外包合同履约管理办法

外包合同履约管理办法一、引言在当今复杂多变的商业环境中，外包业务已成为许多企业优化资源配置、提升竞争力的重要战略选择。外包合同作为企业与外部合作伙伴之间权利义务的明确约定，其顺利履约对于保障企业业务的正常运转、实现预期目标至关重要。为了加强公司外包合同的履约管理，规范履约行为，提高履约效率，降低履约风险，特制定本管理办法。希望大家认真学习并严格遵守，共同维护公司外包业务的健康发展。二、适用范围本办法适用于公司所有外包合同的履约管理，包括但不限于信息技术外包、业务流程外包、人力资源外包等各类外包项目。三、职责分工1.业务部门负责提出外包需求，明确外包服务内容、标准、期限等要求，并参与外包合同的起草、评审工作。负责对外包供应商的选择、评估和管理，与供应商保持密切沟通，及时协调解决履约过程中出现的问题。负责监督外包供应商的履约情况，定期对外包服务进行检查和评估，确保外包服务符合合同要求。负责按照合同约定及时支付外包费用。2.合同管理部门负责外包合同的统一归口管理，审核合同条款，确保合同内容符合法律法规和公司利益。负责建立外包合同台账，跟踪合同履行情况，及时提醒业务部门和相关人员履行合同义务。负责组织合同纠纷的处理，参与制定解决方案，维护公司合法权益。3.财务部门负责审核外包费用的支付申请，确保支付依据充分、金额准确。负责对外包费用的使用情况进行监督和检查，防止出现财务风险。4.质量控制部门负责制定外包服务质量标准和验收规范，参与外包项目的验收工作，确保外包服务质量符合要求。负责对履约过程中的质量问题进行跟踪和处理，督促供应商采取有效措施改进质量。四、外包合同的签订1.合同起草业务部门应根据外包项目的需求和特点，起草外包合同文本。合同内容应包括但不限于服务内容、服务标准、服务期限、费用及支付方式、双方权利义务、违约责任、保密条款、争议解决方式等。在起草合同过程中，业务部门应充分考虑可能出现的风险和问题，确保合同条款明确、具体、可操作性强。2.合同评审合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行评审。合同管理部门应组织业务部门、财务部门、质量控制部门等相关人员对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、完整性、准确性、合理性以及风险防范措施等。各部门应根据职责分工，对合同条款提出意见和建议，业务部门应根据评审意见对合同文本进行修改完善。3.合同签订经评审通过的外包合同，由公司法定代表人或其授权代表与外包供应商签订。签订合同前，双方应确保合同内容已达成一致，并加盖双方公章或合同专用章。合同签订后，合同管理部门应及时将合同副本分发给业务部门、财务部门、质量控制部门等相关部门，并建立外包合同台账，记录合同的基本信息、履行情况等。五、外包合同的履行1.供应商管理业务部门应建立健全外包供应商评估机制，定期对外包供应商的履约能力、服务质量、信誉等进行评估。评估结果作为供应商选择、续用或淘汰的重要依据。业务部门应与外包供应商保持密切沟通，及时了解供应商的工作进展情况，协调解决履约过程中出现的问题。对于供应商提出的合理需求，业务部门应及时给予支持和配合。业务部门应要求外包供应商建立健全内部管理制度，加强对项目实施过程的管理和控制，确保项目按时、按质、按量完成。2.服务跟踪与监督业务部门应定期对外包服务进行跟踪和检查，及时掌握服务进展情况，发现问题及时督促供应商整改。检查内容包括但不限于服务质量、进度、成本、安全等方面。质量控制部门应按照外包服务质量标准和验收规范，定期对外包服务进行质量抽检，确保外包服务质量符合要求。对于抽检中发现的质量问题，质量控制部门应及时通知业务部门和供应商，并督促供应商采取有效措施进行整改。财务部门应按照合同约定及时审核外包费用的支付申请，确保支付依据充分、金额准确。对于不符合合同约定的支付申请，财务部门应及时拒绝支付，并通知业务部门和供应商。3.沟通协调机制建立健全外包合同履约沟通协调机制，加强公司内部各部门之间以及与外包供应商之间的沟通与协作。对于履约过程中出现的重大问题或争议，应及时召开协调会议，共同商讨解决方案。