某广告公司供应商付款管理规定

广告公司供应商付款管理规定

一、总则1.目的本规定旨在规范公司付款管理流程，确保公司资金安全、合理、有效地使用，保障公司正常运营，维护公司及股东的利益，同时提升与供应商的合作关系，强化公司在市场中的信誉与形象。这与公司“以创新和诚信打造卓越广告服务”的企业文化相契合，通过规范付款管理，为创新和诚信经营提供坚实的财务保障。2.适用范围本规定适用于公司全体员工涉及的各类付款业务，包括但不限于采购广告原材料、设备、服务等向供应商的付款，以及支付员工费用报销等款项。同时，对于涉及公司与客户之间因特殊情况产生的退款等反向付款操作，也参照本规定执行。3.原则-合法性原则：所有付款行为必须符合国家法律法规以及公司内部的相关规定，确保每一笔资金流动都有法可依、有章可循。-准确性原则：付款信息，包括金额、收款方信息等必须准确无误，避免因信息错误导致的付款失误和财务风险。-审批流程完整性原则：严格遵循既定的审批流程，任何付款业务都需经过完整的审批环节，确保付款决策的科学性和合理性。这体现了公司严谨、规范的设计理念，通过明确流程确保各项工作有序进行。-风险控制原则：在付款过程中，要充分评估潜在风险，采取有效的风险防范措施，保障公司资金安全。-及时性原则：在符合公司利益和规定的前提下，及时处理付款业务，以维护良好的合作关系，提升公司运营效率。这符合公司扁平化管理理念，减少不必要的流程延误，快速响应业务需求。二、组织架构与职责划分1.财务部门-审核职责：负责对付款申请的财务合规性进行审核，包括发票的真实性、合法性、完整性，付款金额与合同、订单等的一致性等。确保公司资金支出符合财务规范，防范财务风险。-资金安排职责：根据公司的资金状况和付款计划，合理安排资金，保障付款业务的顺利进行。同时，负责与银行等金融机构的沟通协调，确保资金的安全划转。-账务处理职责：及时、准确地记录每一笔付款业务，进行相应的账务处理，为公司财务管理提供准确的数据支持。2.业务部门-发起申请职责：业务部门在完成相关业务活动后，根据实际情况发起付款申请。详细填写付款申请单，包括付款事由、金额、收款方信息等，并提供相关的支持文件，如合同、发票、验收报告等。-信息核实职责：对付款申请所涉及的业务信息进行核实，确保信息的真实性和准确性。同时，负责与供应商沟通协调，解决可能出现的与付款相关的问题。-跟踪反馈职责：跟踪付款业务的进展情况，及时向相关人员反馈，对于异常情况及时汇报并协助解决。3.审批部门-权限审批职责：按照公司规定的审批权限，对付款申请进行审批。审批人员应综合考虑业务需求、财务状况、风险因素等，做出合理的审批决策。这体现了公司的扁平化管理，各层级审批人员根据自身权限快速决策，提高工作效率。-监督职责：对付款业务进行监督，确保付款行为符合公司规定和业务要求。对于重大付款项目，可组织相关部门进行专项评审，确保决策的科学性和公正性。4.审计部门（如有）-定期审计职责：定期对公司付款业务进行审计，检查付款流程的执行情况、审批的合规性、资金使用的合理性等。通过审计发现问题，提出改进建议，完善公司付款管理内部控制制度。-专项审计职责：对重大付款项目或有疑问的付款业务进行专项审计，深入调查分析，为公司决策提供有力的审计支持，保障公司资金安全和合规使用。三、管理流程1.付款申请-填写申请单：业务人员根据实际业务需求，填写付款申请单。申请单应包含付款日期、付款事由、金额（大写和小写）、收款方名称、账号、开户行信息、业务相关合同编号等详细内容。同时，在申请单上注明该付款业务是否符合公司的社会效益目标，如是否支持环保公益广告项目等，体现公司的社会责任意识。-附上支持文件：付款申请必须附上相关的支持文件，如采购合同、发票原件（或复印件，根据公司规定）、验收报告、服务确认单等。确保支持文件完整、真实、有效，能够充分证明付款的必要性和合理性。-部门负责人审核：业务人员填写完毕后，将付款申请单提交给部门负责人。部门负责人对申请单的内容和支持文件进行审核，确认业务的真实性和必要性，以及申请金额的合理性。审核通过后，部门负责人在申请单上签字确认。2.财务审核-合规性审核：财务部门收到付款申请单后，首先对其进行财务合规性审核。检查发票的开具是否符合税法规定，发票内容与申请单及相关合同是否一致，付款金额是否在预算范围内，是否符合公司的费用报销标准等。-资金可用性审核：审核公司当前的资金状况，判断是否有足够的资金用于本次付款。如果资金不足，及时与业务部门沟通，协商调整付款计划。-审核意见反馈：财务部门审核完成后，在付款申请单上填写审核意见。如审核通过，签字确认；如存在问题，及时反馈给业务部门，要求其补充或修改相关信息。3.审批流程-分级审批：根据付款金额的大小和业务性质，设定不同的审批权限。一般情况下，小额付款由部门负责人和财务负责人审批即可；中等金额的付款需经过分管副总经理审批；大额付款或重大项目付款则需经过总经理或公司决策层审批。这种分级审批制度既体现了扁平化管理中决策的高效性，又确保了重大资金支出的审慎性。-审批意见记录：各级审批人员在审批过程中，应详细记录审批意见。