存在的问题等。对于发现的问题，应及时与相关部门和人员进行沟通核实，并要求其做出解释。4.检查结果汇总与分析检查结束后，检查小组应将检查结果进行汇总整理，形成检查报告。报告应包括合同基本信息、检查情况概述、发现的问题及原因分析、整改建议等内容。对检查结果进行深入分析，评估合同履约情况对公司业务和财务状况的影响，找出存在的风险点和管理漏洞。5.整改跟踪根据检查报告中提出的问题，合同管理部门应督促相关部门制定整改措施，并跟踪整改落实情况。整改责任部门应在规定的时间内完成整改工作，并将整改结果反馈给合同管理部门。合同管理部门应对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。五、履约检查内容1.合同条款执行情况检查双方是否按照合同约定的标的、数量、质量、价格、交付时间、地点等条款履行各自的义务。核实合同中关于服务标准、验收方式、违约责任等条款的执行情况。2.款项支付情况审查财务部门是否按照合同约定的付款方式、时间和金额进行款项支付。检查付款申请是否提供了完整的合同执行依据和相关证明文件。3.交付情况对于涉及货物交付的合同，检查货物是否按时、按质、按量交付，交付的货物是否符合合同约定的规格和标准。核实交付过程中的运输、装卸、验收等环节是否符合要求。4.服务提供情况对于服务类合同，检查服务提供商是否按照合同约定的服务内容、标准和期限提供服务。了解服务过程中客户的满意度，收集客户反馈的意见和建议。5.沟通协调情况检查合同双方在执行过程中是否保持良好的沟通协调，及时解决出现的问题。查看往来函件、会议纪要等文件，评估双方沟通的有效性和及时性。六、问题处理与风险防控1.问题处理对于履约检查中发现的问题，检查小组应及时与相关部门和人员进行沟通，明确责任主体和整改要求。责任部门应针对问题制定切实可行的整改措施，并在规定的时间内完成整改。整改措施应包括具体的整改步骤、责任人、时间节点等。在整改过程中，合同管理部门应跟踪整改进度，及时协调解决整改过程中出现的困难和问题。2.风险防控通过对合同履约情况的检查和分析，识别潜在的风险点，并制定相应的风险防控措施。加强对合同执行过程的监控，及时发现和预警可能出现的风险事件，提前采取措施进行防范和化解。建立合同履约风险评估机制，定期对合同履约风险进行评估，调整风险防控策略。七、监督与考核1.监督机制公司内部应建立健全合同履约检查的监督机制，确保检查工作的公正、客观、有效。审计部门应对合同履约检查工作进行定期审计，检查检查程序是否合规、检查结果是否真实可靠。接受员工和相关方对合同履约检查工作的监督和投诉，对于发现的违规行为及时进行处理。2.考核制度将合同履约情况纳入各部门和相关人员的绩效考核体系，对合同履约工作表现优秀的部门和个人