业务部门应指定专人负责与外包供应商的沟通协调工作，及时传递公司的需求和要求，反馈供应商的工作情况和问题。同时，应定期向公司领导汇报外包合同履约情况，确保公司领导及时掌握项目进展情况。六、外包合同的变更与解除1.变更情形在合同履行过程中，如因不可抗力、政策法规调整、业务需求变化等原因需要变更合同内容的，业务部门应及时与外包供应商协商，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、双方权利义务的调整等事项，并经公司合同管理部门审核后生效。2.解除情形在合同履行过程中，如出现以下情形之一的，公司有权解除外包合同：外包供应商严重违反合同约定，经多次督促仍不整改的；外包供应商因自身原因无法继续履行合同义务，且无法提供替代解决方案的；因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同目的无法实现的；法律法规规定的其他情形。公司解除外包合同的，应及时通知外包供应商，并按照合同约定办理相关手续。同时，公司应妥善处理好与外包供应商的善后事宜，避免给公司造成不必要的损失。七、外包合同的验收1.验收标准业务部门应根据外包合同的约定，制定详细的验收标准和验收流程。验收标准应明确、具体、可量化，能够客观反映外包服务的质量和效果。质量控制部门应参与验收标准的制定，并对外包服务的验收工作进行指导和监督。2.验收流程外包项目完成后，业务部门应及时组织相关人员按照验收标准进行验收。验收人员应包括业务部门代表、质量控制部门代表、财务部门代表等。验收过程中，验收人员应认真检查外包服务的完成情况、质量情况、成本情况等，确保外包服务符合合同要求。对于验收中发现的问题，验收人员应及时要求外包供应商进行整改，直至验收合格为止。验收合格后，业务部门应出具验收报告，验收报告应包括验收依据、验收标准、验收过程、验收结果等内容。验收报告经相关人员签字确认后生效。八、外包合同的结算与支付1.费用结算财务部门应按照外包合同的约定，及时与外包供应商进行费用结算。费用结算应根据验收报告、发票等相关凭证进行，确保结算金额准确无误。财务部门应建立外包费用结算台账，记录每次结算的金额、时间、支付情况等信息，便于查询和核对。2.支付流程外包供应商应在规定的时间内提交费用支付申请，申请内容应包括合同编号、服务内容、服务期限、费用金额、支付方式等信息，并附验收报告、发票等相关凭证。业务部门应按照合同约定对支付申请进行审核，审核通过后提交财务部门。财务部门应按照公司财务管理制度对支付申请进行审批，审批通过后办理支付手续。财务部门应及时将支付情况反馈给业务部门和外包供应商，确保支付信息准确及时。九、外包合同的档案管理1.档案收集合同管理部门应负责收集、整理外包合同履行过程中形成的各类文件和资料，包括合同文本、变更协议、验收报告、支付凭证、往来信函等。业务部门、财务部门、质量控制部门等相关部门应积极配合合同管理部门，及时将各自在履约过程中形成的文件和资料移交合同管理部门。2.档案整理与归档合同管理部门应按照档案管理的相关规定，对收集到的文件和资料进行整理和归档。归档文件应分类存放，便于查询和利用。外包合同档案应建立电子档案和纸质档案，电子档案应进行备份，确保档案信息的安全和完整。3.档案保管与利用合同管理部门应指定专人负责外包合同档案的保管工作，确保档案存放安全、有序。同时，应建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。公司内部各部门因工作需要查阅外包合同档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到合同管理部门办理借阅手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印档案内容。十、违约责任与争议解决1.违约责任外包合同双方应严格履行合同约定的义务，如一方违反合同约定，应承担相应的违约责任。违约责任的承担方式包括但不限于继续履行、采取补救措施、赔偿损失等。业务部门应及时跟踪外包供应商的履约情况，对于供应商出现的违约行为，应及时要求供应商整改，并按照合同约定追究供应商的违约责任。如因供应商违约给公司造成损失的，公司有