商品验收管理暂行办法

商品验收管理暂行办法一、总则（一）目的为了加强公司商品验收管理，确保所采购商品的质量、数量、规格等符合合同要求，保障公司正常运营，特制定本暂行办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有采购商品的验收工作，包括但不限于原材料、零部件、成品、办公用品等。（三）基本原则1.严格按照合同约定和相关标准进行验收，确保商品质量。2.验收过程应客观、公正、透明，避免主观偏见。3.注重效率与质量的平衡，及时完成验收工作，不影响公司生产经营。二、验收职责分工（一）采购部门1.负责与供应商沟通商品验收的相关事宜，提供采购合同及相关技术文件。2.协助验收部门解决验收过程中出现的与采购相关的问题。（二）验收部门1.组织实施商品验收工作，制定验收计划和流程。2.对商品的质量、数量、规格等进行检验和核对，填写验收报告。3.对验收过程中发现的问题及时反馈给相关部门，并跟踪处理结果。（三）使用部门1.参与涉及本部门使用商品的验收工作，提供专业意见。2.对验收合格的商品进行试用或使用，如发现问题及时反馈给验收部门。三、验收准备（一）文件资料准备1.采购部门应提前将采购合同、技术协议、质量标准等文件提供给验收部门。2.验收部门根据文件资料，制定详细的验收方案，明确验收内容、方法、标准和人员分工。（二）场地及工具准备1.确保有合适的验收场地，具备必要的照明、通风、安全等条件。2.准备好验收所需的工具和设备，如量具、检测仪器等，并确保其精度和可靠性。（三）人员培训1.对参与验收的人员进行培训，使其熟悉验收流程、标准和方法。2.强调验收工作的重要性，提高验收人员的责任心和专业水平。四、验收流程（一）到货通知1.采购部门在商品到货前，应提前通知验收部门到货时间、地点、数量等信息。2.验收部门根据通知安排验收人员按时到达验收现场。（二）初步检查1.验收人员首先对商品的外包装进行检查，查看是否有破损、变形、受潮等情况。2.核对商品的标识、标签，包括名称、规格、型号、生产日期、保质期等信息是否清晰、准确。（三）数量核对1.按照采购合同或送货单，对商品的数量进行逐一清点。2.如发现数量不符，应及时与供应商沟通，查明原因并做好记录。（四）质量检验1.根据商品的质量标准和技术要求，采用合适的检验方法进行质量检验。2.对于重要商品或关键零部件，可委托专业机构进行检验。3.检验过程中，详细记录检验结果，包括合格项和不合格项。（五）验收结果判定1.验收人员根据检验结果和相关标准，对商品的验收结果进行判定。2.如验收合格，填写验收报告，注明验收结论、验收日期等信息。3.如验收不合格，应详细说明不合格原因，并提出处理建议。（六）验收报告1.验收完成后，验收部门应及时编写验收报告，并提交给相关部门。2.验收报告应包括商品基本信息、验收依据、验收过程、验收结果等内容。3.相关部门应根据验收报告进行后续处理，如办理入库、付款、退货等手续。五、不合格商品处理（一）标识与隔离1.对验收不合格的商品，验收人员应立即在商品上做出明显标识，并进行隔离存放。2.防止不合格商品与合格商品混淆，避免误发或误用。（二）原因分析1.采购部门、验收部门和使用部门共同对不合格商品进行原因分析。2.查找是供应商原因、运输原因还是其他因素导致商品不合格。（三）处理措施1.如因供应商原因导致商品不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取补货、换货、退货等措施。2.对于可返工修复的不合格商品，经相关部门评估后，可安排返工修复，修复后重新进行验收。3.对于无法修复或无使用价值的不合格商品，应按照公司相关规定进行报废处理。（四）跟踪与反馈1.对不合格商品的处理过程进行跟踪，确保问题得到妥善解决。2.处理结果应及时反馈给相关部门，如采购部门、财务部门等。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对商品验收工作进行监督检查。2.检查验收流程是否合规、验收记录是否完整、不合格商品处理是否及时等。（二）供应商评价1.根据商品验收情况，对供应商进行评价。2.评价结果作为后续采购决策、供应商合作关系调整的重要依据。（三）考核机制1.建立验收人员考核机制，对验收工作表现优秀的人员给予奖励。2.对因工作失误导致验收问题的人员进行相应处罚。七、附则（一）解释权本办法