合同审查备案管理办法

合同审查备案管理办法一、使用背景在当今复杂多变的商业环境中，合同作为公司/组织开展各类业务活动的重要法律文件，其签订、履行等环节直接关系到公司的合法权益和正常运营。为了确保合同的合法性、完整性和有效性，加强对合同的审查与备案管理至关重要。通过建立科学、规范的合同审查备案管理办法，能够有效防范合同风险，保障公司业务的顺利开展，维护公司的经济利益和社会声誉。二、制定目的本办法旨在规范公司/组织合同审查备案工作流程，加强对合同的全过程管理，提高合同质量，防范合同风险，维护公司/组织的合法权益，促进公司/组织各项业务的健康、有序发展。三、适用范围本办法适用于公司/组织及其所属各部门、分支机构签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。四、职责分工（一）合同承办部门1.负责合同的起草、谈判、签订等工作，并确保合同内容符合公司/组织的业务需求和利益。2.对合同的真实性、合法性、完整性负责，及时向合同审查部门提交合同草案及相关资料。3.配合合同审查部门对合同进行审查，并根据审查意见对合同进行修改完善。4.负责合同的履行跟踪，及时处理合同履行过程中出现的问题，并向合同审查部门反馈相关情况。（二）合同审查部门1.负责对合同承办部门提交的合同草案及相关资料进行审查，提出审查意见。2.对合同的法律风险、商业风险等进行评估，为公司/组织决策提供参考依据。3.指导合同承办部门完善合同条款，提高合同质量。4.负责合同审查备案的登记、归档等工作。（三）合同审批部门1.负责对合同进行审批，根据合同审查意见和公司/组织的决策程序，做出批准或不批准的决定。2.对重大合同或涉及公司/组织重要利益的合同，组织相关部门进行会审，并提出审批意见。（四）其他相关部门1.财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审查，提出财务方面的意见和建议。2.法务部门负责对合同的法律条款进行审查，提供法律专业支持。3.审计部门负责对合同的签订、履行等情况进行审计监督。五、合同审查流程（一）合同承办部门初审合同承办部门在起草合同草案后，应进行认真的初审，确保合同内容符合公司/组织的业务需求和利益，条款完整、准确、清晰，不存在重大法律风险和商业风险。初审内容包括但不限于：1.合同主体是否合法、有效，是否具备签订合同的资格和能力。2.合同内容是否符合法律法规、政策规定和公司/组织的规章制度。3.合同条款是否明确、具体，权利义务是否对等，是否存在歧义或漏洞。4.合同的履行期限、地点、方式等是否合理，是否具有可操作性。5.合同的违约责任是否明确、合理，是否足以保障公司/组织的合法权益。（二）合同承办部门提交审查合同承办部门初审通过后，应将合同草案及相关资料提交给合同审查部门进行审查。提交的资料应包括但不限于：1.合同草案一式多份。2.与合同相关的背景资料、可行性研究报告、招投标文件等。3.涉及合同标的的相关文件，如技术方案、质量标准、验收报告等。4.其他需要提供的资料。（三）合同审查部门审查合同审查部门收到合同承办部门提交的审查资料后，应及时安排专人进行审查。审查人员应根据法律法规、政策规定和公司/组织的规章制度，对合同进行全面、细致的审查，重点关注以下方面：1.合同的合法性审查，包括合同主体是否合法、合同内容是否符合法律法规规定、合同签订程序是否合法等。2.合同的完整性审查，包括合同条款是否齐全、明确，权利义务是否对等，违约责任是否合理等。3.合同的准确性审查，包括合同文字表述是否准确、规范，数据是否准确无误等。4.合同的风险评估，包括合同履行过程中可能存在的法律风险、商业风险、信用风险等，并提出相应的防范措施和建议。审查人员在审查过程中，如发现合同存在问题或风险，应及时与合同承办部门沟通，要求其进行修改完善。合同承办部门应根据审查意见，对合同进行认真修改，并将修改后的合同再次提交给合同审查部门进行审查。（四）合同审批部门审批合同审查部门审查通过后，应将合同提交给合同审批部门进行审批。合同审批部门应根据合同审查意见和公司/组织的决策程序，对合同进行审批。审批内容包括但不限于：1.合同是否符合公司/组织的业务发展战略和经营目标。2.合同的风险是否可控，是否在公司/组织可承受的范围内。3.合同的审批权限是否符合公司/组织的规定。合同审批部门在审批过程中，如发现合同存在问题或风险，应及时与合同审查部门和合同承办部门沟通，要求其进行修改完善或做出说明。合同承办部门应根据审批意见，对合同进行认真修改，并将修改后的合同再次提交给合同审批部门进行审批。（五）合同签订与备案合同经审批通过后，由合同承办部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同应严格按照公司/组织的规定和程序进行，确保合同的签订过程合法、合规、有效。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本提交给合同审查部门进行备案。合同审查部门应建立合同审查备案台账，对合同的审查、审批、签订、履行等情况进行详细记录。六、合同备案管理（一）备案内容合同备案应包括以下内容：1.合同正本及副本。2.合同审查意见及修改情况说明。3.合同审批文件。4.其他与合同相关的资料。（二）备案流程合同承办部门在合同签订后[X]个工作日内，将合同副本及相关资料提交给合同审查部门进行备案。合同审查部门收到备案资料后，应及时进行审核，如发现备案资料不齐全或不符合要求，应要求合同承办部门补充完善。审核通过后，合同审查部门应将合同备案资料进行归档，并在合同审查备案台账中进行登记。（三）备案查询与使用公司/组织内部人员因工作需要查阅合同备案资料的，应填写《合同备案查询申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同审查部门进行查阅。合同审查部门应建立合同备案资料查阅登记制度，对查阅人员、查阅时间、查阅内容等进行详细记录。合同备案资料仅供公司/组织内部使用，未经公司/组织书面同意，不得对外提供或泄露。七、合同履行管理（一）履行跟踪合同承办部门负责合同的履行跟踪，及时了解合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。在合同履行过程中，如发现对方当事人存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时向合同审查部门和合同审批部门报告，并采取相应的措施，维护公司/组织的合法权益。（二）变更与解除合同履行过程中，如需要对合同进行变更或解除，合同承办部门应及时与对方当事人协商，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应按照合同审查备案的程序进行审查和备案。（三）纠纷处理合同履行过程中，如发生合同纠纷，合同承办部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出解决方案，并向合同审查部门和合同审批部门报告。合同审查部门和合同审批部门应根据纠纷情况，组织相关部门进行研究讨论，制定纠纷处理策略。如需要通过法律途径解决纠纷，应及时委托律师事务所进行处理。八、监督与检查（一）内部监督公司/组织内部审计部门负责对合同审查备案管理工作进行监督检查，定期对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行审计，检查合同审查备案制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督公司/组织应积极接受政府有关部门、行业协会等的监督检查，配合做好相关工作。如发现公司/组织在合同管理方面存在违法违规行为，应及时进行整改，并依法承担相应的法律责任。九、责任追究（一）责任界定在合同审查备案管理工作中，如因合同承办部门、合同审查部门、合同审批部门等相关人员的过错，导致合同出现问题或给公司/组织造成损失的，应根据过