审批意见应明确是否同意付款，如有特殊要求或疑问，应在意见中注明。审批通过的申请单进入下一步付款流程；未通过的申请单，应及时反馈给业务部门，说明原因并要求其进行相应处理。4.付款执行-资金划转：财务部门在收到审批通过的付款申请单后，根据收款方信息和公司资金安排，及时进行资金划转。选择合适的付款方式，如银行转账、支票等，并确保资金准确、安全地到达收款方账户。-付款记录与通知：完成付款后，财务部门及时记录付款信息，包括付款日期、金额、收款方等，并将付款结果通知业务部门。业务部门负责将付款信息反馈给供应商，确认收款情况，确保业务流程的闭环管理。5.特殊情况处理-紧急付款：对于因业务紧急需要立即付款的情况，业务部门应填写紧急付款申请单，并说明紧急原因。紧急付款申请单需经过相关领导特批后，财务部门优先处理，确保业务不受影响。同时，在事后补齐相关审批手续和支持文件，保证付款业务的合规性。-付款变更：如果在付款过程中需要变更付款金额、收款方等信息，业务部门应重新填写付款申请单，并附上变更原因说明和相关证明文件，按照原审批流程重新进行审批。-退款处理：如因各种原因发生退款情况，业务部门应及时通知财务部门。财务部门负责与收款方沟通协调，办理退款手续，并将退款情况记录在案。退款到账后，进行相应的账务处理，并通知相关业务部门。四、权利与义务1.员工权利与义务-权利-员工有权按照公司规定的流程和标准，及时提交付款申请，获取公司对业务活动的资金支持。-对于付款审批过程中存在的疑问或不合理情况，员工有权向上级领导或相关部门进行咨询和申诉，以维护自身权益和业务的正常开展。-员工有权了解公司付款管理的相关政策和制度，公司应提供相应的培训和指导，帮助员工更好地履行职责。-义务-员工有义务如实、准确地填写付款申请单，提供真实、完整的支持文件，不得虚报、假报付款信息。-严格遵守公司付款管理规定的流程和审批要求，不得擅自简化或跳过审批环节。-积极配合公司内部审计、财务检查等工作，提供必要的信息和资料。2.供应商权利与义务（与付款相关部分）-权利-供应商有权按照合同约定，按时、足额获取公司的付款。-对于公司付款过程中存在的问题或延迟付款情况，供应商有权向公司相关部门进行沟通和反馈，维护自身合法权益。-义务-供应商有义务按照合同要求提供合格的产品或服务，并及时开具合法、有效的发票。-配合公司的付款审核工作，提供必要的证明材料和信息，确保付款流程的顺利进行。3.公司权利与义务-权利-公司有权对付款申请进行审核和审批，确保资金使用符合公司利益和规定。-对于不符合公司付款管理规定的申请，公司有权拒绝付款，并要求相关人员进行整改。-公司有权对供应商的付款情况进行监督和管理，对于违反合同约定的供应商，采取相应的措施，如暂停付款、扣除违约金等。-义务-公司有义务按照合同约定和付款管理规定，及时、准确地向供应商付款，维护良好的商业信誉。-为员工提供清晰、明确的付款管理政策和操作指南，加强培训和指导，帮助员工正确履行付款申请等职责。-建立健全付款管理的内部控制制度，加强监督和审计，保障公司资金安全，维护股东和公司的整体利益。同时，积极履行社会责任，在付款管理中注重社会效益，如优先支持环保、公益相关业务的付款，体现公司的人文关怀和社会担当。五、监督与奖惩机制1.监督机制-内部审计监督：审计部门定期对公司付款业务进行全面审计，检查付款流程的执行情况、审批的合规性、资金使用的合理性等。对于发现的问题，及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。-财务监督：财务部门在日常工作中，对付款业务进行实时监控。通过对付款申请的审核、资金划转的跟踪等方式，及时发现和纠正可能存在的问题，确保公司资金安全。-管理层监督：公司管理层通过定期的财务报告、业务汇报等方式，了解付款业务的整体情况。对重大付款项目进行重点关注和监督，确保公司资金决策符合公司战略和利益。2.奖励机制-流程优化奖励：对于提出创新性建议并有效优化付款管理流程，提高工作效率和资金使用效益的员工，公司将给予一定的物质奖励和精神表彰。这与公司鼓励创新的设计理念相呼应，激发员工积极参与公司管理优化。-风险防范奖励：如果员工在付款业务中及时发现并成功防范重大财务风险或损失，公司将根据贡献大小给予相应的奖励，以鼓励员工积极维护公司利益。-供应商合作奖励：对于在与供应商合作过程中，通过良好的沟通协调，为公司争取到更有利的付款条件或优惠政策的员工，公司将给予奖励，促进员工积极提升公司的商业合作关系。3.惩罚机制-违规操作处罚：对于违反公司付款管理规定，如虚报付款信息、擅自简化审批流程等行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职降薪甚至解除劳动合同等。-失误造成损失处罚：如果因员工的疏忽或失误导致公司资金损失，员工应承担相应的赔偿责任，并根据损失大小和情节严重程度，给予相应的纪律处分。-供应商管理不善处罚：对于因业务部门对供应商管理不善，导致公司付款出现问题或产生不良影响的，将追究相关人员的责任，进行相应的处罚，以强化员工对供应商管理的责任意识。六、附则1.制度解释权本