基础信息管理暂行办法

基础信息管理暂行办法一、总则（一）目的为了加强公司基础信息管理，确保公司信息的准确性、完整性和安全性，提高公司运营效率，特制定本暂行办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门、各岗位涉及的基础信息管理工作。（三）基本原则1.准确性原则：基础信息应真实、准确地反映实际情况，避免虚假信息。2.完整性原则：涵盖公司运营所需的各类基础信息，确保无遗漏。3.安全性原则：采取有效措施保护基础信息，防止信息泄露、篡改或丢失。4.及时性原则：及时更新和维护基础信息，保证信息的时效性。二、基础信息分类与定义（一）人员信息包括员工的基本资料（姓名、性别、出生日期、联系方式等）、学历背景、工作经历、岗位信息、薪资待遇等。（二）客户信息客户的基本信息（名称、地址、联系人、联系电话等）、购买记录、需求偏好、信用状况等。（三）供应商信息供应商的基本资料（名称、地址、联系人、联系电话等）、供应产品或服务信息、合作历史、信用评级等。（四）财务信息公司的财务报表、账目明细、预算信息、成本核算数据等。（五）项目信息项目的基本情况（名称、起止时间、负责人等）、项目进度、预算执行情况、成果交付等。（六）其他信息与公司运营相关的其他各类基础信息，如办公场地信息、设备资产信息等。三、基础信息收集（一）收集渠道1.内部系统：通过公司现有的各类管理系统，如人力资源系统、客户关系管理系统、财务管理系统等收集相关信息。2.部门填报：各部门按照规定的格式和要求，定期填报本部门负责的基础信息。3.员工自主提交：员工根据自身情况，及时向相关部门提交个人信息变更等资料。（二）收集要求1.明确信息收集的责任人，确保信息收集工作落实到具体人员。2.规定信息收集的时间节点，保证信息的及时性。3.要求提供的信息应完整、准确，附带必要的证明材料。（三）信息审核1.各部门对收集到的基础信息进行初步审核，确保信息的真实性和完整性。2.涉及跨部门的信息，由相关部门共同审核，如有疑问及时沟通核实。四、基础信息录入与存储（一）录入规范1.制定统一的基础信息录入模板，确保录入格式的一致性。2.录入人员应认真核对录入信息，避免录入错误。（二）存储方式1.根据信息的重要性和类型，选择合适的存储介质和存储位置，如服务器存储、云存储等。2.建立备份机制，定期对基础信息进行备份，防止数据丢失。（三）存储安全1.采取安全防护措施，如设置访问权限、加密存储等，保护基础信息的安全。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保存储环境的稳定可靠。五、基础信息使用与共享（一）使用原则1.基础信息的使用应遵循合法、合规、正当的原则，仅限于公司内部运营所需。2.明确各部门对基础信息的使用权限，禁止越权使用。（二）共享范围1.根据工作需要，在经过授权的情况下，基础信息可以在公司内部不同部门之间共享。2.共享信息时，应明确共享的目的、范围和期限。（三）共享流程1.需求部门填写信息共享申请表，说明共享的原因、信息内容和使用期限等。2.申请表经本部门负责人审批后，提交给信息管理部门。3.信息管理部门审核通过后，按照规定的方式进行信息共享，并记录共享情况。六、基础信息更新与维护（一）更新频率1.人员信息、客户信息、供应商信息等应根据实际情况及时更新，确保信息的准确性。2.财务信息、项目信息等按照公司规定的时间周期进行更新。（二）更新流程1.信息变更的部门或个人填写基础信息变更申请表，详细说明变更的内容和原因。2.申请表经相关部门负责人审批后，提交给信息管理部门进行信息更新。3.信息管理部门更新后，及时通知相关部门和人员。（三）维护措施1.定期对基础信息进行清理和核对，删除无效或过期的信息。2.对基础信息进行数据分析，为公司决策提供支持。七、基础信息安全管理（一）安全制度1.建立健全基础信息安全管理制度，明确安全责任和安全措施。2.加强对员工的信息安全培训，提高员工的安全意识。（二）访问控制1.根据员工的工作职责和权限，设置不同的基础信息访问级别。2.采用身份认证、授权管理等技术手段，确保只有授权人员能够访问基础信息。（三）数据加密对重要的基础信息进行加密处理，防止信息在传输和存储过程中被窃取或篡改。（四）安全审计1.建立基础信息安全审计机制，定期对信息访问、操作等情况进行审计。2.对发现的安全问题及时进行处理，并采取改进措施。八、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的信息管理监督小组，定期对基础信息管理工作进行检查和监督。2.监督小组可以通过现场检查、数据比对、用户反馈等方式，发现基础信息管理中存在的问题。（二）考核办法1.制定基础信息管理工作考核指标，如信息准确性、完整性、及时性等。2.根据考核指标对各部门和相关人员的基础信息管理工作进行评分考核。3.将考